Google カレンダー の設定と使い方

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使い勝手の良い無料のスケジュール管理アプリ

Googleカレンダー はGmailとともに代表的なGoogleのクラウドアプリケーションで、 ToDoリスト Keep Gmailなどとシームレスに連携したシンプルで使い勝手の良いスケジューラー。

2017年10月にWEB版のデザインが一新され、2018年9月には ToDoリスト と Keep を共存させる形で、待望のタスクとリマインダーの同時使用が可能になった。

もともとはブラウザでアクセスして利用するものだったが、スマホの普及によりアプリが提供され、PCとスマホでスケジュールを共有でき、 ToDoリスト と Keep だけでなく、乗換案内のようなスマホアプリの共有から、アプリの情報をカレンダーに取り込めるため、以前に比べると格段に使い勝手が向上している。

ただ、スケジュール管理は置かれている状況や環境によって使い方が異なるので、自分なりの使い方を模索するのが大切なのかも。

システム要件

Googleカレンダー がサポートしているブラウザはGoogle Chrome、Firefox、IE、Edge、Safariの最新版と、その1つ前のバージョンで、CookieとJavaScriptは有効になってることが前提条件。

※ブラウザに関しては最新バージョンの使用を推奨。

ソフトの入手先

モバイル版ならGoogle Playなどからアプリをダウンロードできるが、PC版には専用のアプリは存在せず、ブラウザからアクセスして使用する。

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GOOGLEアカウント

Gmailを使用するにはGoogleアカウントが必須なので、アカウントを持っていない場合は、事前にGoogleアカウントを取得しておく。

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Googleカレンダー の使い方

PCで Googleカレンダー を利用する場合は、Gmailと同様にブラウザで Googleカレンダー へアクセスする。

PCでカレンダーを使用する場合、 Googleカレンダー にログインした状態でブックマークに追加しておくのが一般的。

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Google Chromeはカレンダーを開いた状態で、タブのコンテキストメニュー(右クリックメニュー)から「タブを固定」、Firefoxの場合は「タブをピン留め」しておくと便利。

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カレンダーへはGoogleのトップページ「https://www.google.co.jp/」の右上に表示されるメニューや、使用しているブラウザのプラグインやアドオンなどで Googleカレンダー を追加することも可能。

カレンダーの表示形式

Googleカレンダー は「日」「週」「月」「年」「カスタム」の表示形式があり、デフォルトではカスタムビューは「5日」になっている。

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「日」「週」「5日」の場合は縦にタイムラインが表示され、「月」「年」は紙のカレンダーと同じ表示になる。

「週末を表示する」のチェックを外すと土曜日と日曜日が非表示なる。

googlecalendar055「週」の場合は「週末を表示する」にチェックが入っていると、日曜日始まりで土曜日までが表示され、「今日」の箇所は色付きで、現在の時間が赤いラインで示される。

全般設定とGmailからの自動登録

カスタムビューや通知のオンオフ、タイムゾーンなど、カレンダー全体の設定は「全般設定」で行う。

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カレンダーの右上にある「ギア」アイコンをクリックして「設定」を選択。

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「ビューの設定」ではデフォルトで「5日」になっているカスタムビューを「2日・3日・4日・5日・6日・7日・2週・3週・4週」に変更可能。
その他、「週の始まり」を「日曜」から「月曜」に変更したり、週末の表示設定なども行える。

また、デフォルトではGmailからフライトの予定などが自動的に追加される設定になっているので、不要であれば「Gmailからの予定」の「Gmail からの予定を自動的にカレンダーに追加する」のチェックを外しておく。

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現在のところGmailから追加される予定は、全てデフォルトのメインカレンダーに登録され、登録された内容の変更はできないので、編集が必要な場合は自動登録された予定を「その他の操作」で他のカレンダーへコピーし、自動登録された予定を削除するという手間がかかるものの、はじめから入力するよりは効率的かも。

ToDoリスト と Keep

Googleカレンダー とシームレスに連携している ToDoリスト と Keep は、それぞれサイドパネルで直接編集が可能になっている。
ただし、 Keep のメモにリマインダーを設定する場合は、 Keep のページで行う必要がある。

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「 Keep 」と「 ToDoリスト 」には Googleカレンダー のサイドパネルからアクセスできる。

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Googleカレンダー で設定した「タスク」は ToDoリスト に反映されるが、「リマインダー」は Keep には反映されず、カレンダーの中で完結する。
また、 Keep ではリマインダーに「場所」を設定可能だが、 Googleカレンダー では日時のみの設定になる。

