Googleドキュメントの設定と使い方

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MS Officeと高い互換性を持つ無料ワープロクラウドアプリ

Google ドキュメント はGoogleが提供しているクラウドアプリケーションで無料のワープロソフト。
クラウドアプリケーションのため基本的にはオンラインでの使用が前提だが、設定によりオフラインでも使用可能になる。

Google ドキュメント はクラウドアプリケーションのため、アクセスできるのは Google ドライブ に保存されているファイルのみで、ローカルディスクに保存されているファイルを直接開くことは出来ないので注意が必要。
スタンドアローン(単体)で動作するものではなく、サポートしているブラウザ上で操作することになる。

Google ドキュメント で作成したファイルは( .gdoc )という拡張子になるが、Microsoftの Word ( .doc .docx )や LibreOffice や Apache OpenOffice のWriter(.odt)と互換性があるため、 Google ドライブ にファイルを保存していれば、Officeアプリがインストールされていないデバイスでも、ファイルの閲覧や編集が可能になる。
また、 Google ドキュメント には画像の文字を認識する OCR 機能があり、画像ファイルからの文字起こしもできる。

Google ドキュメント がサポートしているファイル形式

.doc・.docx・.docm・.dot・.dotx・.dotm・.html・.txt・.rtf・.odt

上記ファイルでも「パスワードで保護されたファイル」「マクロを含んだファイル」はサポート外で、Wordに埋め込まれているグラフ・動画は画像に変換される。

システム要件

Google ドライブ バージョン2.34.5075.1619現在

OS:Windows7 以降
対応ブラウザ:Chrome、Firefox、IE11、Edge、Safari

※ブラウザに関しては最新バージョンと1つ前のバージョンのみサポート
※CookieとJavaScriptは有効になってることが前提条件

ソフトの入手先

Google ドキュメント はスタンドアローンではないため、パソコン版のアプリは存在しないが、 Google ドライブ のデスクトップアプリをインストールすると、 Google ドキュメント ほかシート・スライドのショートカットがデスクトップに作成される。

Google ドライブ バックアップと同期 ダウンロードページlink

Googleアカウント

Google ドキュメント を使用するにはGoogleアカウントが必須なので、アカウントを持っていない場合は、事前にGoogleアカウントを取得しておく。

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Google ドキュメント の使い方

Google ドキュメント は Google ドライブ に保存されるというか、サービスそのものは Google ドキュメント が先に提供されており、 Google ドキュメント の保存領域を拡張したものが Google ドライブ なので、 Google ドキュメント のファイルはすべて Google ドライブ に保存されているため、 Google ドキュメント の使用には Google ドライブ が不可欠。

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パソコン上の操作で例えるなら、 Google ドライブ がパソコンのハードディスクと同じ役割を担っており、 Google ドライブ に保存されている Google ドキュメント のファイルをダブルクリックすると、別タブで Google ドキュメント の操作画面が開く。

起動方法はドキュメント・スプレッドシート・スライド共通。

Google ドキュメント はワープロソフトなので、MicrosoftのWordやLibreOfficeのWriterなどと基本的な操作は同じ。

Google ドライブ からの起動

Google ドライブ から Google ドキュメント を展開する場合は、オンライン版の Google ドライブ にアクセスする。

Google document 001

「+新規」をクリック。

Google document 003

「 Google ドキュメント 」をクリックすると「新規ドキュメント(空白のドキュメント)」が開く。

Google document 002

用意されているテンプレートを使用する場合は「 Google ドキュメント 」から「テンプレート」を選択。

Google document 004

「テンプレート」からも「空白」を選択すると新規ドキュメントの作成が可能。

テンプレートには「履歴書」「カバーレター」「パーソナル」「仕事」「教育」の5項目があり、「タイトル」や「見出し」などの書式や文書のレイアウトが設定されているので、レイアウト構成が苦手な時は便利かも。

デスクトップショートカットからの起動

デスクトップ版の「 Google ドライブ バックアップと同期」をインストールすると、デスクトップに Google ドキュメント のショートカットが生成され、 Google ドライブ を経由せず、各アプリを独立した状態で利用できる。

ただし、これらはローカル環境にアプリケーションがインストールされているわけではないため、作成したファイルは Google ドライブ に保存され、Google Chrome以外のブラウザではオフライン環境で利用できない。

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通常のデスクトップアプリと同様のショートカットだが、クリックするとブラウザが起動する。

