Google コンタクトの設定と使い方

GoogleコンタクトはGmailに付随していたアドレス帳が進化したもので、Googleアカウントでヒモ付けされた各サービスで共用できる。

Androidを搭載したスマホでは電話帳として利用でき、クラウド型のメリットとして、スマホが破損してデータ復旧が不可能になっても、新しいスマホでGoogleアカウントにログインすることで電話帳が復旧する。

使い方は至ってシンプルだが、きちんと管理したい場合はパソコンでの設定を推奨。

システム要件

Gmailと同様なので、サポートしているブラウザはGoogle Chrome、Firefox、IE、Safariの最新版と、その1つ前のバージョンになる。

※ブラウザに関しては最新バージョンの使用を推奨。
※CookieとJavaScriptは有効になってることが前提条件。

Googleコンタクトに登録できる連絡先は最大25,000件で、容量は20MB(写真は含まず)。
連絡先に登録できるフィールドは最大で500個、「メモ」を除く各フィールドの最大文字数は1024になっている。

ソフトの入手先

Android端末であればGoogleコンタクトはアカウントに紐付けられており、「連絡先アプリ」からアクセスが可能。また、PC版には専用のアプリは存在せず、ブラウザからアクセスして使用する。




GOOGLEアカウント

Googleコンタクトを使用するにはGoogleアカウントが必須なので、アカウントを持っていない場合は、事前にGoogleアカウントを取得しておく。

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使用方法

2015年3月に「連絡先」が刷新され「コンタクト」になったが、「連絡先」がアップグレードして「コンタクト」になったわけではなく、「連絡先」をベースにして今っぽく表示(プレビュー)したのが「コンタクト」といった感じ。
そのため「コンタクト」には「プレビュー版」という表記があり、プレビューを終了すると「連絡先」が表示される仕様になっている。

「コンタクト」はPC版もAndroid版もほぼ同じ仕様で、「連絡先」と比較すると「敬称」などの項目が割愛され、よりシンプルで使いやすくなっており、ほぼ「連絡先」の存在は無視してもよいのだが、登録したデータのインポートやエクスポートなど、「連絡先」からしか実行できない機能もある。

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「コンタクト」へアクセスするにはGmailの左上にあるドロップダウンリストから「連絡先」を選択。

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初回アクセス時のみ「コンタクト」の特徴が表示される。
デフォルトで「プレビュー版」が表示される。

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大きな特徴が「ユーザー自身が公開している詳細情報も表示」されること。

これはGoogle+で公開設定にしている項目やプロフィール画像など、ユーザー自身が公開設定している項目は、メールアドレスなどから紐づけされ、連絡先カードに追加される。

連絡先の登録

連絡先の登録そのものは他のアドレス帳と変わりない。

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GmailやアプリからGoogleコンタクトへアクセスし、新規登録する場合は、Androidの連絡帳で見かけるcontact005をクリック。

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名前のみの入力ウインドウが開くので、登録する名前を入力。
空欄のまま「作成」ボタンをクリックしてもカードを作ることができる。

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田中某さんを登録しようと「田中」と入力すると、Google+でプロフィールを「公開設定」にしてる「田中さん」が一覧で表示される。
田中さんの場合、上位3名は可愛らしいアイドルだった。

登録する本人の情報が公開されていたら、右の人型アイコンをクリックすると、公開情報を取り込むことができる。

普通に登録するには「作成」をクリック。

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Googleコンタクトへは名前だけでなく、いずれかの項目が1つでも入力されていれば保存可能。

登録画面では「名前」「写真」「ニックネーム」「会社」「役職」「メール」「電話番号」「住所」「誕生日」「メモ」の10項目が表示されている。

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左下にある「すべての欄を表示」をクリックすると、「並べ替えに使用する名前」「フリガナ」「日付」「ウェブサイト」「パートナー関係」「IM」「インターネット通話」「カスタムフィールド」が追加表示される。

任意の項目を入力して「保存」をクリックすれば登録完了。
左上の「←」をクリックすればウインドウが閉じて一覧表示に戻る。

連絡先の修正

連絡先の修正は一覧画面から行う。

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一覧画面で修正する連絡先へマウスカーソルを合わせると、右側に編集を意味するペンのアイコンが出現するので、それをクリックすると連絡先登録時のウインドウが表示される。

連絡先の削除

連絡先の削除には複数の方法があるものの、以前の「連絡先」から継続して使用していると、「プレビュー版」からは削除できないケースがあるので、「プレビュー版」で削除できない時は旧バージョンの「連絡先」から実行する。

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連絡先を単体で削除するには、一覧表示から削除する連絡先の右端にある「︙」をクリックして「削除」を選択。

ここで表示されるは「すべての連絡先」リストから削除」と「削除」、もしくは「このグループから削除」と「削除」、または「削除」のみがあり、「削除」を選択すると連絡先が完全に削除され、「すべての連絡先」や「このグループ」からの削除は、単に属しているカテゴリーから外すだけの操作で、連絡先そのものは残った状態になる。

