Gmailの設定と使い方(設定編)

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デフォルトのままでもそれなりに使い勝手の良いGmailだが、「設定」でカスタマイズすることで更に使いやすくなる。

また、Gmailはメールの転送や複数アカウントの利用、メールの経由サーバの指定、POP3メールアカウントの追加など、かゆいところに手が届く様々な機能を実装している。
特に他のメールアカウントも含めた複数アカウントの利用に関しては、「自動転送と送信アカウントの追加」「Google Fetcher」「アカウントの切替」「代理機能」など、いくつかのアプローチ方法があるので、自分にあった仕様で使うことができる。

Gmailの基本操作

Gmailの設定と使い方(基本操作編)

GmailはGoogleが提供している大容量ウェブメールでHotmailやYahoo mail、goo mailなどフリーのウェブメールの中でも操作性と機能性は群を抜いている。 Googleが開発したプラットフォーム A … 続きを読む






設定方法

Gmailは受信トレイが表示されている画面でも、「ラベル」や「フィルタ」などの設定は可能(基本操作編を参照)になっているが、それらを含めて、ほぼ全ての設定は「設定」ページで行うことができる。

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Gmailの設定画面は受信トレイの画面右上にある「ギア」のアイコンをクリックして、プルダウンメニューから「設定」を選択。

署名

署名はメール送信時にメールの下部にはいる定型文で、Gmailでは複数の送信アカウントを設定でき、各アカウントごとに署名を作成できる。

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署名は設定画面の「全般」を開き、「署名」の項目で設定する。
送信アカウントを追加している場合は、各アカウントごとに署名の設定が可能で、署名を追加するアカウントをドロップダウンリストから選択。

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テキストボックスに任意の署名を入力する。
署名はリッチテキスト形式(HTML)なので、文字色などの装飾やリンクを使用することも可能。
ただし、メール作成時にプレーンテキスト形式を選択すると、署名の装飾は全て削除される。

署名を作成したらページの最下部にある「変更を保存」をクリック。

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新規のメッセージを作成すると、自動的に署名が挿入されるようになる。

キーボードショートカット

Gmailにはショートカットが用意されており、矢印キーでの移動や「Ctrl+Enter」でのメッセージ送信など、いくつかは常に有効になっているものの、その他の多くは設定でショートカットを有効にしなければ使えない。
使用頻度の高い操作だけでも、ショートカットを覚えると作業効率が格段に向上するのでオススメ。

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ショートカットを有効にするには、設定画面の「全般」を開き、「キーボードショートカット」の項目で「キーボードショートカット ON」にチェックを入れ、最下部の「変更を保存」をクリック。

Gmail のキーボード ショートカットlink

送信取り消し

送信取り消しは、もともとlabsで提供されていたサービスで、仕様として正式採用された機能。
メッセージを送信した直後に、「あ゛っ!」となっても通常なら時既に遅しだが、この機能を有効にすると、指定した時間だけ送信を取り消すことができる。

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送信取り消しを有効にするには、設定画面の「全般」を開き、「送信取り消し」の項目にチェックを入れて、取り消せる時間を指定して、ページ最下部の「変更を保存」をクリック。

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送信取り消しを有効にすると、メッセージを送信した際に、通常なら「メールを送信しました。メッセージを表示」というメッセージに「取消」が追加され、設定した時間だけ表示され、「取消」をクリックすれば送信が取り消される。

添付漏れ、CcやBccの入れ忘れ、コピペした本文の修正忘れなどなど、個人的には非常に重宝している機能だったりする。

自動転送

複数アカウントを使用する際に、最もシンプルな方法が「メールの転送」。
A・B・C 3つのアカウントがあり、Aをメインに利用している場合、BとCに送信されたメールを自動でAに送る操作が転送。
メールアドレスを入力するだけで、GmailをGmailに転送したり、GmailからOutlookやYahooメール、その他のPOPメールに転送できる。

ただし、自動転送は設定後の新着メールのみが対象で、過去に受信したメールは転送されないため、過去のメールを含めてGmailで受信したい時はFetcher 機能を使用する。

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設定画面の上部にあるメニューから「メール転送とPOP/IMAP」をクリックし、次に「転送先アドレスを追加」をクリック。

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転送先のメールアドレスを入力。

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転送するメールアドレスの確認。
問題なければ「続行」。

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転送するメールアドレスに確認メールが送信されるので、転送先のメールを起動してメールを確認。

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設定画面の「転送」の項目が「確認コード」の入力に変わっているので、メールに記載されている「確認コード」を入力して「確認」。

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「転送を無効にする」のラジオボタンにチェックが入っているので、「受信メールを*****に転送して」の項目にチェックし、転送時の処理を選択して完了。

転送を一時的に中止する場合は、「転送を無効にする」にチェックを入れるだけ。
転送設定したメールアドレスを削除する場合は、表示されているメールアドレスのドロップダウンリストから削除を選択。