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ブラウザがGoogleアカウントにログインしている状態であれば直接 Google ドキュメント が開く。
Googleアカウントにログインしていない場合は、アカウントへのログインを求められる。

オフライン設定

Chromeブラウザを使用している場合のみ「オフライン設定」をすることでオフライン状態でも使用が可能になるが、ファイルをローカルディスクへ保存するため、ローカルディスクの空き容量が消費される。
また、デバイスがオンラインでなければ「オフライン設定」はできないので、オフラインで利用する可能性がある場合は予め設定が必要。

「オフライン設定」は Google ドライブ 、 Google ドキュメント 、Googleスプレッドシート、Googleスライド共通なので、いずれか1つのサービスで「オフライン」を有効にすると、他のサービスでもオフラインが有効になり、個別設定はできない。

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オフラインを有効にするには、ドキュメント「ホーム」にある左上のメニューアイコンから「設定」を選択。

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新規ドキュメントを開いている場合は、左上にある Google ドキュメント のアイコンをクリックすると「ホーム」に移動する。

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「オフライン」の項目を有効にすれば、Chromeブラウザでオフライン時の編集が可能になる。

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「オフライン」を有効にした状態でも、FirefoxやEdgeなどのブラウザでオフライン時に Google ドキュメント を開くと、通常のウェブサイトと同様にアクセスができない。

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Chromeを使用していると、オフライン時にはファイルタイトルの横に表示されるアイコンが「オフライン」になり、自動保存の表示も「すべての変更をオフラインで保存しました」に変わる。

オフラインで編集された内容は、オンラインに切り替わった際に Google ドライブ へアップロードされ、自動的に同期される。
また、 Google ドキュメント で有効にした「オフライン」で利用できるのは、「新規作成」と「最近使用したファイル」のみで、 Google ドライブ に保存されている全ての Google ドキュメント ファイルへアクセスできるわけではないので注意が必要。

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使用頻度の低いファイルをオフラインで利用する場合は、予め Google ドライブ で任意のファイルやフォルダをオフライン設定にしておく必要がある。

オフライン設定は、任意のファイルやフォルダを選択してコンテキストメニュー(右クリックメニュー)から「オフラインで使用可」を有効にする。

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Google ドキュメント で「最近使用したドキュメント」に表示されている場合は、ファイルを選択してコンテキストメニューから「オフラインで使用できるようにする」を有効にする。

ファイルの編集

Google ドキュメント で「新規ドキュメント」以外のファイルを編集する場合は、 Google ドライブ にアクセスする。

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Google ドキュメント の「ホーム」に表示される「最近使用したドキュメント」に対象のファイルがない場合は、メニューから「ドライブ」を選択。

もしくは直接 Google ドライブ を開いてもOK。

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任意のファイルを選択してコンテキストメニュー(右クリックメニュー)を開くと、選択ファイルが Google ドキュメント で開ける場合は、メニューに「 Google ドキュメント 」が表示される。

「おすすめアプリ」は選択ファイルを開くことのできるサードパーティ製のクラウドアプリで、選択するとそれぞれのページへ移動する。

互換性

MicrosoftのWordとの互換性についてはLibreOfficeのWriter以下、ApacheOpenOffice以上いった感じで、特殊な装飾や字間設定は反映できないが、ベーシックなフォーマットであれば違和感なく表示できる。

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Microsoft Wordのテンプレート。

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WordのテンプレートをLibreOfficeのWriterで開くと、装飾のカラー字間がわずかに異なり、リストの「・」が片影されていないが、再現率は高い。

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同じくApache OpenOfficeのWriterで開くと、もはや原型を留めていない。

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同じファイルを Google ドライブ にアップロードして Google ドキュメント で開くと、互換性がない部分についてのメッセージが表示される。

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LibreOfficeで開いた状態から装飾を取り除いたような状態になるが、クラウドアプリケーションとしての再現率は優秀。

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ちなみにMicrosoft謹製の「Word Online」で開くとプレーンテキスト状態。
自社製品のテンプレートすら再現できない「Word Online」と比較すると、 Google ドキュメント の優秀さが際立ってしまう。

バージョン管理

Google ドキュメント は変更履歴が保存されており、バージョン管理によるリストア(復元)が可能になっている。

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ファイルをロールバックするには上部に表示されている「変更内容をすべてドライブに保存しました」をクリック。

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右ペインの「変更履歴」に変更されたタイミングで保存されたバージョンが表示され、バージョンを選択すると左ペインに内容が表示されるので、ロールバックしたバージョンを選択。

