Evernoteのインストールと使い方

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Evernoteはメモのクラウドアプリケーションで、ネットサーフィン中に見つけた情報を保存したり、メモの入力、ファイルの保存、写真の保存、音声データの保存、文章の下書き、ToDoリスト、名刺ファイルなど、使い方はユーザー次第。

クラウドサービスの多くが記憶領域の容量に制限があるのに対し、Evernoteは月間のアップロード容量に制限があり、保存されたデータの容量に制限はない。

ファイルやメモなどを保存するという点では、Dropboxなどのオンラインストレージで、関連ファイルをフォルダ管理するのと似ているものの、Evernoteには「ノートブック」に「ノート」を作成し、「ノートブック」を「スタック」したり、各ノートに「タグ」をつけたり、複数のノートを「マージ」して1つにまとめたりと、保存した情報に対して様々な角度からアプローチが可能になる。

ただ、ノートの保存容量が増大してくると動作が重くなったり、Evernoteの動作が不安定になったりと、これまでも不具合があっただけでなく、2016年6月には無料プランのユーザーを排斥するようなプランの改悪を実施し、後発のMicrosoft OneNoteやGoogleのGoogle Keepなどへユーザーが流出したかと思えば、12月にはプライバシーポリシーの変更問題で既存ユーザーの批判を受けるなど、迷走している印象が強い。

Evernoteでは無料のベーシックプランは、同期可能なデバイスが2台、月間アップロード容量は60MBになっており、無料で利用するのであればMicrosoftが提供しているOneNoteの方が制限は少なく、ライトユーザーであればGoogle Keepでも十分だと思うが、有料プランに限って言うならEvernoteの使い勝手は別格で、使い込むほどに手放せなくなるアプリだったりする。

システム要件

以前はWindows XP(SP3)以降、RAM 512MBの記載があったが、2017年5月現在はシステム要件としての記載は確認できない。

ノートサイズ:25MB(ベーシック) 50MB(プラス) 200MB(プレミアム)
月間アップロード容量:60MB(ベーシック) 1GB(プラス) 10GB(プレミアム)
ノート数の上限:100,000(全プラン共通)
ノートブック数の上限:250(全プラン共通)
転送可能なメール数:1日200通(ベーシックは利用不可)

※有料プランは「プラス」が月額360円、「プレミアム」が月額600円。

ソフトの入手先

Evernoteデスクトップアプリダウンロードページ




アカウントの取得

Evernoteを利用するためには初めにアカウントの取得が必要。

2017年5月現在、Evernoteのアカウントは「メールアドレス」と「パスワード」のみで作成でき、Googleアカウントでもログインが可能になっている。

Evernoteアカウント作成ページ

「メールアドレス」と「パスワード」を入力して「アカウント作成」をクリック。

以前は「ユーザーネーム」を任意で入力できていたのだが、現在は入力したメールアドレスのアカウントに数字が追加されたものが、ユーザーネームとして自動的に登録される。

アカウントが作成され、Web版のEvernoteにログインした状態になる。

「日常生活を」「仕事・作業」「質の高いノート」の三択になっているが、どれを選んでも同じ内容が表示されるので、適当に選択すればOK。

Evernoteのインストール

パソコンでEvernoteを使用する場合は、デスクトップアプリケーションを利用することができる。
デスクトップアプリケーションでは、オフラインでもEvernoteに保存されたノートブックの閲覧・編集が可能で、変更された内容はオンラインになった時に同期される。
ただし、デスクトップアプリを使用すると、Evernoteがハードディスクにデータベースを作成し、保存されているノートによって変わってくるが、2000前後のノートで3~5GBほどの容量が必要になるので、データベースフォルダが保存されているドライブの空きスペースには注意が必要。

