Googleドキュメントの設定と使い方

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GoogleドキュメントはGoogleが提供しているクラウドアプリケーションで無料のワープロソフト。
クラウドアプリケーションのため基本的にはオンラインでの使用が前提だが、設定によりオフラインでも使用可能になる。

Googleドキュメントはクラウドアプリケーションのため、アクセスできるのはGoogleドライブに保存されているファイルのみで、ローカルディスクに保存されているファイルを直接開くことは出来ないので注意が必要。
スタンドアローン(単体)で動作するものではなく、サポートしているブラウザ上で操作することになる。

Googleドキュメントで作成したファイルは(.gdoc)という拡張子になるが、MicrosoftのWord(.doc.docx)やLibreOfficeやApache OpenOfficeのWriter(.odt)と互換性があるため、Googleドライブにファイルを保存していれば、Officeアプリがインストールされていないデバイスでも、ファイルの閲覧や編集が可能になる。
また、Googleドキュメントには画像の文字を認識するOCR機能があり、画像ファイルからの文字起こしもできる。

Googleドキュメントがサポートしているファイル形式

.doc・.docx・.docm・.dot・.dotx・.dotm・.html・.txt・.rtf・.odt

上記ファイルでも「パスワードで保護されたファイル」「マクロを含んだファイル」はサポート外で、Wordに埋め込まれているグラフ・動画は画像に変換される。

システム要件

Googleドライブ バージョン2.34.5075.1619現在

OS:Windows7 以降
対応ブラウザ:Chrome、Firefox、IE11、Edge、Safari

※ブラウザに関しては最新バージョンと1つ前のバージョンのみサポート
※CookieとJavaScriptは有効になってることが前提条件

ソフトの入手先

Googleドキュメントはスタンドアローンではないため、パソコン版のアプリは存在しないが、Googleドライブのデスクトップアプリをインストールすると、Googleドキュメントほかシート・スライドのショートカットがデスクトップに作成される。

Googleドライブ バックアップと同期 ダウンロードページlink

Googleアカウント

Googleドキュメントを使用するにはGoogleアカウントが必須なので、アカウントを持っていない場合は、事前にGoogleアカウントを取得しておく。

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使用方法

GoogleドキュメントはGoogleドライブに保存されるというか、サービスそのものはGoogleドキュメントが先に提供されており、Googleドキュメントの保存領域を拡張したものがGoogleドライブなので、GoogleドキュメントのファイルはすべてGoogleドライブに保存されているため、Googleドキュメントの使用にはGoogleドライブが不可欠。

GDrive Bakup icon

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パソコン上の操作で例えるなら、Googleドライブがパソコンのハードディスクと同じ役割を担っており、Googleドライブに保存されているGoogleドキュメントのファイルをダブルクリックすると、別タブでGoogleドキュメントの操作画面が開く。

起動方法はドキュメント・スプレッドシート・スライド共通。

Googleドキュメントはワープロソフトなので、MicrosoftのWordやLibreOfficeのWriterなどと基本的な操作は同じ。

GOOGLEドライブからの起動

GoogleドライブからGoogleドキュメントを展開する場合は、オンライン版のGoogleドライブにアクセスする。

「+新規」をクリック。

「Googleドキュメント」をクリックすると「新規ドキュメント(空白のドキュメント)」が開く。

用意されているテンプレートを使用する場合は「Googleドキュメント」から「テンプレート」を選択。

「テンプレート」からも「空白」を選択すると新規ドキュメントの作成が可能。

テンプレートには「履歴書」「カバーレター」「パーソナル」「仕事」「教育」の5項目があり、「タイトル」や「見出し」などの書式や文書のレイアウトが設定されているので、レイアウト構成が苦手な時は便利かも。

デスクトップショートカットからの起動

デスクトップ版の「Googleドライブ バックアップと同期」をインストールすると、デスクトップにGoogleドキュメントのショートカットが生成され、Googleドライブを経由せず、各アプリを独立した状態で利用できる。

ただし、これらはローカル環境にアプリケーションがインストールされているわけではないため、作成したファイルはGoogleドライブに保存され、Google Chrome以外のブラウザではオフライン環境で利用できない。

通常のデスクトップアプリと同様のショートカットだが、クリックするとブラウザが起動する。

ブラウザがGoogleアカウントにログインしている状態であれば直接Googleドキュメントが開く。
Googleアカウントにログインしていない場合は、アカウントへのログインを求められる。

