Google ToDoリストの使い方

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使い勝手が向上した無料の仕事効率化の定番ツール

Google のサービスは仕様変更や統廃合が激しいのだが、随分と前から存在していて、そこそこ便利な割には脚光を浴びることもなく、廃止されることもない、いぶし銀のようなサービスが Google ToDoリスト 。

Android アプリでようやくリリースされたものの、PCバージョンの ToDoリスト はスタンドアローン(単体)で提供されておらず、Gmail Google カレンダーの一機能として動作する。
Google ToDoリスト は、Gメールからのリスト作成や日時を定めたものが Google カレンダーに表示されるなど、Gmailと Google カレンダーを横断して共有できるのが大きな特徴。

今後、 Google は ToDoリスト に注力するようで、これまでネックだった Google カレンダーのリマインダーとも併用できるように改善され、2019年3月にはWeb版のみだが ToDoリスト で時間設定も可能になった。
ただ、 ToDoリスト そのものはEvernoteと同様、導入したからと言って何かが画期的に変わるわけではなく、ツールとして自分に合った使い方ができるかが大きなポイントになる。

システム要件

PC版の Google ToDoリスト は、Gmailまたは Google カレンダー上で操作するため、サポートしているブラウザは Google ChromeFirefox、IE、Edge、Safariの最新版と、その1つ前のバージョンになり、CookieとJavaScriptは有効になってることが前提条件。

※ブラウザに関しては最新バージョンの使用を推奨。

Google アカウント

Google カレンダーを使用するには Google アカウントが必須なので、アカウントを持っていない場合は、事前に Google アカウントを取得しておく。

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Google ToDoリスト の使い方

ToDoリスト はタスク(やるべき事)をリストアップするだけでなく、リストアップしたタスクを優先度・時間配分などを考慮して整理することで、オーバーフローも可視化でき、リスケをしたり、タスクを切り捨てたり、他に振ったり、残業したりと、やるべき事だけでなく、「 できない事 」への対処も可能になる。

Google ToDoリスト には「 リスト 」と「 タスク 」があり、タスクはリスト間を移動できるので、例えば「 仕事 」「 プライベート 」というリストを作成して、各リストにそれぞれタスクを追加したり、「 優先 」「 重要 」「 保留 」という優先順位リストを作成し、タスクを振り分けるような使い方ができる。

Gmail版 Google ToDoリスト

Gmailでは2018年4月にリリースされた新デザインに変更すると、 Google ToDoリスト が Android アプリと同じスタイルで利用でき、使い勝手に雲泥の差が出るので、 ToDoリスト を使用する場合は新デザインへの変更を強く推奨。

Gmaillink

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Gmailの新しいデザインに変更するには、「 ギア 」アイコンをクリックし「 新しいGmailをお試しください 」をクリック。

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Gmailの右側に「 Google カレンダー 」「 Keep 」「 ToDoリスト 」のアイコンが表示されるので、一番下にある「 ToDoリスト 」のアイコンをクリック。

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Android アプリと同様、縦長のスタイルで Google ToDoリスト が表示される。

はじめて起動した場合は「 使ってみる 」をクリック。

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ToDoリスト が使用可能な状態になる。

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「 リスト 」は上部の「 ToDoリスト 」に表示され、ドロップダウンメニューでリストを切り替える。
デフォルトでは「 マイタスク 」と「 (メールアカウント)さんのリスト 」の2つ登録されており、「 新しいリストを作成 」でリストを追加できる。

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「 リスト 」の名前を変更するには、変更するリストを表示した状態で、右上の「 ︙ 」をクリックして「 リストの名前を変更 」を選択。

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ウインドウがでるので任意の名前を入力して「 完了 」。

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「 新しいリストを作成 」でも同様にリストの名前を入力して「 完了 」。

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既存のリストを削除する場合は、削除するリストが表示されている状態で、「 ︙ 」メニューの「 リストを削除 」を選択。
ただし、デフォルトで「 マイタスク 」という名前のリストは、リスト名を変更しても削除はできない。