ダウンロードしたデスクトップアプリケーションのインストーラーを起動すると、セキュリティ警告がでるので「実行」。

使用許諾書を確認して問題なければ「ソフトウェアライセンス条項に同意します」にチェックを入れて「詳細」をクリック。

インストールの種類を選択して「次へ」。

インストール先を指定して「次へ」。
特にこだわりがなければデフォルトのままでOK。

「インストール」をクリックするとインストールが開始する。

「完了」でセットアップ終了。

デスクトップアプリが起動するので、「既にアカウントを持っている場合」をクリックして、取得したアカウント情報を入力して準備完了。

使用方法

Evernoteは前述のとおり、サーバの使用容量に制限はないが、月間のアップロードサイズに制限があり、無料のベーシックプランだと月間アップロードサイズが60MBのため、ウェブクリップや画像・PDFファイルなどのアップや既存ノートの編集を繰り返すと、短期間で月間容量を使い切ってしまうので注意が必要。

有料の「プラス」「プレミアム」の場合は、アップロードサイズを気にすること無く使用できるが、Evernoteを使用していて思うのが「整理」と「断捨離」の重要性。
Evernoteには強力な検索機能があるので、うまく検索すればピックアップできるのだが、ノートの数が増加するに従って「ノートを探す」手間がかかって効率性が悪化するため、定期的なメンテナンスは必須。

ノート

ノートはEvernoteの基本単位で、一時的なメモを始め、Webページのクリップ、PDFなどのファイルを取り込んだものなどは、全てノートとして保存される。

一般的に「ノート」というと「ノートブック」を意味していることが多いので少々ややこしいが、Evernoteのノートは本来の意味である覚え書きやメモを意味しており、ノートブックを構成する要素になる。

新規のノートを作成する場合は、左上にある「新規ノート」をクリック。

テキストエディタのような画面が開くので、文字入力やファイルをドラッグしてノートを編集。

「題名」を未記入のまま「本文」を作成すると、本文冒頭の文字列が「題名」になるのだが、後からの使い勝手を考えると、題名には本文の内容を明確に表すキーワードの使用を推奨。

ノートを追加する「ノートブック」の選択と、ノートの追加する「タグ」を入力することも可能。
ノートの振り分けは後から出来るので、

ノートの上部にはメニューが表示されており、「フォント」「フォントサイズ」「文字色」「太字」「斜体」「アンダーライン」「取り消し線」「ハイライト」「コードブロック」と、テキストエディタなどでお馴染の書式が使用可能。

「箇条書き」「番号付きリスト」「チェックボックス」「配置」「インデント」「表の挿入」「水平線」と、シンプルな書類であれば問題なく作成できる編集機能を備えている。

右端に並んでいるのは「ファイルを添付」「Googleドライブからファイルを添付」「音声を録音」「スナップ写真の撮影と挿入」「操作を繰り返す」の特殊機能。

「ファイルの添付」はノートにファイルをドラッグするのと同様で、ノートに画像ファイルやPDFのほか、様々なファイルを貼り付けることが出来る。

Googleドライブとの連携

EvernoteではGoogleアカウントの連携により、Googleドライブに保存されているファイルをリンクとして直接添付できる。
通常の添付ではノートにファイルを埋め込むのだが、Googleドライブからのファイル添付ではリンク情報を保持してファイルを表示させるため、添付ファイルが多い場合などもノートの肥大化を防止できる反面、オンラインでなければファイルを表示することも参照することもできない。

Googleドライブからのファイル添付を使用する場合、まずGoogleアカウントとの連携が必要で、Googleアカウントへのログイン画面が表示される。

Evernoteへ与える権限を確認して「許可」をクリック。
Googleドライブの他にも「カレンダー」や「アドレス帳」への権限が与えられる。

ノートへの添付はアカウントの連携後、Googleドライブのアイコンをクリックすると、Googleドライブが別ウインドウで開くので、任意のファイルを選択して「Select」をクリックするだけ。

画像など表示可能なファイルは縮小されて表示され、その他のファイルは装飾リンク(ファイル名や最終編集日などの情報が表示されるリンク)として添付される。

添付されたファイルはEvernoteで表示されているだけで、本体はGoogleドライブにあるため、添付ファイルを開くにはGoogleドライブのアカウントでログインするか、ファイルを共有設定にする必要がある。

Evernoteに添付したGoogleドライブ内のファイルは、フォルダ移動やファイル名を変更してもファイルへのリンクは維持される。
また、普通にゴミ箱へ移動しただけでもリンクは維持され、「ゴミ箱から完全に削除」した時点でファイルへのリンクが消失するが、Evernoteではリンクの切れたサムネイル画像や装飾リンクが表示されたままになる。