オフライン設定

Chromeブラウザを使用している場合のみ「オフライン設定」をすることでオフライン状態でも使用が可能になるが、ファイルをローカルディスクへ保存するため、ローカルディスクの空き容量が消費される。
また、デバイスがオンラインでなければ「オフライン設定」はできないので、オフラインで利用する可能性がある場合は予め設定が必要。

「オフライン設定」はGoogleドライブ、Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライド共通なので、いずれか1つのサービスで「オフライン」を有効にすると、他のサービスでもオフラインが有効になり、個別設定はできない。

オフラインを有効にするには、ドキュメント「ホーム」にある左上のメニューアイコンから「設定」を選択。

新規ドキュメントを開いている場合は、左上にあるGoogleドキュメントのアイコンをクリックすると「ホーム」に移動する。

「オフライン」の項目を有効にすれば、Chromeブラウザでオフライン時の編集が可能になる。

「オフライン」を有効にした状態でも、FirefoxやEdgeなどのブラウザでオフライン時にGoogleドキュメントを開くと、通常のウェブサイトと同様にアクセスができない。

Chromeを使用していると、オフライン時にはファイルタイトルの横に表示されるアイコンが「オフライン」になり、自動保存の表示も「すべての変更をオフラインで保存しました」に変わる。

オフラインで編集された内容は、オンラインに切り替わった際にGoogleドライブへアップロードされ、自動的に同期される。
また、Googleドキュメントで有効にした「オフライン」で利用できるのは、「新規作成」と「最近使用したファイル」のみで、Googleドライブに保存されている全てのGoogleドキュメントファイルへアクセスできるわけではないので注意が必要。

使用頻度の低いファイルをオフラインで利用する場合は、予めGoogleドライブで任意のファイルやフォルダをオフライン設定にしておく必要がある。

オフライン設定は、任意のファイルやフォルダを選択してコンテキストメニュー(右クリックメニュー)から「オフラインで使用可」を有効にする。

Googleドキュメントで「最近使用したドキュメント」に表示されている場合は、ファイルを選択してコンテキストメニューから「オフラインで使用できるようにする」を有効にする。

ファイルの編集

Googleドキュメントで「新規ドキュメント」以外のファイルを編集する場合は、Googleドライブにアクセスする。

Googleドキュメントの「ホーム」に表示される「最近使用したドキュメント」に対象のファイルがない場合は、メニューから「ドライブ」を選択。

もしくは直接Googleドライブを開いてもOK。

任意のファイルを選択してコンテキストメニュー(右クリックメニュー)を開くと、選択ファイルがGoogleドキュメントで開ける場合は、メニューに「Googleドキュメント」が表示される。

「おすすめアプリ」は選択ファイルを開くことのできるサードパーティ製のクラウドアプリで、選択するとそれぞれのページへ移動する。

互換性

MicrosoftのWordとの互換性についてはLibreOfficeのWriter以下、ApacheOpenOffice以上いった感じで、特殊な装飾や字間設定は反映できないが、ベーシックなフォーマットであれば違和感なく表示できる。

Microsoft Wordのテンプレート。

WordのテンプレートをLibreOfficeのWriterで開くと、装飾のカラー字間がわずかに異なり、リストの「・」が片影されていないが、再現率は高い。

同じくApache OpenOfficeのWriterで開くと、もはや原型を留めていない。

同じファイルをGoogleドライブにアップロードしてGoogleドキュメントで開くと、互換性がない部分についてのメッセージが表示される。

LibreOfficeで開いた状態から装飾を取り除いたような状態になるが、クラウドアプリケーションとしての再現率は優秀。

ちなみにMicrosoft謹製の「Word Online」で開くとプレーンテキスト状態。
自社製品のテンプレートすら再現できない「Word Online」と比較すると、Googleドキュメントの優秀さが際立ってしまう。

バージョン管理

Googleドキュメントは変更履歴が保存されており、バージョン管理によるリストア(復元)が可能になっている。

ファイルをロールバックするには上部に表示されている「変更内容をすべてドライブに保存しました」をクリック。

右ペインの「変更履歴」に変更されたタイミングで保存されたバージョンが表示され、バージョンを選択すると左ペインに内容が表示されるので、ロールバックしたバージョンを選択。

