Dropboxのインストールと使い方

Dropboxはオンライン上に確保された記憶領域(ストレージ)を、パソコンのハードディスクのように取り扱えるサービスで、パソコンやスマホ、タブレットなどマルチデバイスに対応。
パソコンで使用する際には、デスクトップ用のアプリをインストールすることで、専用のフォルダが作成され、そのフォルダ内のデータはオンライン上の保存領域に同期される。

cloud3常駐アプリケーションなので、Dropboxフォルダ内のファイルが変更されると、オンライン上のファイルも最新のものへ更新される仕組み。
また、同一アカウントのDropboxがインストールされている別のパソコンを起動すると、そのパソコンのDropboxフォルダも自動的に同期され、同一ファイルが各PCのローカルディスクへ保存される。
無料で使用できるのは「2GB」で最大ファイルサイズは無制限(ブラウザからの利用は10GB)。他の類似サービスが平均して「5GB」の提供なので容量は少なめだが、同期の速度や機能、セキュリティなども含めた使用感は抜群。
特に、無料プランでも過去30日間のバージョン管理ができるので、この機能だけでもDropboxを利用する価値がある。

システム要件

OS:WindowsXP(SP3) 以降
RAM:512MB以上

ソフトの入手先

Dropbox 公式サイト デスクトップアプリ ダウンロードページlink




Dropboxのアカウント取得

Dropboxのようなオンラインストレージは、インターネット上にある「貸し倉庫」のようなもので、鍵を持っている人しか入れない。
この鍵に該当するのが「アカウント」で、倉庫を借りる際には鍵となるアカウントを登録し、倉庫への出入りには登録したアカウントでの認証が必要になる。

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2011年以前は日本語未対応だったが現在は完全対応。
日本語化が始まった当初の微妙な日本語も姿を消している。

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Dropboxの独自アカウントを作成する場合は、「氏名」「メールアドレス」「パスワード」を入力後、「Dropboxの利用規約に同意します」にチェックを入れて「登録する」をクリック。

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「Googleアカウントで登録」をクリックするとポップアップがブロックされるので、ポップアップを許可して再度「Googleアカウントで登録」をクリック。

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Googleアカウントにログインしていなければ、ログイン画面が開くので、Googleアカウントのメールアドレスとパスワードを入力してログイン。

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Dropboxがアクセス許可を求めてくるので「許可」をクリック。

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これでアカウントの登録が完了し、同時にデスクトップ用アプリケーションのダウンロードが開始する。

Dropboxのインストール

現バージョン(3.17.31)の時点では、Dropbox本体のインストールは全て自動実行され、インストール先の変更などはできず、カスタマイズが可能なのは、同期する「Dropboxフォルダ」の場所と「同期するフォルダやファイル」のみとなる。

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アカウント作成時にダウンロードしたインストーラー、またはダウンロードページからダウンロードしたインストーラーを起動すると、Dropboxのインストールが自動実行される。

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インストールが完了するとアカウントの入力を求められるので、作成したDropboxアカウントか、アクセス許可を与えたGoogleアカウントの情報を入力して「ログイン」。

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すでにDropboxのアカウントを取得済みで、オンライン上にデータが保存されている場合は、設定中のPCが新たにリンクされる形になり、同期するデータを選択する。

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Dropboxへ初回登録した場合、または既存アカウントを使用して同期するデータを選択をすると、上図のように「自分のDropboxを開く」のボタンが表示される。

自動的に同期されるDropboxフォルダはデフォルトで「C:User/ユーザー名/Dropbox」に作成されるので、変更する場合は「詳細設定」をクリック。

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詳細設定では「Dropboxフォルダ」の保存先と、同期するフォルダの選択が可能。
ただし、USBメモリやSDカードなどリムーバブルディスクへの保存は不可。

Dropboxフォルダは指定した保存先へ「Dropbox」というフォルダを作成するので、Dドライブの直下にDropboxフォルダを作成したい場合は、「Dropboxの場所」でDドライブを選択する。

ただし、1台のPCに複数のアカウントを作成し、数人で共有しているような環境の場合、Dropboxフォルダはデフォルトの場所を推奨。
場所を変更すると、他のアカウントでログインした状態でも、Dropboxフォルダ内が閲覧可能になる。