音声録音

Evernoteにはボイスレコーダー機能があり、マイクのアイコンをクリックすることで音声録音が可能な状態になる。

「録音」ボタンをクリックすると録音は始まり、「キャンセル」で終了。
録音された音声ファイルはそのままノートに添付され、クリックすると再生する。

当然だが録音機能は「マイク」がなければ使用できないので、どちらかと言えばスマホやタブレットなどのモバイルデバイス向けの機能。

普通のボイスレコーダーと異なり、Evernoteを使用すると録音内容に関するメモなどを記入できるので便利かも。

スナップ写真の撮影&挿入

カメラのシャッターアイコンをクリックすると、パソコンの場合はWebカメラを実装している環境なら、別ウインドウで映像が表示され、スナップ写真を撮影するとノートに添付される。

Webカメラを搭載していないパソコンでは、「Webカメラを発見できませんでした。」というメッセージが表示され使用できないので、録音機能と同様でスナップ撮影もモバイルデバイス向けの機能。

スマホで写真を撮影して、後から画像をEvernoteに取り込んでコメントを挿入するような場面なら、Evernoteからダイレクトに撮影したほうが便利。

操作を繰り返す

特殊なコマンドが「操作を繰り返す」。
WordやExcelに実装されているショートカットキーと同じで、「F4」キーを押すことで直前の操作を繰り返すことができる。

この機能はアイコンをクリックするより、「F4」キーの使用が便利。

マージ

マージは複数のノートを1つにまとめる機能。
意外と散らばるノートの整理に利用すると便利。

マージを使用するには「Ctrl」キーを押しながら、1つにまとめるノートをクリックして選択すると、メニューが表示されるので「マージ」を選択。
選択可能なのは同じノートブック内のノートに限られ、ノートブックをまたいだノートの選択は不可。

マージされると各ノートの題名がグレーの背景色で大きく表示される。

マージはノートが連結されたように見えるが、実際は新規ノートに各ノートの内容をコピーしており、マージされたノートを後から分割することは不可能。
ただし、元のノートがゴミ箱へ移動されているため、操作を戻したい場合は、ゴミ箱から該当のノートを復元し、マージしたノートを削除する。

目次

マージに似た機能に「目次」があり、この機能はノートをまとめるのではなく、各ノートへのリンクを目次として新規ノートを作成する機能。

マージと同様に目次を作成するノートを複数選択し、メニューから「目次」を選択するとノートブックの先頭に目次ノートが作成される。

目次に作成されたリンクをクリックすると、該当のノートが表示されるので、ノートブック内の整理に役立つ。
ちなみに目次を作成した後、目次を含めて該当のノートをマージすると、目次のリンクが切れてしまうため機能しなくなる。

ノートブック

「ノート」をまとめたものが「ノートブック」で、Evernoteは作成したノートをノートブックに追加していくイメージになる。

デフォルトで「最初のノートブック」が作成されているので、必要に応じてノートブックの名称を変更する。
名称変更は任意のノートブックを選択後、コンテキストメニュー(右クリックメニュー)から「名前の変更」を選択するか、「F2」キーを押すと編集可能になる。

新規にノートブックを作成する場合は、「ノートブック」のメニュータイトルを選択後、コンテキストメニューから「ノートブックを作成」を選択。

「新規ノートブック」のウインドウが開くのでノートブックの名称を入力して「OK」でノートブックが追加できる。

既定のノートブック

「既定のノートブック」とは新規のノートを追加した際に、デフォルトで使用されるノートブックのことで、ノート追加時にノートブックを指定しなければ全て「既定のノートブック」に振り分けられる。

「既定のノートブック」にはレターボックスのようなアイコンが表示される。

「既定のノートブック」を変更する場合は、既定にするノートブックを選択後、コンテキストメニュー(右クリックメニュー)から「プロパティ」を開き、「これを既定のノートブックにする」にチェックを入れる。

ローカルノートブックと同期ノートブック

PC用のEvernoteではノートブックに「ローカルノートブック」と「同期ノートブック」が作成可能になっている。
複数のデバイスで常に同じノートを閲覧するには「同期ノートブック」にノートを保存しておく必要があり、上述の手順で作成されたノートブックは全て「同期ノートブック」になる。