「この版を復元」をクリックするとファイルがロールバックされる。

現在の版を活かしたまま、以前のバージョンのファイルを復元する場合は、上部メニューの「ファイル」から「変更履歴」→「最新の版に名前をつける」で最新バージョンを別名保存してからリストアを実行する。

共有

Googleドキュメントはクラウドアプリケーションのため、Googleアカウントを取得してるユーザー間で共同作業が可能になっている。
また、Googleアカウントを取得していないユーザーに対しては、ファイルを共有設定することにより閲覧可能な状態にすることもできる。

ファイルの共有設定は上部「共有」をクリック。

Googleコンタクトにメールアドレスが登録されている場合は名前で入力可能。
コンタクトに未登録のユーザーはメールアドレスを直接入力し、右のアイコンから相手に付与する権限を選択。

「通知」にチェックが入っていると「メモを追加」の項目が表示されるので、メール本文を入力して「送信」をクリックすると、ファイル共有の通知メールが送信される。

通知をしなくても共有設定は可能なので、別途メールなどでファイルを共有したことを伝えることもできる。
共有したファイルは、相手のGoogleドキュメント「ホーム」の「最近使用したドキュメント」とGoogleドライブ「マイドライブ」のトップからアクセス可能。

共同編集者がオンラインであればチャットしながらのファイル編集が可能。

設定した共有を解除する場合は「共有設定」の「詳細設定」を開き、共有しているユーザーを削除する。

「共有可能なリンクを取得」を有効にすると、共有リンクを知っている不特定多数のユーザーに一括して設定した権限を付与することになるので、有効にする場合は注意が必要。

OCR

OCR(Optical Character Recognition)とはスキャナやカメラで撮影した画像に含まれる文字を読み取り、文字コードに変換するプログラム。

日本語は漢字・ひらがな・カタカナ・英数字と使用する文字が多く複雑なため、昔のOCRの精度は酷いものだったが、Googleドキュメントはパソコンで作成されたファイルであれば、かなりの精度で文字お越しが可能になっている。

Googleドキュメントに「OCR」というメニューは存在せず、JPEGやPNG、PDFなどのファイルをGoogleドキュメントで開くだけ。

先のWordのテンプレートをWord Onlineで開いた残念な感じのスクリーンショットをGoogleドライブにアップロードしてGoogleドキュメントで開いてみると、文字の認識率は100%だった。

一昔前なら100%なんて絶対に有り得なかったのだが、この精度であれば十分に使用できるレベル。
ただし、あくまで文字を起こすだけなので、Excelなど表計算アプリを使用したレイアウトの文書などは、文字が踊ってしまうため後からの編集が面倒だったりする。

スマホのカメラで適当に撮影した上図の画像をGoogleドキュメントで開いてみると以下のようになった。

Features: • Support your device in both portrait and landscape mode • Angle adjustable and multifunctional for viewing, gaming or typing • Compact, lightweight, Strong, durable, foldable, portable • Simply and easily to use and easily pack away when not in use • Compatible with any smartphone and tablet PC up to 10 inches Specifications: • Dimensions(folded): 83x71mm . N.W.: 319 XOOOMSUAY1 277.7 l itr… HILFE (Black) WT RoHS Made in China

これを簡単にレイアウトし直したのが下記。

Features:
• Support your device in both portrait and landscape mode
• Angle adjustable and multifunctional for viewing, gaming or typing
• Compact, lightweight, Strong, durable, foldable, portable
• Simply and easily to use and easily pack away when not in use
• Compatible with any smartphone and tablet PC up to 10 inches
Specifications:
• Dimensions(folded): 83 x 71mm
. N.W.: 319
XOOOMSUAY1
277.7l itr… HILFE (Black) WT
RoHS
Made in China

画像は傾いてコントラストも良くないものの、英数字だけということもあり、間違っていたのでNet Weight部分の「・」が「.」になっているのと「g」が「9」、バーコード部分の「0」が「O」、後は「スマホ・タブレット用折…強化版」という日本語とも中国語とも分からぬ部分が「Black」以外全滅しているくらい。

OCRは精度の問題があるため後からの見直しが必須で、精度が悪いと修正箇所が多く、「削除して入力」という作業が増えるため、初めから全て入力したほうが早いケースも多々あるが、GoogleドキュメントのOCRは使いようによっては非常に便利だったりする。





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