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Dropboxはローカルとオンラインストレージに同一のファイルを保持するため、全てのデータを同期する場合は、オンライン上のデータと同じサイズの空き容量が必要になる。
そのため空き容量が少ない場合などは、「選択型同期」で使用頻度や更新頻度の高いフォルダやファイルのみ同期するよう設定するとよい。

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「詳細設定」が完了したら「自分のDropboxを開く」クリック。
上図のような「スタートガイド」が開始する。

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「スタートガイド」を「次へ」で進んでいくと最後にDropboxフォルダが開いて設定完了。
ちなみにスタートガイドを「X」で強制終了しても、変更した設定などが反映された状態でDropboxフォルダが開く。

使用方法

Dropboxは常駐ソフトで、Dropboxフォルダに保存されたデータを自動的にオンラインストレージに同期するため、アプリケーションを操作することはほとんどない。

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Dropboxが起動しているとタスクトレイにアイコンが表示される。
矢印が回転している時はオンラインストレージとローカルのDropboxフォルダが同期中であり、同期が完了すると矢印がチェックに変化する。

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Dropboxフォルダはデスクトップにあるショートカットや、ファイルエクスプローラーの左ナビゲートの「お気に入り」、タスクトレイのDropboxアイコンなどからアクセスでき、同期するファイルをフォルダ内に移動もしくは保存する。

基本設定

インストール時に設定したDropboxフォルダの場所などを変更したい場合は「基本設定」で行う。

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タスクトレイにあるDropboxのアイコンからコンテキストメニュー(右クリックメニュー)を出し、右上のギアアイコンをクリックして「基本設定」を選択。

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Dropboxはファイルが更新されるたびにタスクトレイのアイコンから吹出しが出て、更新内容が表示される。
便利な機能なのだが、頻繁にファイルが更新されると少々ウザいので、通知が不要なら「デスクトップの通知を表示」のチェックを外しておく。

「システム起動時にDropboxを開始」は、Dropboxの性質上、チェックを入れておくことを推奨。環境などの理由によりDropboxをスタートアッププログラムから外したい場合はチェックを外す。

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「Dropboxバッジ」はMicrosoftのWord、Excel、PowerPointのファイルがDropboxフォルダ内にあり、そのファイルを開いている時に表示される。
バッジは共同作業用のツールで、同時に同じファイルを編集する際に利用するもの。
ファイルの更新履歴や同時編集をしている相手の状況などがアイコンで表示される。

Dropboxヘルプ バッジで共同作業するにはlink

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「アカウント」タブでは「Dropboxフォルダ」の場所の変更と、同期するフォルダの指定が可能。

「このDropboxのリンクを解除」をクリックすると、オンライン上のDropboxフォルダとの同期が解除されるが、ローカルのDropboxフォルダは、フォルダ内のデータも含め削除されずに残る。
解除したリンクを元に戻したい場合は、Dropboxのデスクトップアプリに再度、同一アカウントでログインし、Dropboxフォルダの場所を既存のDropboxフォルダと同じにすればOK。
ただし、再リンクする際には、オンライン上のファイルとローカルファイルの更新日時が完全に一致していなければ、別のファイルと見なされてコピーが作成される。

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「インポート」タブでは写真や動画をPCに取り込んだ際に、自動的にDropboxへインポートしたり、撮ったスクリーンショットをDropboxフォルダに取り込むなどの設定が可能。

写真や動画のインポートは、Windowsに備わっている自動再生の拡張機能で、「自動再生設定を変更」のリンクをクリックすると、コントロールパネルにある「自動再生」の設定画面が開く。

スクリーンショットの取り込み機能は非常に便利で、撮ったスクリーンショットを自動でpngファイルにしてDropboxフォルダ内のスクリーンショットフォルダに格納する機能。
Windowsのスクリーンショットはクリップボードに一時保存されるため、ペイントなどの画像ソフトに貼り付けてから画像ファイルとして保存するか、SnapCrabなどのフリーソフトを使用する必要があったが、Dropboxのスクリーンショットを有効にするだけで手軽にキャプチャ画像が取得できる。

カメラアップロードは主にスマホやタブレットなどで使用する機能で、設定を有効にしているとスマホやタブレットで撮影した写真や動画が自動でDropboxへアップロードされる。