同期が不要なノートを保存する場合は、上部メニューバーの「ファイル」から「新規ローカルノートブック」を選択。

ローカルノートブックはノートブック名がグレーで表示され、このノートブックに追加されたノートは同期されない。

Evernoteの無料プラン「ベーシック」では月間アップロード容量が60MBと少ないため、PCでEvernoteのベーシックプランを使用するならローカルノートブックを活用すると良いかも。

スタック

スタックは当初のEvernoteには無かった機能で、作成したノートブックを分類できる本棚。

スタックを作成するには、既存のノートブックを選択後にコンテキストメニュー(右クリックメニュー)を表示し、「スタックに追加」→「新規スタック」を選択。

選択したノートブックが「ノートブックのスタック」の入れ子になる。

作成された「ノートブックのスタック」を選択し、コンテキストメニューから「名前の変更」または「F2」キーを押して任意の名称に変更する。

スタックを作成したら、ノートブックをドラッグ・アンド・ドロップでスタック内に移動できる。

スタックから外す場合も、ノートブックをスタック外にドラッグ・アンド・ドロップすればOK。

タグ

「タグ」はノートにつける管理用のキーワードで、適切なタグを使用することでノートの検索効率が向上する。

ノートの題名下にある「タグを追加…」をクリックするか、「F3」キーで「タグ」の入力が可能にるので、任意のキーワードを入力する。

タグの追加には入力補助機能が有効なので、先頭の文字を入力すると既存のタグが表示される。

タグは入力されたキーワードが自動的に追加されていくため、誤字脱字には注意が必要。
また、使用するタグには予め一定のルールを決めておかないと、タグが増えるだけで効率化が図れない。

作成されたタグの削除は、削除するタグを選択後、コンテキストメニューから「削除」をクリック。
同様に「名前の変更」もコンテキストメニューから行う。

検索

Evernoteは検索機能が優れており、無料のベーシックプランでもノートに添付された画像ファイル内の文字が検索対象になる。
有料のプレミアムプランの場合は、画像の他にPDFファイルとOffice文書のテキストも検索対象になる。

検索は「検索バー」に任意のキーワードを入力して検索する。
通常検索では「題名」「本文」「添付された画像に含くまれる文字列」が検索の対象になる。

「ノートブック」を指定することでノートブック内のノートに範囲を絞って検索でき、「タグ」はタグに虫眼鏡のアイコンをクリックすると追加可能。

検索オプション

Googleなどでも特定の演算子を追加することで検索の精度を高めることができるが、Evernoteにも同様の機能が備わっている。

Evernote高度な検索構文の使い方

保存された検索

はっきり言って使用頻度の高くない検索構文は覚えられない。
複数の構文を使用した場合は尚更。
スタック・ノートブック・タグで整理ができていれば、通常検索だけでも事足りるのだが、それでもノート数が増えてくると、構文を使用したほうが効率が良かったりする。
Evernoteでは使用頻度の高い検索構文を保存することが可能で、1クリックで保存された検索を実行することができる。

検索対象のノートブックやタグが決まっているなら、予め通常検索の容量でノートブックとタグを指定した状態で、上部メニューの「ファイル」から「保存した検索条件の新規作成」を選択。

「保存した検索条件のプロパティ」が開くので「名前」を任意で入力し、「クエリー」の項目で検索構文を追加する。

構文は半角スペースで区切り、同一構文で複数のキーワードを指定する場合は、「tag:方程式 tag:時間 intitle:5 intitle:図」といった具合になる。

作成した検索条件は左ナビゲーションの「保存した検索条件」に追加される。

Webクリップ

Evernoteに付随するブラウザ拡張機能で、閲覧しているウェブサイトをノートとして取り込む事ができる。いわゆる「魚拓」のような機能で、元のページが削除されても取り込んだページは閲覧できる。
ただし、元のレイアウトが大幅に崩れたり、画像が表示されなかったり、取り込みそのものが失敗している事もあるため、重要なページであれば正常にクリップされたか確認したほうが無難。