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複数の連絡先を一括して削除するには、取り敢えず削除したい連絡先の先頭にある写真部分にマウスカーソルを合わせ、チェックボックスにチェックを入れる。

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1つの連絡先にチェックを入れると、全ての連絡先の先頭部分がチェックボックスの変わるので、後は削除する連絡先にチェックを入れ、上部にある「ゴミ箱」アイコンをクリックする。

ゴミ箱アイコンをクリックした際も、前述の「すべての連絡先から削除」と「削除」などの選択肢がでるので、任意で選択する。

また、表示されている全ての連絡先を選択するには、1件の連絡先を選択後に、上部に表示される「1件を選択中」の▼をクリックして「すべて選択」をクリック。
同様に全選択を一括解除するには「選択を解除」をクリックする。

「グループ」と「すべての連絡先」

登録した連絡先は任意に作成した「ラベル」をつけることで「グループ」として表示できる。

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グループを作成するには「新しいグループ」をクリックして、任意のグループ名を入力するだけ。
五十音順で昇順に並ぶので、任意の並び順にしたい場合は、先頭に番号を振ればOK。

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新規登録の場合は初期設定で「すべての連絡先」に登録されるが、任意のグループを追加する場合は、登録データを「保存」すると「グループを追加」という項目が表示され、クリックすると登録されたグループのリストが出るので追加するグループを選択する。

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一覧表示からグループを変更する場合は、該当の連絡先にチェックを入れ、上部メニューにある「グループ」アイコンをクリックして任意のグループをチェックする。

プレビュー版の場合、連絡先を削除せず、「すべての連絡先」と「グループ」を削除すると、アドレスのデータは登録されたまま非表示状態になるが、このデータは「連絡先」のメニューにある「その他の連絡先」に保存されているので、プレビュー版を終了して「連絡先」から編集可能。

「すべての連絡先」は「全部」じゃない

いずれ改善されると思われるのが「すべての連絡先」。
「すべての連絡先」という表現からすると、「登録されている全ての連絡先」だと思ってしまうが、これは「連絡先」で「My コンタクト」と表示されているもので、「主要な連絡先を集めたアドレス帳」みたいなもの。

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「プレビュー版」では「すべての連絡先」と「グループ」は同じ階層にあるが、「連絡先」では「Myコンタクト」にネストした感じでグループが表示されている。
このあたりはGmailのラベルと同じで、親になる「Myコンタクト」と子の「各グループ」は独立しており、1つに連絡先に対して複数のラベルをつけることができる。

上図を見れば分かる通り、このGoogleコンタクトには総数で248件の連絡先が登録されているが、プレビュー版の「すべての連絡先」に該当する「Myコンタクト」の登録件数は72件。

以前はAndroidの「連絡先」が、Myコンタクトに登録されているデータのみ同期されていたため、結構重要な項目だったのだが、現在はAndroid側で同期する項目をカスタマイズできるため、Myコンタクトの存在意義は薄らいでいる。

ただ、「プレビュー版」でも「連絡先」でも、最初に表示されるのは「すべての連絡先(Myコンタクト)」になるので、普段は使うことがない連絡先を一覧から削除して、必要な連絡先に絞ったほうが使い勝手も良く、見た目にもすっきりするのでオススメ。
「すべての連絡先」から連絡先を削除するには、前述の削除操作で「すべての連絡先リストから削除」を選択する。

重複連絡先の統合

デフォルト設定ではGmailを使用していると送信したメールのアドレスが自動で「連絡先」の「その他の連絡先」に追加されるため、同じアドレスを新規登録すると重複登録になってしまう。
散在した重複アドレスを探すのは面倒この上ないが、Googleコンタクトには重複アドレスの統合機能がある。

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左サイドメニューから「重複する連絡先を探す」をクリック。

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重複と思われるデータが検索されるので、必要に応じて「統合」をクリックする。

重複データはメアドや電話番号でリストアップされているようで、氏名が異なっていても重複データとして検出される一方、重複しているのに検出されないケースもある。

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手動で連絡先を統合するには、一覧表示で統合する連絡先にチェックを入れ、上部メニューにある「統合」アイコンをクリックする。

「連絡先」の表示と編集

「連絡先」には「敬称」という項目があるのだが、「プレビュー版」には該当項目がなく、他にも「プレビュー版」では省略されている項目があり、連絡先のインポートやエクスポートも「連絡先」から実行する必要がある。

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「連絡先」に戻すには、左サイドメニューにある「もっと見る」をクリックして、隠れているメニューを表示させる。

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「コンタクのプレビューを終了」をクリックすると「連絡先」が表示される。

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一旦プレビュー版を終了して「連絡先」にすると、プレビュー版に戻さない限り、次回からのアクセス時は従来の「連絡先」で表示される。

プレビュー版に戻すには、左サイドメニューにある「コンタクトのプレビュー版を試す」を選択。

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「連絡先」の一覧表示で編集する対象をクリックする編集ウインドウが開く。

