Telework Mgt with Google Calendar – Googleカレンダーでテレワーク管理

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即席テレワークに活用できる Googleカレンダーの共有機能

テレワークは 特定の仕事場にとらわれない働き方を指す造語で、在宅勤務とほぼ同義になっている。

通勤で疲弊しているサラリーマンにとって「 在宅勤務 」は 憧れの働き方なのだが、本格的なテレワークは VPN などセキュリティの強化や業務フローの見直し、取引先への対応など 一朝一夕で導入できるものでもない。
ただ、コロナウィルスの流行により 否応なくテレワークに切り替えざるを得ない状況になりつつあるのも事実で、本格的なテレワーク環境の導入が難しい 中小零細企業では セキュリティリスク を負いつつも サーバ や NAS へ外部アクセスを可能にしたり、職場の PC を WOL で遠隔起動して リモートデスクトップ を使用可能するなどの準備が必要になっている。

テレワークが難しいのはハードウェアや業務フォローなどの環境整備だけではなく、性善説に基づいた働き方なので、組織として活動する場合は人の管理も課題になる。
業務委託などで成果主義を採用していれば 管理する必要もないのだが、目標と成果が曖昧なテレワークに向かない職種の場合 従業員の管理は必須。

グループウェアを導入していない環境で、コストをかけずにチームの管理を行う場合は、Google カレンダーの共有機能 を使用し、それぞれのスケジュールや タスクの進捗と結果を共有することで一元管理ができる。

スケジュール管理表の作成

使用する Google アカウントは個人で取得しているものでも 新規作成したものでも使用できるが、個人で取得したアカウントの場合は 作業スケジュール用 カレンダーの作成が必要になる。

Googleアカウントの新規取得は下記参照
google

Googleアカウントの取得と設定

Googleの各種サービス利用に必須 GoogleアカウントはGoogleが提供している Gmail , YouTube , Chrome ブラウザ , Google Drive , カレンダー などの各サービスを利用す […]

Googleアカウントの基本設定は下記参照
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Google カレンダー の設定と使い方

使い勝手の良い無料のスケジュール管理アプリ Googleカレンダー はGmailとともに代表的なGoogleのクラウドアプリケーションで、 ToDoリスト ・ Keep ・Gmailなどとシームレスに連携したシンプルで使 […]

Google カレンダー の使用条件

Googleカレンダー がサポートしているブラウザは Google Chrome , Firefox , IE , Edge , Safari の最新版と その1つ前のバージョンで Cookie と JavaScript が有効になってることが前提条件。

※ブラウザに関しては最新バージョンの使用を推奨。

モバイル版ならGoogle Playなどからアプリをダウンロードできるが、PC 版には専用のアプリは存在せず ブラウザからアクセスして使用する。

Googleカレンダー link

個人アカウント使用時のカレンダーの追加

個人で取得したアカウントを使用する場合は 共有カレンダーを新たに登録する。

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左ナビゲーションバーにある「 他のカレンダー + 」をクリック。

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「 新しいカレンダーを作成 」を選択。

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登録するカレンダーにわかりやすい名前を付けて「 カレンダーを作成 」をクリックして登録。

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追加したカレンダーの「 ︙ 」をクリックして「 設定と共有 」を選択。

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「 特定のユーザーとの共有 」の項目で「 + ユーザーを追加 」をクリック。

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スケジュールを管理する 管理者 のメールアドレスを入力し 「 権限 」のリストから  付与する権限を選択して「 送信 」。

「 変更および共有の管理権限 」がアカウントを取得した本人と同格の管理者権限になる。

新規アカウントのカレンダー共有

カレンダーの共有設定は 個人アカウントと同じで、共有するユーザーの追加と 共有 URLの取得。

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取得したアカウントでログイン後 Googleカレンダーを開いて「マイカレンダー」のアカウント名の「 ︙ 」ぁら「 設定と共有 」を選択。

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「 特定のユーザーとの共有 」の項目で「 + ユーザーを追加 」をクリック。

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スケジュールを管理する 管理者 のメールアドレスを入力し 「 権限 」のリストから  付与する権限を選択して「 送信 」。