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バンド幅のタブでは同期速度の設定が変更できる。

Dropboxの同期速度は比較的良好なのだが、大量のファイルを一気にアップすると、やたらとアップロードに時間がかかることに気付く。
これはDropboxがアップロード時の帯域幅(バンド幅)に制限をかけているからで、無闇矢鱈に通信データ量が増加することを未然に防いでいる。
大雑把に言うと、通行できる道路に制限をかけているようなもので、交通量が少ない時は1本の道路で事足りるが、交通量が増えると途端に渋滞してしまう。そこで渋滞を回避するために通行できる道路を増やすような感じ。

「アップロード速度」の項目では初期設定で「自動制限」になっており、これを「制限しない」に変更することでアップロード速度を高速化することができる。

同期

Dropboxの最も基本的な機能であるファイルの同期は、Dropboxのアプリケーションをインストールするだけ。
初期設定で起動後に同期が開始するようになっているので、特別な操作は一切必要ない。
Dropboxフォルダ内でのフォルダやファイルの新規作成・移動・削除・編集についても、通常のフォルダと変わらないので、特にオンラインストレージを意識することはない。
ただし、Dropboxフォルダの場所はプログラムで認識されているため、場所を移動する際は「基本設定」から行う必要がある。

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Dropbox内のファイルを複数のデバイスで同時に編集した時や、ローカルで編集後にDropboxがファイルをアップロードする前にオフラインになり、その間に別のデバイスでファイルが更新されるなど、同一ファイルで更新日時や内容に不整合が起こり、ファイルが競合すると、Dropboxはファイル名の後に競合が発生したPC名と日付を付加して、ファイルのコピーを作成する。

バージョン管理とリストア

ハードディスクなどローカルの記憶装置は物理的な破損、ファイルの上書き、破損など、データが喪失してしまう原因は様々。
一般的なバックアップは1日に1回~数日に1回程度なので、データが復旧しても再びスタート地点に立たされることも少なくない。
特に悲惨なのは「上書き」で、直前までの作業が一瞬にしてなかったことになる。ファイルを閉じていなければ「Ctrl+ Z」で、ある程度は回復できるものの大抵はファイルを閉じるので、「10分前に戻したい」と願っても叶わないが、Dropboxフォルダ内のファイルであれば一縷の望みがある。

DropboxはローカルのDropboxフォルダ内で行われた追加・更新・削除などをオンラインストレージと同期して最新の状態を保つため、ファイルを削除するとオンラインストレージからも削除され、ファイルを上書きすると当然ながらオンライン上のファイルも上書きされるが、これらの操作は過去30日間の履歴が保存されており、その履歴からファイルを回復する、いわゆるバージョン管理が可能になっている。

また、有料プランのDropbox Proでは「エクステンデッド バージョン履歴」という有料オプションがあり、このオプションを有効にするとバージョン履歴の維持期間が1年に延長される。

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ファイルやフォルダをレストアするには、ブラウザでオンライン上のDropboxに直接アクセスする必要がある。
タスクトレイにあるDropboxのアイコンをクリックし、地球アイコンの「Dropbox.com」のリンクをクリックするか、Dropboxフォルダ内でコンテキストメニュー(右クリックメニュー)から「Dropbox.comで表示」を選択すると、ブラウザが起動してDropboxのウェブページにアクセスできる。

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オンライン上のDropboxのフォルダやファイル構造はローカルのDropboxフォルダと同じ。

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「ファイル」メニューなら右クリックメニューが有効なので、過去の状態に復元したいファイルを選択し、右クリックメニューから「以前のバージョン」をクリック。

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変更履歴が表示されるので、回復したいバージョンを選択して「復元」をクリックすると、Dropboxフォルダ内に指定したバージョンでファイルが更新される。
ただし、復元したファイルは最新のファイルに上書きされるので要注意。
現在のファイルを保持したまま過去のファイルを復元する場合は、現在のファイルを別名で保存して複製を作成してから、Dropboxのバージョン管理を使用する。

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Dropboxフォルダ内のMicrosoftのExcel、Word、PPファイルを編集時に表示される「Dropboxバッジ」からも復元が可能で、「ファイル履歴を表示」を選択すると、ブラウザが起動して現在編集しているファイルのバージョン履歴を確認できる。