予定の作成

Googleカレンダー は「予定」「タスク」「リマインダー」3種のスケジュール設定が可能なっており、期限設定した「 ToDoリスト 」のタスクと、リマインダー設定をした「 Keep 」のメモは自動的に Googleカレンダー に取り込まれる。

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予定を追加する日時の箇所をクリックすると、入力ウインドウが開くので、タイトルに予定を入力し、「タイトル」「予定・リマインダー・タスク」の選択、「日時の指定」など必要な項目を入力して「保存」。

リマインダー

Googleカレンダー は通常の「予定」でも通知設定を有効にすれば指定時刻に通知されるが、「リマインダー」が「予定」と異なる点は、リマインダーは「完了」にマークしない限り、翌日以降も表示されること。
そのためリマインダーには「予定日時を経過しても実行する必要がある事」を設定するなど、「予定」としっかり区別すると Googleカレンダー が一層便利になる。

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リマインダーは「完了」にしないと翌日に繰り越されるため、予定が終了したら該当のリマインダーをクリックし、表示されるウインドウの「完了」をクリック。

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完了したリマインダーは「完了済み」として時間枠外に表示される。

タスク

タスクは「 ToDoリスト 」と連動しており、 ToDoリスト に追加したタスクで「日付」を設定したものがカレンダーに表示され、逆にカレンダーで「タスク」として保存したスケジュールは ToDoリスト のタスクとして追加される。

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タスクもリマインダーと同様に「完了する」ボタンがあり、「完了する」をクリックしなければ ToDoリスト の「リスト」に残ったままになる。

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Googleカレンダー には未完のリマインダーを ToDoリスト にコピーする機能がある。

コピーを行うには、 Googleカレンダー のサイドパネルで「 ToDoリスト 」を開いて右上のメニューをクリック。

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メニューから「リマインダーを ToDoリスト にコピーする」を選択。

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コピー先の「リスト」を選択後、インポートしたリマインダーを削除する場合は「コピーが完了したリマインダーは削除する」にチェックを入れて「リマインダーをインポート」をクリック。

「コピーが完了したリマインダーは削除する」にチェックを入れなければ、同じ内容のリマインダーとタスクが表示されるようになる。
また、インポートされるリマインダーは、すべての未完リマインダーになり、個別に指定してのインポートは不可。

予定の詳細設定

入力ウインドウの「その他のオプション」をクリックすると「繰り返し」「通知設定」「公開設定」など追加設定が可能で、作成した予定をダブルクリックしても詳細画面が開く。

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詳細画面で変更できないのが「予定」「リマインダー」「タスク」のカテゴリー設定。
予定やタスクをリマインダーにしたり、タスクを予定にすることはできないが、前述の通り「すべての未完リマインダー」はタスクに変更できる。

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「通知」はデフォルトで予定時刻の30分前に設定してあり、Widnowsの設定で通知を有効にしていればデスクトップ通知され、スマホでも Googleカレンダー の通知を有効していれば通知される。

通知のタイミングと回数は任意で設定でき、目覚まし時計のスヌーズのようにすることも可能。

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「通知」はメール送信に変更することもでき、オフにする場合は「✕」で削除する。

「メール」にすると指定日時に予定を告知したメールを受信する。

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「繰り返し」は毎日・毎週・毎月・毎年のほか、カスタム設定で隔週など反復する予定の場合、その都度入力せずとも設定した終了日まで予定が自動入力される機能。

デフォルトで「繰り返さない」になっている箇所のドロップダウンリストから「カスタム」を選択すると、繰り返しの終了日や繰り返す回数、隔週の設定が可能。

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「場所の追加」は住所を入力するほか、ランドマークを入力すると住所が自動表示される。

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場所を追加しておくと、予定をクリックして表示されるウインドウに情報が追加され、先頭のマップアイコンをクリックすると Googleマップ が開く。

初めての訪れる場所など、事前に場所を追加しておくと、現地で場所がわからない時、スマホで目的地を表示させて経路を調べることができるので結構便利。

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「ビデオ会議を追加」は組織的にGoogleのグループウェアを導入している際に使用する項目で、「ハングアウト」を選択すると予定に「Hangoutsに参加」というリンクが表示され、クリックするとビデオ通話が開始する。

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追加するカレンダーと表示するカラーを選択。

デフォルトではカレンダーは1つで、アカウントで使用しているメールアドレスが表示される。

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ブリーフケースのアイコンで、「予定あり」「デフォルトの公開設定」になっている項目は、カレンダーを共有設定している場合に使用するもので、予定の内容を閲覧する権限がない共有ユーザーに対して、入力した予定を「予定あり」と表示するのか「予定なし」と表示するのか指定する。
公開設定に関してはデフォルトで「非公開」になっているので、他のユーザーと共有するには後述の共有設定が必要になる。