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名前の詳細を編集するには表示されている名前の後ろにある「…」をクリック。

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プレビュー版では編集できない「敬称」の振り分けも可能。

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表示されていない項目は「追加」をクリックして、任意の項目を選択して追加。

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「グループ」は上部にあるグループアイコンから選択。

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連絡先を削除するには、該当の連絡先にチェックを入れ、上部メニューの「その他」から「連絡先を削除」をクリック。

インポートとエクスポート

Googleコンタクトは他のアドレス帳から吐き出したCSVファイルをインポートしたり、Googleコンタクトの連絡先をCSVファイルで吐き出すことができるが、いずれもプレビュー版からは実行できなため、表示を「連絡先」に変更する必要がある。

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CSVファイルのインポートは、「連絡先」の左サイドメニューから「連絡先をインポート」を選択するか、上部メニューの「その他」から「インポート」を選択。

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インポートのウインドウが開くので、「ファイル選択」をクリックしてインポートするCSVファイルを選択後に「インポート」をクリックする。

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「連絡先」のデータをエクスポートする場合は、上部メニューの「その他」から「エクスポート」を選択。

登録されているデータから任意の連絡先のみをエクスポートする場合は、該当の連絡先にチェックを入れておく。

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エクスポートのウインドウが開く。
エクスポートする内容は「チェックした任意の連絡先」「グループ」「すべて」の3択。

次に任意のエクスポート形式を選んで「エクスポート」をクリックで完了。

送信メールの自動登録機能

Gmailを使用してメールを送信すると、「連絡先」に登録されていないアドレスは初期設定で自動的に登録され、メール作成時の宛名入力でオートコンプリート機能が有効になる。

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プレビュー版の左サイドメニューにも「その他の連絡先」という項目はあるものの、プレビュー版からはアクセスできないため、プレビュー版を終了してからアクセスする必要がある。

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送信アドレスの自動追加を無効にするには、Gmailの右上にあるギアアイコンをクリックして設定画面を開き、「全般」タブにある「連絡先を作成してオートコンプリートを利用する」の項目を「手動で連絡先を追加する」に変更して「保存」する。

まめに連絡先を登録するなら、自動追加を有効にしているとアドレスが重複する可能性が高くなるので、無効にしておくのがオススメ。
Gmail使用時に宛名のオートコンプリートで登録した連絡先の他に、同一のアドレスが表示されるようなら重複している。

氏名の敬称

プレビュー版の「名前」を入力する際、「姓」と「名」の間にスペースを入れると、自動で姓と名に振り分けて登録され、スペースを入れなければ全て「名」で登録されるが、プレビュー版には「敬称」を追加する項目はない。
contact021プレビュー版で敬称を入れる場合、「姓」「名」「敬称」の間にスペースを入れると、一覧では「田中 某 様」と正しく表示されるが、連絡先カードの編集画面では「田中 様 某」になってしまう。
これは「連絡先」が「姓」「名」「ミドルネーム」として振り分けているからで、プレビュー版では「様」や「役職」などを「敬称」に振り分ける術がない。

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「名」と「敬称」が逆転するのが気持ち悪いので、「名」と「敬称」を続けて入力すると、当然ながら「連絡先」での振り分けは「名」の項目に敬称が入ってくる。

ただ、「連絡先」には「敬称」の項目が用意されているので、「敬称(名前の後)」に「様」を持ってくると、プレビュー版でも「田中 某 様」と表示され、「連絡先」でも「姓」「名」「敬称」と正しく振り分けが行われる。

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「連絡先」からcsvファイルをエクスポートすると、氏名の表示には敬称を含めた氏名「Name」と「姓」「名」「ミドルネーム」「敬称」の各項目が確認できる。

個人的には是非ともプレビュー版にも「敬称」の項目を追加して欲しいのだが、そもそもメールの宛先に敬称を追加している人はほとんど見かけない。
メールを送信するとアドレス帳の表記名で相手に届くため、手紙の感覚なら敬称があった方が良いと思うのだが、こうした気遣いは「無駄」として風化しているのが現状。

連絡先の表示順

連絡先の表示は「数字」「英字」「ひらがな」「漢字」の順で五十音順になっている。
プレビュー版の上部メニューに「AZ」の表記があり、「姓」と「名」が選択できるが、現在のところどちらを選択しても表示順は変わらない。

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連絡先の並び順を任意に変更したい場合は、フリガナをつけることで操作が可能になる。
フリガナは「数字」「英字」「ひらがな」「漢字」の並び順よりも優先されるため、全ての連絡先にフリガナを追加することで任意の並び順に変更できる。

「1st商事」はそのまま登録すると先頭に表示されるが、フリガナの姓で「ファースト」と入力すると「フ」の並びになるし、「田中某」もフリガナを「スズキ」にすれば「ス」の並びにすることができる。

日常的な使用ではプレビュー版の編集機能で十分だが、プレビュー版が「連絡先」を表示させていることを理解していると、Googleコンタクトはより便利に使えたりする。





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