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Googleドキュメントの設定と使い方

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MS Office と高い互換性を持つ 無料の クラウド型 ワープロアプリ

Googleドキュメント は Google が提供している 無料のクラウド型 ワープロソフトで、MS Word や LibreOffice / Apache OpenOffice の Writer と テキスファイル と互換性があり、ウェブアプリはバージョン管理 や 画像の文字を認識する OCR機能 も実装している。

オフラインでも利用できるが アクセスできるのは Googleドライブに保存されているファイルのみで、ローカルディスクに保存されているファイルを直接 開くことはできない。

システム要件

Google バックアップと同期 バージョン 3. 55 現在

OS:対応ブラウザがサポートしているバージョン
対応ブラウザ:Chrome / Firefox / Edge / Safari

ブラウザ は 最新バージョンと 1つ前のバージョンのみサポート
Cookie と JavaScript は 有効になってること。
Google アカウント

使用するには Googleアカウントが必須。

google

Googleアカウントの 取得 と 設定

Google の各種サービス利用に必要な アカウントの作成 と セキュリティ設定 Googleアカウントは Googleが提供している Gmail , YouTube , Chromeブラウザ , Google Driv […]

Googleドキュメント のインストール

ウェブアプリは ブラウザでアクセスするためインストールは不要だが Googleドライブ バックアップと同期 をインストールすると「 Googleドキュメント 」への ショートカットが作成される。

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ウェブアプリは Google のホームページ ( google.com ) の 右上に表示される アイコンメニューから「 ドキュメント 」を選択するか ( docs.google.com/document ) へ直接アクセスする。

表計算アプリ「 スプレッドシート 」, プレゼンテーションアプリ「 スライド 」, アンケートなどの作成アプリ「 フォーム 」へも Googleドキュメント からアクセス可能。

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Googleドライブ バックアップと同期 」をインストールすると デスクトップ のショートカットからアクセスできる。

Googleドライブ のウェブアプリからも「 新規作成 」でアクセス可能。

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モバイルアプリ は Playストア からインストール。

「 スプレッドシート 」「 スライド 」は別途 インストールが必要で「 フォーム 」のモバイルアプリは リリースされていない。

オフライン設定

「 新規作成 」と「 最近使用したファイル 」をオフラインで利用可能にする場合は「 設定 」の「 オフライン 」を有効にし、「 最近使用したファイル 」以外のファイルは 個別に オフライン設定が必要。

設定方法は ウェブ版 / モバイルアプリ 共通。
「 オフライン設定 」は Googleドライブ  / Google ドキュメント / スプレッドシート / スライド フォーム 共通で、いずれか 1つのサービスで「 オフライン 」を有効にすると 他のサービスでも有効になり個別設定はできない。

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デバイスがオンライン状態 のときに Googleドキュメントの ホーム画面 左上にあるハンバーガーボタン から「 設定 」を選択。

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「 オフライン 」の項目を有効にすると「 新規作成 」と「 最近使用したファイル 」が オフラインで利用可能になる。

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「 最近使用したファイル 」以外を オフラインで利用可能にする場合は 対象ファイルの右にある 3点リーダー から「 オフラインで使用可能 」を有効にする。

ファイルをダウンロードして オフライン編集を可能にするため オフラインで利用する デバイスごとで 設定が必要。
ウェブ版の場合は ファイルのコンテキストメニュー ( 右クリックメニュー ) , モバイルアプリは ファイルのロングタップ でも 設定可能。

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オフラインの設定をしたファイルには「 オフラインで利用可 」のアイコンが表示される。

モバイルアプリは ハンバーガーボタンから「 オフラインファイル 」で 一覧表示が可能。

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オフラインで編集したファイルは オンラインになるまで「 更新 」アイコンが表示される。

ウェブアプリで オフラインのファイルへアクセスできるのは Chrome ブラウザ のみで、Googleドキュメント をサポートしている Firefox / Edge などのブラウザでは アクセス不可。 

Word の新規作成

モバイルアプリは 新規作成 のメニューに「 Word ファイル 」を追加でき、作成した Word ファイルはローカルストレージに保存できる。

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ホーム画面 左上にあるハンバーガーボタン から「 設定 」を選択して「 Wordファイルの作成 」を有効にする。

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新規作成メニューに「 新規 Word ファイル 」が追加される。

Word の新規ファイルは 初回のみ保存先の指定が必要で、Googleドライブに保存すると 次回編集時から自動保存が有効になる。

Googleドキュメント の使い方

テキスト入力 や 書式設定 など ワープロアプリの基本機能は 実装しており ファイルの共有 や バージョン管理もできる。

Googleドキュメント がサポートしているファイル形式
.doc・.docx・.docm・.dot・.dotx・.dotm・.html・.txt・.rtf・.odt
「 パスワードで保護されたファイル 」「 マクロを含んだファイル 」はサポート外。
ファイルの互換性
MS Word や LibreOffice Writer で使用されている 特殊な装飾 や 字間・行間設定などは反映されないが、ベーシックなフォーマットであれば 違和感なく表示できる。
フォントの問題
モバイルアプリの Googleドキュメントでは フォント設定で 日本語フォントが選択できず、異なる環境でファイルを開くとフォントが置き換わるため レイアウトは 崩れてしまう。
Windows の 標準フォントを使用した MS Word のファイルは MS Office for Android で 開くと MSゴシック/ 明朝 や メイリオ , 游ゴシック/ 明朝 など 不足しているフォントをダウンロード して表示が可能なため Googleドキュメント よりもレイアウトの再現率は高い。