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Dropboxフォルダから削除したファイルは、通常ローカルのゴミ箱を漁れば良いのだが、ゴミ箱に目的のファイルが無い場合は、Dropboxのウェブページから復元できる。

左ナビゲーションメニューの「削除したファイル」をクリックすると、過去30日に削除されたファイルが一覧表示され、該当ファイルにマウスオーバーした際に出現する「復元」ボタンをクリックすれば、元のフォルダにファイルが移動する。

これらオンライン上のDropboxでの操作は、リアルタイムでローカルのDropboxフォルダと同期されるため、復元したファイルはすぐにローカルで編集が可能になる。

共有

Dropboxの共有には、「宅ふぁいる便」や「firestorage」のようにダウンロードリンクを作成してアクセスを許可するものと、共有相手がDropboxユーザーの場合、共有フォルダの直接操作を可能し、編集内容が共有元にも同期されるものと、大きく分けて2種類ある。

手軽に使用できるのは「Dropboxリンク」で、共有するDropbox内のオブジェクト(ファイルやフォルダ)を選択し、コンテキストメニュー(右クリックメニュー)から「Dropboxリンクをコピー」をクリック。

この操作で指定したオブジェクトが共有設定され、クリップボードにオブジェクトへのアクセスするためのリンクがコピーされる。
コピーされたリンクをメールなどに貼り付けて送信すれば、ブラウザ経由で対象のオブジェクトへアクセスでき、閲覧やダウンロードが可能になる。

「リンク」を作成したファイルやフォルダは、WEB版のDropboxで確認でき、「メンバー」の欄にリンクのマークが付く。

リンクを解除する場合は、リンクアイコンをクリックして「リンクの設定」をクリック。

権限設定のウインドウにある「リンクを削除」をクリックすると共有が解除される。

Dropboxユーザーとの共有

Dropboxのユーザー同士であれば、共有されたフォルダが自分のDropboxへ表示され、編集した内容は共有元にも同期されるので、1つのプロジェクトを複数で進行する際などに便利。
ただし、編集権限を与えられるのはフォルダのみで、ファイル単体での共有はリンクになる。

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ローカルのDropboxフォルダ内のフォルダを共有する場合は、フォルダを選択後に右クリックメニューで「共有」を選択。

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「名前またはメールアドレス」の項目に共有相手のメールアドレスを入力。
相手に与える権限を「編集権限」「閲覧権限」から選択し、必要ならメッセージを入力して「招待」をクリック。
※Basicプランの場合、付与できるのは「編集権限」のみで、「閲覧権限」は有料のDropbox Proへのアップグレードが必要

「フォルダのメンバーシップ管理」とは、共有相手が該当フォルダを第三者に対して共有設定を行える権限になり、デフォルトでチェックが入っているので要注意。

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招待した相手には上図のようなメールが届き、招待を受ける場合は「フォルダを表示する」をクリックする。

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招待状が表示され「承認」をクリックすると共有を招待されたフォルダが、ローカルのDropboxフォルダにダウンロードされる。

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招待された際にはタスクトレイのDropboxアイコンに「!」が付くので、クリックして上部のメッセージから「承諾」をクリックしてもOK。

共有を承諾したフォルダはDropboxフォルダ直下の階層に保存されるが、Dropboxフォルダ内であれば別のフォルダへ移動可能。
また、共有したフォルダと同じ名前のフォルダがすでにDropboxフォルダに存在している場合は、「フォルダ名(1)」といった競合処理が行われる。

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共有したフォルダのアクセス権限を変更する際は、対象フォルダを選択して右クリックメニューから「アクセスを管理」をクリック。

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共有フォルダのオプション画面が開くので、共有を解除する場合は「✕」。
権限を変更する場合はドロップダウンリストから該当の権限を選択する。

フォルダの共有を解除する場合は、「その他」のドロップダウンリストから「フォルダ共有を解除」を選択。

「所有者」「編集者」の違いは、「所有者」が共有設定を変更できるのに対し、編集者は共有フォルダの権限変更ができず、共有の解除もできない。

所有者は共有する相手に所有者の権限を移行することも可能だが、その場合は所有者権限を喪失して編集者になる。

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共有したフォルダはアクセス管理で共有を解除しても、解除した相手のDropboxフォルダには共有していたフォルダ残された状態になる。
ただし、共有相手が「フォルダから退会する」を選択し、「このファイルのコピーを維持する」のチェックを外した場合は共有フォルダが削除される。