対応しているブラウザは「Google Chrome」「Firefox」「IE」「Safari」で、Microsoftの最新ブラウザ「Edge」には2017年5月現在 未対応。

Webクリップを使用する場合は、Google Chromeなら「ウェブストア」から「Evernote Web Clipper」の拡張機能をインストール。

Firefoxも「Evernote Web Clipper」のアドオンを追加。

IEのみ拡張機能のインストールは不要で、デスクトップアプリをインストールするとコンテキストメニュー(右クリックメニュー)に「このページをクリップ」「ブックマークをクリップ」「新規ノート」のメニューが追加される。

追加されたEvernote Web ClipperはEvernoteのアイコンで表示される。

保存したいウェブサイトを開いた状態でブラウザのEvernote Web Clipperアイコンをクリックすると、クリップするの種類や題名などの入力メニューが表示される。

ノートに題名を付けずに保存した場合は、ウェブサイトのページ名がそのままノートの題名になる。

クリップする体裁は「記事」「簡易版の記事」「ページ全体」「ブックマーク」「スクリーンショット」があり、デフォルトは「記事」になっている。
それぞれの違いは、クリックして種類を変更するとプレビューで確認できる。

ノートの保存先はデフォルトで「既定のノートブック」に設定したノートブックで、保存時に変更することも可能。
その他、ノートにコメントを追加したり、タグ付けすることもできる。

「スクリーンショット」はブラウザで表示されているところをドラッグして選択するか、クリックして全体を撮ることが可能で、取り込んだ画像には「注釈ツール」を使用して矢印やコメント、マーカーなどを追加できる。

共有

Evernoteの共有機能は、Evernoteのアカウントを取得している特定の相手に対して権限を設定してノートを共有する限定公開と、URLを知っていれば誰でも閲覧可能な状態になる公開設定がある。
また、「公開」「限定公開」ともに「ノート」単体での共有と「ノートブック」の共有設定が可能で、ノートブックを共有した場合はノートブックに含まれる全てのノートが共有される。

ワークチャット

共同作業を前提とした共有の場合、Evernoteはチャット機能がベースになっており、「共有されたノート」にチャット機能がついているのではなく、「チャット機能」の一部としてノートの共有がある感じ。
特にデスクトップアプリではノート単体の共有が厄介で、共有されたノートは「ワークチャット経由」で表示されているだけで、編集権限があってノートを編集できても、表示されているノートの削除や移動はできない。
そのためデスクトップアプリでノート単体を共有したワークチャットのスレッドを削除してしまうと、共有設定が解除されてノートが孤立し、削除することもできずノートが表示されたままになる。

ノート単体の共有は存外に使いにくく操作性も良くないので、共有する場合はノートブックの使用を推奨。

共有するノートブックを選択して、コンテキストメニューから「共有」→「ノートブックを共有」を選択。

共有する相手のメールアドレスを入力してエンターキーで確定。
メールアドレスが青枠で囲まれた状態でないと送信できないので要注意。

メールアドレス入力時にGoogleとの連絡を促すメッセージがでるので任意で設定。Googleアカウントで連携すると「Googleコンタクト」の連絡先が利用可能になる。

「編集・招待が可能」のドロップダウンリストで相手に与える権限を、「編集・招待が可能」「編集が可能」「閲覧が可能」の3択から指定して、任意でメッセージを入力し「送信」。

招待された側にはメールが届くので、「Evernoteで返信」をクリック。

このメールが届くのは1度切りで、招待した相手には次回からノートを共有しても招待メールが送信されない。(※2017年5月現在)
ただ、Android版のEvernoteを使用していると共有の通知がくるので、共同作業はモバイル版のEvernoteの使用が前提になっている模様。また、ワークチャットのスレッドが未読の場合は、定期的に未読通知メールが送信される。

「Evernoteで返信」をクリックするとEvernoteのウェブ版が開き、招待されたノートブックをクリックすると共有が開始。

共同作業はEvernoteウェブ版だけではなく、招待を一度受けるとデスクトップアプリの「ワークチャット」に登録され、スレッドに添付されている共有ノートブックをクリックすると、自身のEvernoteに共有されたノートブックが追加される。

