Google カレンダーの設定と使い方


2017年10月にWEB版のデザインが一新されたGoogleカレンダーは、シンプルで使い勝手の良いスケジューラーで、Gmailとともに代表的なGoogleのクラウドアプリケーションでもある。

もともとはブラウザでアクセスして利用するものだったが、スマホの普及によりアプリが提供され、PCとスマホでスケジュールを共有でき、リマインダーや簡単なToDoリストも備わっているので何かと重宝する。

ただ、スケジュール管理は置かれている状況や環境によって使い方が異なるので、自分なりの使い方を模索する必要があったりする。

システム要件

GoogleカレンダーがサポートしているブラウザはGoogle Chrome、Firefox、IE、Edge、Safariの最新版と、その1つ前のバージョンで、CookieとJavaScriptは有効になってることが前提条件。

※ブラウザに関しては最新バージョンの使用を推奨。

ソフトの入手先

モバイル版ならGoogle Playなどからアプリをダウンロードできるが、PC版には専用のアプリは存在せず、ブラウザからアクセスして使用する。

Googleカレンダー



GOOGLEアカウント

Gmailを使用するにはGoogleアカウントが必須なので、アカウントを持っていない場合は、事前にGoogleアカウントを取得しておく。

Googleアカウントの取得と設定

GoogleアカウントはGoogleが提供しているGmail、YouTube、Google+、Chrome、Google Drive、カレンダーなどの各サービスを利用する際に必要で、1つのアカウントで全てのサービスを利用 … 続きを読む

使用方法

PCでGoogleカレンダーを利用する場合は、Gmailと同様にブラウザでGoogleカレンダーへアクセスする。

※2017年11月現在、Googleカレンダーは旧デザインと新デザインが選択可能で以下は全て新デザインの画像。
旧デザインから新デザインへは従来のカレンダーに表示されている「新しいカレンダーを試す」をクリックすると更新される。
元のデザインに戻す場合は、右上のギアアイコンから「従来のカレンダーに戻す」を選択。

カレンダーへはGoogleのトップページ「https://www.google.co.jp/」の右上に表示されるメニューから選択するか、直接「https://calendar.google.com/」にアクセスする他、使用しているブラウザのプラグインやアドオンなどでGoogleカレンダーを追加することも可能。

Google Chromeを使用しているなら「アプリ」からもアクセスできる。

PCでカレンダーを使用する場合、Googleカレンダーにログインした状態でブックマークに追加しておくのが一般的。

Google Chromeはカレンダーを開いた状態で、タブのコンテキストメニュー(右クリックメニュー)から「タブを固定」、Firefoxの場合は「タブをピン留め」しておくと便利。

カレンダーの表示形式

Googleカレンダーは「日」「週」「月」「年」「カスタム」の表示形式があり、デフォルトではカスタムビューは「4日」になっている。

「日」「週」「4日」の場合は縦にタイムラインが表示され、「月」「年」は紙のカレンダーと同じ表示になる。

「週末を表示する」のチェックを外すと土曜日と日曜日が非表示なる。

「週」の場合は「週末を表示する」にチェックが入っていると、日曜日始まりで土曜日までが表示され、「今日」の箇所は色付きで、現在の時間が赤いラインで示される。
一方、カスタムビューで7日に設定すると、今日から先7日間が表示される。

全般設定とGmailからの自動登録

カスタムビューや通知のオンオフ、タイムゾーンなど、カレンダー全体の設定は「全般設定」で行う。

カレンダーの右上にある「ギア」アイコンをクリックして「設定」を選択。

デフォルトではGmailからフライトの予定などが自動的に追加される設定になっているので、不要であれば「Gmailからの予定」の「自動的に追加」にチェックを外しておく。

現在のところGmailから追加される予定は、全てデフォルトのメインカレンダーに登録され、登録された内容の変更はできないので、編集が必要な場合は自動登録された予定を「その他の操作」で他のカレンダーへコピーし、自動登録された予定を削除するという手間がかかるものの、はじめから入力するよりは効率的かも。

予定の作成

予定の作成は予定を追加する日時の箇所をクリックするか、右下の「+」アイコンをクリック。

予定を追加する日時の箇所をクリックすると、タイトルと時間のウインドウが開くので、タイトルに予定を入力し、任意の時間を設定したら「保存」。
※リマインダーについては後述

入力ウインドウの「その他のオプション」もしくは「+」アイコンをクリックすると、「繰り返し」「場所」「通知」「公開設定」「説明」などが編集できる。
また、作成した予定をダブルクリックしても詳細画面が開く。