転送されてくるメールは普通に受信トレイに入ってくるので、通常のメールと転送メールが混在した状態になるため、受信側のメーラーでフィルタを設定しておくのがベター。
メールの送信元はメール送信者ではなく、転送設定をしたGmailのアドレスになるので、フィルタのFromにGmailのアドレスを設定すると、転送メールと通常の受信メールを区分けすることができる。

転送先がGmailの場合は、次の「送信アカウントの追加」をすることで、転送されたメールに対しての返信を、メールを受信したアドレスから返信することも、別に用意したアドレスから送信することも可能。

送信アカウントの追加

メールアカウントを使い分けている時に便利なのが送信アカウントの追加。
送信時に任意のアドレスが選択でき、署名もアカウントごとに使用できる。
メールの経由サーバを設定すれば、Gmailを使用しながら”gmail.com”以外のドメインから送信することも可能。

会社メールアドレスを自動転送してGmailで受信しても、通常なら返信する場合はGmailのドメインになるため体裁が悪いが、送信アカウントに会社のアドレスを追加すれば、Gmailから返信する際も会社のアドレスから送信するので、仕事で利用するときなどに便利。

送信アカウントを追加する際は、SMTP経由でメール送信設定には、メールのユーザ名やパスワード、SMTPサーバなどの情報が必須になる。

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アドレスを追加するには、設定画面の「アカウントとインポート」を開き、「名前」の項目にある「メールアドレスを追加」をクリック。

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「名前」は送信相手に表示される名前を入力し、メールアドレスには追加するアドレスを入力。

「エイリアスとして扱います」についてはGmailのヘルプに、メインアドレスと同様に扱う場合にはチェックボックスをオンにするよう記載があるものの、開封確認などの通知を受ける際に有効なだけなので、開封確認機能がない個人用Gmailではオフにしていたほうが使い勝手がよいかも。

メールを送信した場合、メッセージへの返信は「差出人(送信したアドレス)」になるのだが、返信先を別のアドレスにした時には、「別の返信先アドレスを指定」をクリックして、返信先アドレスを入力する。

設定できたら「次のステップ」。

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SMTPを使用して別のメールアドレスからメールを送信する場合は、プロバイダで提供されているSMTP(送信サーバ)やポート情報、ユーザー名とパスワードを入力。

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別のGmailのアドレスを追加する場合はSMTPやポート情報は必要ない。

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MicrosoftのOutlookメールも追加可能だが、Outlookにログインするパスワードでは認証してくれないので、設定が少々ややこしい。

まずOutlookメールの設定でPOPを有効にして、アカウント情報から「セキュリティーとプライバシ」→「その他のセキュリティ設定」で「2段階認証」を有効化。
「2段階認証」が有効になると「アプリパスワード」の設定が可能になるので、「アプリパスワード」から「新しいパスワードを作成」をクリックし、そこに表示されたパスワードをSMTPの認証パスワードとして入力。
ちなみにドメインがoutlook.jpとlive.jpではSMTPが異なるが、どちらでも認証できた。

必要項目の入力後、「アカウントを追加」もしくは「確認メールの送信」をクリックすると、追加したメールアドレスに確認コードが送信される。

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追加したメールアドレスに「Gmail からのご確認」というタイトルのメールが届いているので、メッセージ内に記載されているリンクをクリックするか、メッセージ内にある「確認コード」を入力して「確認」をクリック。

確認コードを入力した場合は認証完了。

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メッセージ内のリンクをクリックした場合は確認画面が開くので「確認」をクリックして認証完了。
確認コード入力の画面が開いたままだが、認証は完了しているので「ウインドウを閉じる」で閉じてOK。

Gmail Fetcher 機能

Gmail Fetcherは他のGmailやPOPメールを最大5アカウントまで受信できる機能で、POPメールの場合はメールサーバにメールが保存されている状態であれば、過去のメールも含めて受信が可能。
また、他のGmailをFetcher機能で受信設定すると、過去のメールも含め全てのメールを取り込むことが可能で、Gmailを移行する際などに活用できる。

POPメールを追加する場合は、送信アカウントと同様に、POPメールのユーザ名やパスワード、POPサーバなどの情報が必要。

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Gmail Fetcherの設定は、設定画面の「アカウントとインポート」にある「POP3を使用して他のアカウントのメッセージを確認」の項目から「自分のPOP3メールアカウントを追加」をクリック。

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Gmailで受信するPOP3メールもしくは他のGmailアドレスを入力。

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POP3メールの場合は、プロバイダで提供されているPOP3(受信サーバ)やポート情報、ユーザー名とパスワードを入力。

その他の項目は任意でチェックを入れる。
他のメールソフトをメインで使用する際は、「取得したメッセージのコピーをサーバに残す」にチェックを入れることを推奨。
このチェックを入れていないと、先にGmailでPOP3サーバに届いたメールを受信した場合、後からメインのメールソフトで送受信を行っても対象のメールが受信されない。