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「この版を復元」をクリックするとファイルがロールバックされる。

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現在の版を活かしたまま、以前のバージョンのファイルを復元する場合は、上部メニューの「ファイル」から「変更履歴」→「最新の版に名前をつける」で最新バージョンを別名保存してからリストアを実行する。

共有

Google ドキュメント はクラウドアプリケーションのため、Googleアカウントを取得してるユーザー間で共同作業が可能になっている。
また、Googleアカウントを取得していないユーザーに対しては、ファイルを共有設定することにより閲覧可能な状態にすることもできる。

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ファイルの共有設定は上部「共有」をクリック。

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Googleコンタクトにメールアドレスが登録されている場合は名前で入力可能。
コンタクトに未登録のユーザーはメールアドレスを直接入力し、右のアイコンから相手に付与する権限を選択。

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「通知」にチェックが入っていると「メモを追加」の項目が表示されるので、メール本文を入力して「送信」をクリックすると、ファイル共有の通知メールが送信される。

通知をしなくても共有設定は可能なので、別途メールなどでファイルを共有したことを伝えることもできる。
共有したファイルは、相手の Google ドキュメント 「ホーム」の「最近使用したドキュメント」と Google ドライブ 「マイドライブ」のトップからアクセス可能。

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共同編集者がオンラインであればチャットしながらのファイル編集が可能。

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設定した共有を解除する場合は「共有設定」の「詳細設定」を開き、共有しているユーザーを削除する。

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「共有可能なリンクを取得」を有効にすると、共有リンクを知っている不特定多数のユーザーに一括して設定した権限を付与することになるので、有効にする場合は注意が必要。

OCR

OCR(Optical Character Recognition)とはスキャナやカメラで撮影した画像に含まれる文字を読み取り、文字コードに変換するプログラム。

日本語は漢字・ひらがな・カタカナ・英数字と使用する文字が多く複雑なため、昔のOCRの精度は酷いものだったが、 Google ドキュメント はパソコンで作成されたファイルであれば、かなりの精度で文字起こしが可能になっている。

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Google ドキュメント に「OCR」というメニューは存在せず、JPEGやPNG、PDFなどのファイルを Google ドキュメント で開くだけ。

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先のWordのテンプレートをWord Onlineで開いた残念な感じのスクリーンショットを Google ドライブ にアップロードして Google ドキュメント で開いてみると、文字の認識率は100%だった。

一昔前なら100%なんて絶対に有り得なかったのだが、この精度であれば十分に使用できるレベル。
ただし、あくまで文字を起こすだけなので、Excelなど表計算アプリを使用したレイアウトの文書などは、文字が踊ってしまうため後からの編集が面倒だったりする。

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スマホのカメラで適当に撮影した上図の画像を Google ドキュメント で開いてみると以下のようになった。

Features: • Support your device in both portrait and landscape mode • Angle adjustable and multifunctional for viewing, gaming or typing • Compact, lightweight, Strong, durable, foldable, portable • Simply and easily to use and easily pack away when not in use • Compatible with any smartphone and tablet PC up to 10 inches Specifications: • Dimensions(folded): 83x71mm . N.W.: 319 XOOOMSUAY1 277.7 l itr… HILFE (Black) WT RoHS Made in China

これを簡単にレイアウトし直したのが下記。

Features:
• Support your device in both portrait and landscape mode
• Angle adjustable and multifunctional for viewing, gaming or typing
• Compact, lightweight, Strong, durable, foldable, portable
• Simply and easily to use and easily pack away when not in use
• Compatible with any smartphone and tablet PC up to 10 inches
Specifications:
• Dimensions(folded): 83 x 71mm
. N.W.: 319
XOOOMSUAY1
277.7l itr… HILFE (Black) WT
RoHS
Made in China

画像は傾いてコントラストも良くないものの、英数字だけということもあり、間違っていたのでNet Weight部分の「・」が「.」になっているのと「g」が「9」、バーコード部分の「0」が「O」、後は「スマホ・タブレット用折...強化版」という日本語とも中国語とも分からぬ部分が「Black」以外全滅しているくらい。

OCRは精度の問題があるため後からの見直しが必須で、精度が悪いと修正箇所が多く、「削除して入力」という作業が増えるため、初めから全て入力したほうが早いケースも多々あるが、 Google ドキュメント のOCRは使いようによっては非常に便利だったりする。





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