「繰り返し」は毎日・毎週・毎月・毎年のほか、カスタム設定で隔週など反復する予定の場合、その都度入力せずとも設定した終了日まで予定が自動入力される機能。

デフォルトで「繰り返さない」になっている箇所のドロップダウンリストから「カスタム」を選択すると、繰り返しの終了日や繰り返す回数、隔週の設定が可能。

「場所の追加」は住所を入力するほか、ランドマークを入力すると住所が自動表示される。

場所を追加しておくと、予定をクリックして表示されるウインドウに情報が追加され、先頭のアップアイコンをクリックするとGoogleマップが開く。

初めての訪れる場所など、事前に場所を追加しておくと、現地で場所がわからない時、スマホで目的地を表示させて経路を調べることができるので結構便利。

「ビデオハングアウトを追加」を有効にすると、予定に「ハングアウト」が追加され、クリックするとビデオ通話が開始する。

ハングアウトを利用したビデオ会議など、組織的にGoogleのグループウェアを導入している際に使用する項目。

「通知」は指定した日時にメッセージかメールを送信するリマインダー機能。
デフォルトでは30分になっているが、任意の時間に変更が可能で、オフにする場合は「✕」で削除する。

「通知」はブラウザのメッセージと、スマホでもGoogleカレンダーを利用していた場合はプッシュ通知で表示され、「メール」にすると指定日時に予定を告知したメールを受信する。

ブラウザを閉じた状態では通知を確認できないので、通知はあくまでもスマホでGoogleカレンダーを利用していることが前提。
PCで予定を告知を行う場合はメールを推奨。

追加するカレンダーと表示するカラーを選択。

デフォルトではカレンダーは1つで、アカウントで使用しているメールアドレスが表示される。

ブリーフケースのアイコンで、「予定あり」「デフォルトの公開設定」になっている項目は、カレンダーを共有設定している場合に使用するもので、予定の内容を閲覧する権限がない共有ユーザーに対して、入力した予定を「予定あり」と表示するのか「予定なし」と表示するのか指定する。
公開設定に関してはデフォルトで「非公開」になっているので、他のユーザーと共有するには後述の共有設定が必要になる。

説明欄はフリースペースなので、予定に関連した情報などの入力に使用する。

カレンダーの追加

デフォルトで設定されているカレンダーは、「マイカレンダー」として「自分のアカウント」と「リマインダー」「誕生日」と、「他のカレンダー」として「日本の休日」があり、カレンダーは追加が可能。

カレンダーは予定作成時に色分けができるので、1つのカレンダーでも分類は可能だが、他のユーザーと共有したり、仕事とプライベートを区別するなど、複数のカレンダーを使い分けると管理がし易い。

「友達のカレンダーを追加」では、Googleカレンダーと同一アカウントのGoogleコンタクトにメールアドレスが登録されている人が表示されるが、当然ながら本人からカレンダーの閲覧権限を付与されない限り、追加することは出来ない。

また、カレンダーのチェックを外すと、該当のカレンダーが非表示なる。

新しいカレンダーを追加する場合は、「友達のカレンダーを追加」の横にある「+」をクリックし、表示されるメニューから「新しいカレンダー」を選択。
または、カレンダー右上の「ギア」アイコンから「設定」を選択し、左ナビゲートメニューから「カレンダーを追加」→「新しいカレンダー」を選択。

ウインドウが開いたら「名前」にカレンダーのタイトルを入力し、任意でカレンダーの説明を加えて、「カレンダーを作成」をクリックすると、作成したカレンダーが「マイカレンダー」に追加される。

自身のアカウント名になっているカレンダーの表示を変更するには、「マイカレンダー」のカレンダーにマウスオーバーした際に表示される「︙」をクリックし、メニューから「設定と共有」を選択。
また、このメニューで該当カレンダーの基本色を変更できる。

「新しいカレンダー」作成時と同じウインドウが開くので任意の名前に変更。
変更は自動保存される。

編集が完了したら左上にある「設定」横の「←」をクリックしてカレンダーに戻る。

追加したカレンダーは予定作成時にリスト表示され、選択したカレンダーに予定が追加される。
そのため上図の「Works」を共有し、「Personal」が非公開の場合、Personalに追加した予定を閲覧できるのは自分のみになる。

リマインダーとToDoリスト

Googleカレンダーには「リマインダー」か「ToDoリスト」を追加でき、デフォルトではリマインダーが設定されている。

リマインダーとは「お忘れ防止通知」のことで、通常の予定は実行しようがしまいが関係なく、指定時間が過ぎると自動的に完了してしまうが、Googleカレンダーのリマインダーは「完了」にしない限り毎日表示されることになる。