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タスクは並べ替えが可能だが、リストは並べ替えができないので、リスト名の変更は慎重に。

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タスクは「 +タスクを追加 」をクリックし、追加するタスクのタイトルや内容を入力するだけ。

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タスクを別のリストに移動したり、期限を追加するには、タスクの右にある編集アイコンをクリックする。

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タスクのタイトルには1000字くらいは普通に入力できるが、編集画面には追加の入力スペースとして「 詳細を追加 」が用意されている。

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タスクを別のリストに移すには、「 リスト名 」のドロップダウンリストから移動先のリスト名を選択するか、タスクにマウスオーバーした状態で右クリックしてコンテキストメニューから選択。

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タスクの開始日時を指定する場合は「 日時を追加 」をクリック。

時間設定が可能になる前は「 期限を追加 」という表記で、「 タスクを完了させる期限 」を設定していたが、時間設定が可能になり現在は「 日時を追加 」になっている。

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カレンダーが表示されるので日付や時刻を設定。
「 繰り返し 」をクリックするとタスクの繰り返し設定も可能で、タスクにマウスオーバーしてコンテキストメニューからも日時の追加や変更ができる。

時刻設定の箇所が「 開始時刻 」になっているので紛らわしいが、本来の ToDoリスト はタスク管理が目的のため、設定する日時はあくまでも「 締切日時 」にすべきで、開始日時は普通に Google カレンダーで予定を作成すれば事足りる。

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タスクの並び替えは右上のメニューで変更できる。

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デフォルトでは「 指定した順序 」になっており、タスクはドラッグ・アンド・ドロップで並べ替えが可能。

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並び替えを「 日付 」にすると、期限順でタスクが並び替えられ、期限のないタスクが最後尾になり、ドラッグ・アンド・ドロップでの移動はできない。

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完了したタスクは先頭の◯にマウスオーバーするとチェックマークに変わるので、その状態でクリックすると「 完了済み 」になる。

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完了済みにしたタスクは、リストの下部の「 完了済み 」に移動するので、完全に削除する場合は「 完了済み 」をクリックしてタスクに表示されるゴミ箱アイコンをクリックする。
また、完了済みに移動したタスクのチェックを外すと、未処理のタスクとして再びリストに表示される。

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既存のタスクを「 完了 」ではなく「 削除 」する場合は、タスクの編集画面にあるゴミ箱アイコンをクリックするか、タスクにマウスオーバーした状態で右クリックしてコンテキストメニューから「 削除 」を選択。

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タスクを削除すると ToDoリスト の下部に一定時間「 元に戻す 」と表示されるので、誤って削除した場合は「 元に戻す 」をクリックすればタスクが復活する。
ただし、表示が消えてしまうとタスクは完全に削除されて復元できない。

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タスクには「 サブタスク 」を追加することもできる。
タスクにマウスオーバーしてコンテキストメニューから「 サブタスク 」を選択しても追加が可能。

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追加されたサブタスクはネストされて表示されるので、1つのプロジェクトに関してのタスクをまとめることができる。

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Gmailではメールを直接 ToDoリスト に追加することも可能で、追加するメールにチェックを入れ、上部の「 ︙ 」メニューアイコンから「 ToDoリスト に追加 」を選択。

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メールのタイトルがタスクと表示され、該当メールへのリンクが追加されるので、処理が必要なメールをダイレクトにタスクとして追加することができる。

Google カレンダー版 Google ToDoリスト

Google カレンダーはデフォルトでリマインダーが表示されているため、 ToDoリスト を表示するにはリマインダーからの切り替えが必要。

Google カレンダー リマインダーと ToDoリスト

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Gmailの ToDoリスト と同期しており、期限付きのタスクがカレンダーに表示されるものの、 ToDoリスト デザインは以前と変わっていないので、操作性はあまりよろしくないが、リストの追加や編集、タスクの追加、サブタスクなど、Gmail版の ToDoリスト でできることは全て操作可能。

スタンドアローンとして提供されている Android 版の Google ToDoリスト も、PC版と同じ操作で利用できるため、併用すると使い勝手が格段に向上する。

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