基本操作

Googleドキュメントを開くと Googleドライブ に保存されている Googleドキュメントと Googleドキュメントがサポートしているファイル形式のファイルが 一覧表示される。

一覧表示されるのは Googleドキュメントのファイル .gdoc ( 拡張子は非表示) と Wordファイル .doc/ .docx のみで、サポートされている リブレオフィス や オープンオフィス の .odt や テキストファイル は 表示されていないため、編集する場合は Googleドライブ からアクセスが必要。

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ファイルの新規作成は「 + 」のボタンから選択。

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ファイルの削除 や 名前の変更 は 3点リーダー のメニューから行う。

モバイルアプリでは 共有 , 移動 など ファイルに関する操作 が 3点リーダーのメニュー集約されているが、ウェブアプリでは 共有 や 移動 などは ファイルを開いてから操作する。

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ウェブアプリではファイルを開くと編集できるが モバイルアプリは「 編集 」アイコンをタップして 編集モードへ切り替えが必要。

印刷レイアウト

ウェブアプリでは 編集画面が デフォルトで「 印刷レイアウト 」になっており Googleドキュメント から PDF でダウンロードすると 表示されているレイアウトでファイルが出力される。

PDF 以外のファイルで ダウンロードしても レイアウトは維持されない。

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モバイルアプリでは ファイルを開いてから 右上の3点リーダー から「 印刷レイアウト 」を有効にすると 印刷した際のイメージで 表示 される。

書式設定 / 文字装飾

書式設定は「 タイトル 」や「 見出し 」などの スタイル , フォントのサイズやカラー と 文字揃え  , インデント , 箇条書き のほか 行間隔 が設定ができる。

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ウェブアプリ の 書式設定 / 文字装飾  上部のツールバー から設定。

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モバイルアプリの書式設定は 編集モード に切り替えて 上部の「 A 」アイコンをタップすると 設定メニュー が表示される。

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文字装飾 や 文字揃え , 箇条書き など一部の書式設定は キーボード上のツールアイコンからも設定できる。

保存 / ダウンロード

ウェブアプリでは Googleドキュメント と MS Word のファイルは Googleドライブに自動保存され、モバイルアプリでは ローカルストレージに保存したファイルも自動保存が有効になる。

Googleドライブからアクセスが必要な「 .odt 」や「 .txt 」などを Googleドキュメントで開くと 編集内容は Googleドキュメントファイル ( .gdoc ) として保存される。

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ウェブアプリでは メニューバーの上に 保存状態が表示される。

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モバイルアプリは 編集モードで 内容が変更されると上部のツールバーに「 確定 」アイコンが表示され タップすると保存されるが、アイコンをタップしなくても 編集モードから移動すると 自動保存が実行される。

ファイル形式を指定して保存

Googleドキュメント のファイルを Word ファイル や オープンオフィス のファイル形式で保存する場合 ウェブアプリは「 ダウンロード 」, モバイルアプリは 「 エクスポート 」で処理を行う。

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ウェブアプリでは上部メニューバーの「 ファイル 」にある「 ダウンロード 」からファイル形式を選択すると 指定したファイル形式で ファイルがダウンロードされる。

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モバイルアプリでは ファイルを開いて 右上の 3点リーダー のメニューから「 共有とエクスポート 」の「 名前を付けて保存 」を選択。

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保存するファイル形式を指定して実行。

ファイルは Googleドライブに保存されるが MS Word 以外のファイル形式で 保存した場合 Googleドキュメントのホーム画面 には表示されない。

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モバイルアプリの ファイルリスト の 3点リーダー のメニューにある「 ダウンロード 」は MS Word の ファイルは Wordファイルを、Googleドキュメント のファイルは PDFファイル で 「 Download 」フォルダに ファイルをダウンロードする。

バージョン履歴からのリストア

Google ドキュメント は変更履歴が保存されているので 任意のバージョンから リストア ( 復元 ) できる。

バージョン履歴からのリストアはウェブアプリのみ可能。

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復元するファイルを開き「 ファイル 」の「 変更履歴 」から「 変更履歴を表示 」を選択。

「 最新の版に名前をつける 」で 現在表示されている状態に 名前をつけて保存することもできる。

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右ペインの「 変更履歴 」に 変更されたタイミングで保存された バージョンが表示されるので ロールバックするバージョンを選択。

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「この版を復元」をクリックするとファイルがロールバックされる。

OCR

Google ドキュメント は 画像から文字起こしができる OCR 機能を実装しており、使用する場合は Googleドライブ から JPEG や PNG , PDF などの 画像ファイルを Google ドキュメントで開く。

OCR ( Optical Character Recognition ) は スキャナ や カメラで撮影した画像に含まれる文字を読み取り 文字コードに変換するプログラム。
OCR は ウェブアプリのみ可能。

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ウェブアプリの Googleドライブを開き 保存されている 画像ファイルを選択後 コンテキストメニュー ( 右クリックメニュー ) の「 アプリで開く 」から「 Googleドキュメント 」を指定。

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指定した画像ファイルが Googleドキュメントに取り込まれ、画像の下に 画像に含まれている文字が テキストで入力される。

 

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