一方のToDoリストは仕事効率化では欠かせない「やることリスト」。
やるべきことを常にリストアップし、優先順位を変更させることで、今やるべきこと、次にやるべきことを確認できる、シンプルなビジネスツール。

リマインダーもToDoリストも「やるべき事」の予定という点は同じなので、後はどちらが自分のスタイルに合っているかの問題。

リマインダーとToDoリストを切り替えるには、「マイカレンダー」の「リマインダー」にマウスオーバーし、表示される「︙」をクリックして、メニューから「ToDoリストに切り替える」を選択。

リマインダーを追加するには、カレンダーの空いてる時間枠をクリックし、開いたウインドウの「予定」を「リマインダー」に変更して、タイトルと時間を入力して「保存」。
作成したリマインダーはPCのGoogleカレンダーでも、スマホのGoogleカレンダー アプリでも表示される。

通常の予定のようにカレンダーの「+」や「詳細オプション」の編集画面はなく、登録された「予定」を「リマインダー」に変更することもできない。

リマインダーは「完了」にしないと翌日に繰り越されるため、予定が終了したら該当のリマインダーをクリックし、表示されるウインドウの「完了」をクリック。

完了したリマインダーは「完了済み」として時間枠外に表示される。

カレンダーをToDoリストに切り替えた場合、ToDoリストは右枠にあるタブをクリックして表示する。

ToDoリストはタイトルだけの入力でも可。
期限を指定する場合は「>」をクリック。

期限の指定とフリースペースが表示されるので任意で入力。

ToDoリストの期限は日付のみ指定でき、時間の指定は不可。
期限を指定したToDoリストは、期限日の時間枠外に表示される。

ToDoリストはGmailと共有できるものの、スマホのアプリではGoogleカレンダー、Gmailともに表示されないデメリットがある。

Googleコンタクトの誕生日

マイカレンダーの「誕生日」カレンダーは、Googleコンタクト(連絡先)と連動しており、Googleコンタクトに登録した人の誕生日、もしくは登録した人がGoogle+で公開している誕生日がカレンダーに表示される。

誕生日カレンダーの設定を変更するには、誕生日カレンダーにマウスオーバーし、「︙」をクリックしてメニューから「設定」を選択。

表示する誕生日を「Google+と連絡先」にするか「連絡先のみ」にするか選択できる。

Googleコンタクト(連絡先)に誕生日が入力されていると自動的に表示されるので、うっかり忘れてしまうのを防止できたりする。

カレンダーの共有と統合

カレンダーの共有には「一般公開」「限定公開」があり、他のアプリケーションからのアクセスやウェブページへの埋め込みなどのコードも取得できる。

共有設定はマイカレンダーから共有するカレンダーにマウスオーバーし、メニューから「設定と共有」をクリック。

カレンダーを一般公開するには、「一般公開して誰でも利用できるようにする」にチェックを入れ、閲覧権限を選択するだけ。

一般公開なので、共有するカレンダーが自身のアカウント(最初から登録されているカレンダー)のものは、自分のメールアドレスをGoogleコンタクトに登録しているユーザーが、「友達のカレンダーを追加」で簡単に追加できるので、公開設定するカレンダーの選択は慎重に。

通常、一般公開する場合は共有用に新しく追加したカレンダーを使用し、「共有可能なリンクを取得」からカレンダーへアクセスするURLを取得し、カレンダーを共有する相手にURLを教えるのが定石。

共有カレンダーのURLを入手したら、直接ブラウザで開くことができ、自身のGoogleカレンダーに取り込む場合は「マイカレンダー」の「友だちのカレンダーを追加」のメニューから「URLで追加」を選択し、URLを入力して「カレンダーを追加」をクリックすれば、「他のカレンダー」に追加される。

カレンダーを一般公開せず、特定の人物と共有するには、「特定のユーザーと共有」の項目にある「ユーザーを追加」をクリックし、共有する相手のメールアドレスを入力し、付与する権限を選択して「送信」。

送信したカレンダーは相手のGoogleカレンダーの「他のカレンダー」へ自動的に追加される。

一方的に自分のカレンダーを相手に送信できるが、カレンダーが勝手に追加された相手は該当カレンダーを「✕」で登録解除することが可能。

「カレンダーの統合」では一般公開しなくてもカレンダーにアクセス可能なURLの取得や、ウエブページにカレンダーを埋め込むiframeのコード、サードパーティ製のアプリからカレンダーにアクセスを可能にするURLなどが取得できる。




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