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説明欄はフリースペースなので、予定に関連した情報などの入力に使用する。

カレンダーの追加

デフォルトで設定されているカレンダーは、「マイカレンダー」として「自分のアカウント」と「 ToDoリスト 」「リマインダー」「誕生日」があり、「他のカレンダー」としてカレンダーを追加することが可能。

カレンダーは予定作成時に色分けができるので、1つのカレンダーでも分類は可能だが、他のユーザーと共有したり、仕事とプライベートを区別するなど、複数のカレンダーを使い分けると管理がしやすくなる。

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「ユーザーを検索」では、 Googleカレンダー と同一アカウントの Googleコンタクト にメールアドレスが登録されている人が表示されるが、当然ながら本人からカレンダーの閲覧権限を付与されない限り、追加することは出来ない。

また、カレンダーのチェックを外すと、該当のカレンダーが非表示なる。

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新しいカレンダーを追加する場合は、「他のカレンダー」の横にある「+」をクリックし、表示されるメニューから「新しいカレンダーを作成」を選択。
または、カレンダー右上の「ギア」アイコンから「設定」を選択し、左ナビゲートメニューから「カレンダーを追加」→「新しいカレンダーを作成」を選択。

ウインドウが開いたら「名前」にカレンダーのタイトルを入力し、任意でカレンダーの説明を加えて、「カレンダーを作成」をクリックすると、作成したカレンダーが「マイカレンダー」に追加される。

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自身のアカウント名になっているカレンダーの表示を変更するには、「マイカレンダー」のカレンダーにマウスオーバーした際に表示される「︙」をクリックし、メニューから「設定と共有」を選択。
また、このメニューで該当カレンダーの基本色を変更できる。

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「新しいカレンダー」作成時と同じウインドウが開くので任意の名前に変更。
変更は自動保存される。

編集が完了したら左上にある「設定」横の「←」をクリックしてカレンダーに戻る。

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追加したカレンダーは予定作成時にリスト表示され、選択したカレンダーに予定が追加される。
そのため上図の「Works」を共有し、「Personal」が非公開の場合、Personalに追加した予定を閲覧できるのは自分のみになる。

Googleコンタクト の誕生日

マイカレンダーの「誕生日」カレンダーは、 Googleコンタクト (連絡先)と連動しており、 Googleコンタクト に登録した人の誕生日がカレンダーに表示される。

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誕生日カレンダーの設定を変更するには、誕生日カレンダーにマウスオーバーし、「︙」をクリックしてメニューから「設定」を選択。

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Googleコンタクト (連絡先)に誕生日が入力されていると自動的に表示されるので、うっかり忘れてしまうのを防止できたりする。

カレンダーの共有と統合

カレンダーの共有には「一般公開」「限定公開」があり、他のアプリケーションからのアクセスやウェブページへの埋め込みなどのコードも取得できる。

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共有設定はマイカレンダーから共有するカレンダーにマウスオーバーし、メニューから「設定と共有」をクリック。

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カレンダーを一般公開するには、「一般公開して誰でも利用できるようにする」にチェックを入れ、閲覧権限を選択するだけ。

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一般公開なので、共有するカレンダーが自身のアカウント(最初から登録されているカレンダー)のものは、自分のメールアドレスを Googleコンタクト に登録しているユーザーが、「友達のカレンダーを追加」で簡単に追加できるので、公開設定するカレンダーの選択は慎重に。

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通常、一般公開する場合は共有用に新しく追加したカレンダーを使用し、「共有可能なリンクを取得」からカレンダーへアクセスするURLを取得し、カレンダーを共有する相手にURLを教えるのが定石。

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共有カレンダーのURLを入手したら、直接ブラウザで開くことができ、自身の Googleカレンダー に取り込む場合は「マイカレンダー」の「友だちのカレンダーを追加」のメニューから「URLで追加」を選択し、URLを入力して「カレンダーを追加」をクリックすれば、「他のカレンダー」に追加される。

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カレンダーを一般公開せず、特定の人物と共有するには、「特定のユーザーと共有」の項目にある「ユーザーを追加」をクリックし、共有する相手のメールアドレスを入力し、付与する権限を選択して「送信」。

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送信したカレンダーは相手の Googleカレンダー の「他のカレンダー」へ自動的に追加される。

一方的に自分のカレンダーを相手に送信できるが、カレンダーが勝手に追加された相手は該当カレンダーを「✕」で登録解除することが可能。

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「カレンダーの統合」では一般公開しなくてもカレンダーにアクセス可能なURLの取得や、ウエブページにカレンダーを埋め込むiframeのコード、サードパーティ製のアプリからカレンダーにアクセスを可能にするURLなどが取得できる。





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