共有されたノートブックをクリックすると、ノートブックの同期が開始する。

招待された側では、同期したノートブックは赤字で表示され、共有設定を行ったオーナー側では青字で表示される。

共有したノートブック内のノートに、招待者がアクセスしている場合は、ノートの右上にアイコンが表示されるので、競合を避けるために要注意。

共有の解除は該当のノートブックを選択してコンテキストメニューから「共有」→「ノートブックの共有設定を変更」でノートの権限を変更したり、共有相手を削除することが可能。

公開

ワークチャットでの共同編集と異なり、閲覧専用の公開設定はシンプルで簡単。

手っ取り早いのはノートを選択後、コンテキストメニューから「共有」→「共有URLをコピー」をクリックすると、クリップボードにノートのURLがコピーされるので、メールなどに貼り付けて共有相手に送信する。

共同編集ではないため、共有URLを受け取った側は、リンクをクリックするとブラウザでノートの内容を確認できる。

Evernoteのノート共有サンプル

ノートのコンテキストメニューから「共有」→「共有設定を変更」では、共有したノートの公開URLが確認できる。
「共有URLをコピー」を実行すると、自動的に「公開リンクを有効化」がオンになる。また、「公開リンクを有効化」のチェックを外すと、再び有効化した際にURLが変更されるので、ノートを公開する場合には要注意。

ショートカット

ノートやノートブック、タグ、保存した検索条件など、左ナビゲーションに表示されている項目で使用頻度の高いものは、ショートカットを作成してアクセスを効率化できる。

ショートカットの作成は、「ノート」「ノートブック」「タグ」「保存した検索条件」から任意の項目を「ショートカット」のスペースへドラッグ・アンド・ドロップするか、各項目のコンテキストメニュー(右クリックメニュー)から「ショートカットに追加」を選択。

「ショートカット」の表示位置は変更が可能で、上部メニューの「表示」→「ショートカット」で、好みの位置を指定する。

設定

Evernoteのデータベースファイルの保存場所を変更したり、操作のヒントを非表示にしたり、ノートのフォントやフォントサイズを変更したりと、設定全般は上部メニューの「ツール」→「オプション」で行える。

基本的にデフォルトのままでも問題ないが、同期するタイミングや自動同期の間隔、ノートのフォントなど、自分好みにカスタマイズも可能。

メールの取り込み

1つのプロジェクトをEvernoteで管理する場合、重要なメールも取り込む必要があるのだが、有料プランに限りメールをEvernoteに転送する機能が使用できる。

ウェブ版のEvernoteにアクセスし、左下に表示されているアカウントアイコンをクリックして「設定」を選択すると、アカウントの概要ページが開くので、「メールの転送先」でメールアドレスを確認。

******@m.evernote.comが転送用ののメールアドレスなので、メーラーやメールサーバなどで転送設定すればEvernoteでメールを受信できる。
ただし、Evernoteで受信できるのは1日200通が上限になっている。

変更履歴からの復元

個人的に以前から実装を望んでいた機能が「履歴からの復元」、いわゆるバージョン管理とリストア。
ただ、この機能は有料でもプレミアムプランのみに実装されており、プラスやベーシックプランでは利用不可。

履歴の確認はノートの「題名」の右端にある「!」のアイコンから「履歴を表示」をクリックすると、ノートの変更履歴が開くので、任意のバージョンを「インポート」すると、ローカルノートブックに「インポート済みのノート」という題名で保存される。
現在のバージョンを保持したまま、上書きされずにリストアできるのは非常に便利だったりする。

マルチアカウント

バージョン管理と同様、プレミアムプランのみに実装されているのだが、Evernoteはログアウトせずに別のアカウントに切り替えができるマルチアカウント機能も実装している。

上部メニューの「ファイル」から「他のユーザーを追加」でアカウントとパスワード入力すれば、別アカウントのEvernoteの同期が開始する。

上部メニュー「ファイル」に追加されたアカウントが表示され、「ファイル」からアカウントの切り替えを行うか、「Ctrl」+「Alt」+「A」でもアカウントの切り替えを実行できる。

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また、使いこなすまでには試行錯誤も必要で、操作や機能をマスターしても、それらをどのように使用するのかが最も重要なポイントだったりする。









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