Googleドキュメントは無料のクラウド型オフィススイート。
Googleドキュメントの特徴
- Microsoft Officeや LibreOfficeと高い互換性がある
- バージョン管理からのリストア機能をサポート
- 画像の文字を認識する OCR機能も実装
Googleドキュメントの互換性
- ドキュメント（Google Docs）：ワープロ
読み込み可能なファイル形式：gdoc, doc, docx, html, txt, rtf, odt
書き出し可能なファイル形式：docx, epub, txt, rtf, odt, pdf, ウェブページ - スプレッドシート（Google Sheets）：表計算
読み込み可能なファイル形式：gsheet, xls, xlsx, ods, csv, tsv, txt
書き出し可能なファイル形式：xlsx, ods, csv, tsv, pdf, ウェブページ
- スライド（Google Slides）：プレゼンテーション
読み込み可能なファイル形式：gslide, ppt, pptx, odp
書き出し可能なファイル形式：pptx, odp, pdf, txt, jpeg, png, svg
- フォーム（Google Forms）：オンラインフォーム作成
パスワードで保護されたファイル・マクロを含んだファイル はサポート外で、特殊な装飾や字間・行間設定などは反映されない。
gdoc, gsheet, gslide が Googleドキュメントの拡張子で、Googleドライブでは拡張子が非表示になっている。
開発元
- 開発元：Google LLC
- 開発元の拠点：米国
システム要件
アクセスと設定
Googleのトップページ を開き、右上にあるアプリメニューから ドキュメント を選択するか、https://docs.google.com/document/ へ直接アクセスする。
パソコン版 Google ドライブ をインストールする際に Googleドキュメントのショートカット作成を有効にするとデスクトップからアクセスでき、ウェブ版 Googleドライブ からも 新規作成 でアクセス可能。
オフライン設定
chromeウェブストア から Google オフライン ドキュメント をブラウザにインストール
オフライン設定は Chromeブラウザと Brave で有効になるが、Edgeでは利用不可。
機能拡張をインストール後、Googleドキュメントのハンバーガーボタンから 設定 を開いて オフライン を有効にする。
オフライン設定 は Googleドライブ・Googleドキュメント・スプレッドシート・スライド・フォーム 共通で、いずれか 1つのサービスで オフライン を有効にすると他のサービスでも有効になる。
設定 の オフライン を有効にせずファイル個別にオフライン設定する場合は、ファイルメニューの オフラインで使用できるようにする を有効にする。
オフラインで利用できるのは 新規作成ファイル と 最近使用したアイテム で、オフラインで編集された内容はオンラインになると自動的にクラウドへ同期される。
Googleドキュメント の使い方
Googleドキュメント はローカルストレージのファイルを直接開くことができないため、編集するファイルは Googleドライブ にアップロードする。
Googleドキュメントにアクセスすると ドキュメント（Google Docs） が開くので、アプリを切り替える場合は左上のハンバーガーボタンから選択。
ホーム画面には 最近使用したアイテム が表示される。
最近使用したアイテム は表示設定がないので個別にファイルを非表示にすることはできない。
最近使用したアイテム に表示されていないファイルを開く場合は、ホーム画面 左上のハンバーガーボタンからドライブ を選択して Google ドライブ から開く。
ホーム画面 右下の「+」アイコンにマウスオーバーすると新規作成メニューが表示される。
ファイル名は 左上の 無題のドキュメント の箇所に入力。
ファイルの削除や名前の変更、オフラインの設定は 3点リーダーのメニューから行う。
保存
編集した内容は自動保存され、メニューバーの上に保存状態が表示される。
Googleドライブから .odtや .txt などを Googleドキュメントで編集した場合、編集内容は Googleドキュメントファイル（.gdoc）や Wordファイル（.docx）として保存される。
ダウンロード
Googleドキュメントのファイルを他のファイル形式で保存する場合は、メニューバーの ファイル から ダウンロード でファイル形式を指定してファイルをダウンロード。
共有
ファイル の 共有 から選択。
- 他のユーザーとの共有
アクセス権限を指定してドキュメントを共有。 - ウェブに公開
閲覧用のリンクを発行し、ドキュメントをウェブ上に公開。
他のユーザーとの共有 を選択すると 共有ダイアログ が開くので、アクセスできるユーザーを設定するか、一般的なアクセスでアクセス権限を設定して「リンクをコピー」で共有リンクを取得する。
- ユーザーやグループを追加
Google 連絡先 に登録している グループ（ラベル）やユーザー名を入力するか、直接メールアドレスを入力し、送信先のメールアドレスが Googleアカウントで使用されている場合は相手の Googleドライブに共有ファイルとして追加され、Googleアカウントで使用されていないアドレスの場合は共有ファイルへアクセスできるリンク付きのメッセージが送信される。 - 一般的なアクセス
「制限付きユーザー」と「リンクを知っている全員」があり、制限付きユーザーは「ユーザーやグループと共有」に登録した相手のみアクセスできる。
共有ファイルのアクセス権限 は 設定 アイコンから編集する。
閲覧者 と 編集者 の違いは共有ファイルのアクセス権限変更の可否のみで、オーナーがダウンロードや印刷の制限をかけていないかぎり、閲覧者もファイルのダウンロードや印刷が可能。
コメントは共有したファイルにコメントのみ挿入でき、制限がない場合はダウンロードや印刷も可能になる。
バージョン履歴からのリストア
復元するファイルを開き、メニューバーから ファイル の 変更履歴 で 変更履歴を表示 を選択。
最新の版に名前をつける で現在表示されている状態に名前をつけて保存することもできる。
右ペインの 変更履歴 に変更されたタイミングで保存されたバージョンが表示されるので、ロールバックするバージョンを選択して 3点リーダーから処理方法を指定。
この版を復元を選択すると既存ファイルが指定バージョンにロールバックされる。
OCR
OCR機能はウェブアプリの Googleドライブで保存されている画像ファイル（PDFもサポート）を選択し、コンテキストメニュー（右クリックメニュー）の アプリで開く から Googleドキュメント を指定。
OCR（Optical Character Recognition）はスキャナやカメラで撮影した画像に含まれる文字を読み取り、文字コードに変換するプログラム。
指定した画像ファイルが Google Docsに取り込まれ、画像の下に画像に含まれている文字がテキストで入力される。
備考
MS Officeと互換性があるとはいえ、仕事で利用する主力のオフィスソフトとしては力量不足で、無料のオフィススィートであれば Libre Office の利用を推奨。
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