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共有設定はDropboxのウェブページでも同様の操作で編集が可能。

写真とアルバム

Dropboxでは画像ファイルが自動的に認識され、Dropboxのウェブページでは「写真」というメニューで一覧表示される。

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2016年3月31日でDropboxで展開されていた写真管理の独立アプリCarouselがサービス終了になり、Carouselで実装されていたタイムラインによる表示やアルバム作成機能はDropboxに移行した。

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Dropboxのウェブページで、左ナビゲーションメニューから「写真」を選択すると、Dropboxに保存されている全ての画像がタイムライン表示される。

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タイムライン表示では日付ごとに「選択」ボタンがあり、クリックすると同日の画像が全選択される。

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選択した画像からアルバムを作成する場合は、上部の「…」ボタンから「アルバムに追加」をクリック。

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アルバム名を入力して「作成」をクリック。

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作成したアルバムを共有したい時は、右上の「…」ボタンをクリックして「アルバムを共有」をクリック。
アルバムへのリンクするURLが生成されるので、アルバムを共有相手にURLをメールなどで送信する。

作成した旭山動物園のアルバムはこちらlink

アルバムはDropboxのアカウントがなくても閲覧可能だが、OneDriveのようなスライドショー機能はなく、一覧表示と拡大表示、ダウンロードができる。

ファイルリクエスト

ファイルリクエストは自分のDropboxへ第三者からファイルをアップロードしてもらう機能で、メールの添付ファイルでは煩雑になりやすいファイル集めが効率的にできる。

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ファイルリクエストを使用する際は、Dropboxのウェブページで左ナビゲーションメニューの「ファイルリクエスト」から「ファイルリクエスト作成」をクリック。

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相手に要求するファイルを入力。当然ながら相手に分かるように入力しないと意味が無い。
「Dropbox内でのファイル保存先」は初期値で「リクエストするファイル」に入力した文字を名前にしたフォルダが作成される。

締切日を設定することも可能だが、新しい機能のためか時間選択のドロップダウンリストで文字化けしている。

設定が完了したら「次へ」。

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アップロードするフォルダへのリンクが生成されるので、URLをコピーして要求先へメールなどで送信するか、URLの下にあるテキストボックへ直接メールアドレスとコメントを入力して「完了」をクリック。

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生成されたURLにアクセスすると上図のようなページが表示されるので、ファイルを依頼された側は「ファイルを選択」をクリックして要求されたファイルをアップロードすればOK。

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ウェブページ上ではファイルリクエストのメニュー内に作成したフォルダが表示され、リクエストするファイル名の編集やユーザーの追加が可能になっている。

また、ローカルのDropboxフォルダには「ファイルリクエスト」フォルダが生成されており、そのフォルダ内にリクエストしたフォルダが保存されている。

複数アカウントの使用

Dropboxはマルチアカウントには対応していないため、複数のアカウントを同時に使用する際は、Windowsのアカウントを複数作成し、アカウントごとに異なったDropboxのアカウントを設定。使用時にはアカウントの切り替えで全てのWindowsアカウントにログインし、各アカウントのDropboxを起動させておけば、形だけでもマルチアカウントでの利用が可能になる。
ただし、この方法だとバックグラウンドで稼働するプログラムが増加し、システムリソースを消費するため、非力なPCでは動作に支障がでる可能性がある。

ローカルのDropboxフォルダを使用しないのであれば、マルチアカウントに対応しているGoogle Chromeを利用し、各Googleアカウント毎にDropboxのアカウントを振り分ければ、ブラウザから別アカウントのDropboxにアクセスできる。
また、Otixoを使用すればDropboxだけでなく、様々なクラウドストレージにアクセス可能になるが、編集する場合はダウンロードが必要。

複数アカウントの使用で最も効率的な方法は「共有」。
ブラウザで現在のDropboxアカウントからログアウトし、新規アカウントを取得するか既存の別アカウントでログイン。
ウェブ上で新規フォルダを作成し、そのフォルダをメインアカウントと共有設定を行い、メインアカウントを所有者にしておく。
ただし、この方法はメインアカウントのDropboxに全てのデータが保存されるため、メインアカウントのDropboxは全データを保存できる容量が必要。





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