「 変更および共有の管理権限 」がアカウントを取得した本人と同格の管理者権限になる。

管理者 カレンダーへの登録

カレンダーの共有設定をした際に 追加した管理者のメールアドレス宛に「 xxxxxxx@gmail.comさんがあなたとカレンダーを共有しました 」というタイトルでメールが送信されるので、本文のリンクをクリックしてカレンダーを追加する。

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メール本文の「 このカレンダーを追加 」をクリック。

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メール本文の リンク をクリックすると「 カレンダーを追加 」のメッセージが表示されるので「 追加 」。

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マイカレンダー にカレンダーが追加されるので「 ︙ 」をクリックして「 設定と共有 」を開く。

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「 名前 」の箇所を メンバーの個人名など 管理しやすい名称に変更。

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カレンダーが追加される。

URL によるカレンダーの追加

カレンダーの共有設定で「 特定のユーザーとの共有 」の項目で ユーザーを追加する際、「 招待 」を送信せずに 共有設定したカレンダーの URL で 追加することもできる。

メンバーのアカウントを新規取得して登録する際は URL で追加したほうが効率的。

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「 カレンダーの統合 」の項目にある「 iCal 形式の非公開 URL 」をコピーする。

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左ナビゲーションバーにある「 他のカレンダー + 」をクリック。

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「 URL で追加 」を選択。

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取得したカレンダーの URL を貼り付けて「 カレンダーを追加 」。

予定のルール設定

カレンダーを共有するだけでは管理にならないので タスクの内容と時間を明確化し、管理者は メンバーの予定に入力された タスクと所要時間の妥当性と進捗や結果の確認を行う必要がある。

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カレンダーの予定は「 タイトル 」「 時間 」「 説明 」が主な項目になっているので、各項目の入力に規則性をもたせると管理がしやすくなる。

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予定はカレンダーを設定することで 管理者だけでなくメンバー間でも共有でき、他のメンバーの行動を可視化することの効果も期待できる。

ハングアウト / Skype との併用

Google カレンダー を使用したスケジュールの一元管理は、テレワークを本人が自己申告で目標設定を行うもので スケジュール通りに仕事をしている保証はどこにもない。

目標に対しての結果が出ていれば 作業時間に縛られる必要はないと思うが、成果が曖昧な仕事の場合は「拘束時間」というのは重要な要素になる。
そのため Google カレンダーとは別に リアルタイムでのレスポンスが必要な 勤務状況 や 進捗確認 などをコミュニケーションツール を利用して補完する。

コミュニケーションツールでは Slack が人気だが、Slack の無料版ではグループチャットが利用できないので、無償なら ハングアウト や Skype のほか国内サービスの ChatWork などを使用する。

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ハングアウトは Google が提供しているサービスで Gmail からも利用できる。

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Slack などのようなワークスペースは実装していないが WEB カメラと マイクがあれば グループでのビデオチャットも可能。

ワークスペースのクラウドアプリは Dropbox の Paper や Evernote など無償で利用できるものもあるが、メンバー全員の ITスキルがそれなりに求められるため、急場のテレワークで使用してもグダグダになりやすいので、少々アナログでも オンラインストレージでファイルを共有したほうが良いかも。

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Skype は Widnows 10 標準アプリなので 導入は簡単だが 利用する場合は チーム全員の Microsoft アカウントが必要になり、個人所有の PC を使用してテレワークをする場合は 少々ハードルが高い。

Skypeを使用したテレワークの悪例で、サボっていた社員に対し Skype を常時接続した状態で 20分に1度  進捗報告させるといった 監獄のような罰則を設けているところもあったりする。
直接 給与を支払っている経営者からすれば 監視したくなる気持ちも理解できるが、行き過ぎた管理はモチベーションを下げる愚策。

在宅勤務は通勤がなく いつもは身体を休める自宅で仕事をするため オンとオフの切替が難しく、職場のように周囲が仕事モードというわけでもないため、自室に一人で作業をしても他人の目が無いので緊張感が持続しにくい。
また、ハングアウト や Skype などのビデオチャットの常時接続は 抑止力にはなるものの 常に監視されている という強迫観念に近いプレッシャーを与えかねず、人によっては大きなストレスになってしまう可能性もある。

テレワークの管理はある意味 不毛なため、性悪説に基づくなら 成果報酬の業務委託にすべきで、性善説に基づくなら 必要最低限の管理に留めて 従業員を信じるしかないのかも。

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