「メールの取得にセキュリティで保護された接続を使用する」にもチェックを入れておくことを推奨。現在はほとんどのプロバイダでSSL接続は可能なはずだが、設定時にエラーメッセージが表示され、内容が「プロトコル エラー」の場合はチェックを外す。

「受信したメールにラベルをつける」と「メッセージを受信トレイに保存せずアーカイブする」に関しては任意で設定。

設定が終了したら「アカウントの追加」をクリックする。

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追加するアカウントが「名前(送信アカウント)」に追加されていない場合は、続いて「送信アカウントの追加」設定が開始する。
追加の手順は「送信アカウントの追加」を参照。

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設定が完了すると設定画面の「POP3を使用して他のアカウントのメッセージを確認」の項目に「メール確認中…」と表示され、数分後に画面を更新(F5)すると「前回のメールチェック◯◯分前」という表記に変わる。
受信設定を削除する場合は、削除するアカウントに表示されている「削除」をクリックするだけ。設定内容の確認や変更は「情報を編集」で可能。

この処理によりPOP3のメールサーバに保存されているメールを取り込み、これから受信する新規メールをGmailで受信するようになる。
ただし、Thunderbirdなどのメーラーを使用して、メールサーバからメールをダウンロードしてローカルにのみ保存している場合は取り込むことができない。
どうしてもGmailで管理したい時は、必要なメールを1通ずつ地道にGmailへ転送するしかない。

GmailからGmailへの移行

Gmailから別のGmailアカウントの受信にGmail Fetcherを使用すると、保存されている全てのメールが取り込まれるので、複数アカウントの統合やメインメールのバックアップを含めたアカウントの移行に利用できる。

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Gmail FetcherはPOPメールを取り込む機能なので、取り込み先のGmailでPOPを有効にしておく必要がある。
「設定画面」から「メール転送とPOP/IMAP」を開いて、「POPダウンロード」の項目で「すべてのメールでPOPを有効にする」にチェックを入れて「変更を保存」。

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次に受信する側のGmailで、POP3メールの設定と同様に取り込み先のGmailアカウントを入力して「次のステップ」をクリック。

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ユーザー名がアカウントだけになっているので「@gmail.com」を追加してメールアドレスとパスワードを入力して「アカウントを追加」。

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正しくアカウントとパスワードを入力しても、「指定のユーザー名とパスワードによるPOP3アクセスはサーバーで拒否されました。」とエラーメッセージが出ることがあるので、メッセージの箇所にある「エラーの詳細を表示」をクリック。

エラーの詳細には該当エラーに対する下記のヘルプページへのリンクが表示されているはず。
クライアントでユーザ名とパスワードが受け入れられないlink

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エラーが表示された場合は、取り込み先のGmailで上記のようなメールを受信している。

この現象は2016年9月現在確認できるが、GmailからGmailへのPOP3接続が「安全性の低いログイン技術」として、Googleアカウントのセキュリティでブロックされているのが原因。
そのためエラーを回避するにはGoogleアカウントのセキュリティ設定を変更する必要がある。

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取り込み先Gmailのアカウントでログインした状態で、Googleアカウントの「アカウント情報」から「ログインとセキュリティ」を開き、ページの最下段にある「安全性の低いアプリの許可」をONにして「有効」にする

Googleアカウント管理(アカウント情報)ページlink

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「安全性の低いアプリの許可」を「有効」にして、再びメールアカウント追加の設定画面でパスワードを入力し、「アカウントの追加」をクリックしても同様のエラーが表示される場合は、「Google アカウントへのアクセスを許可」が必要で、「「パスワードが正しくありません」エラー」というヘルプに「Google アカウントへのアクセスを許可」へのリンクがある。

「パスワードが正しくありません」エラーlink

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ヘルプに記載されているリンクを開き「次へ」をクリック。

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この操作でアクセスが有効になったので、再度メールアカウント追加の設定画面でパスワードを入力し、「アカウントの追加」をクリック。

それでも同様のエラーが出る場合は、アカウントやパスワードの入力に誤りがないか、取り込み先のGmailは正しくPOPが有効になっているかなど再確認。

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追加設定が完了するとPOP3メールの追加時と同様、追加するアカウントが「名前(送信アカウント)」に追加されていなければ「送信アカウントの追加」設定が開始する。
追加の手順は「送信アカウントの追加」を参照。

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受信が開始すると「アカウントとインポート」の項目に「履歴」というリンクが出現し、正常に受信すると左図のように取得メールの履歴が表示される。

ただ、2012年にGmailを移行した際には、取り込み先と受け入れ側に同一メールが存在していたため、過去のメールを取得しないという現象が起こった。
例えば「メールA」に保存されているものと同じメールを 「メールB」で一度受信し、そのメールをゴミ箱に移動した状態で、Mail Fetcherの設定を行なっても、「メールA」に保存されている過去のメールは一切受信せず、「メールA」に届いた新着メールしか「メールB」は取得しない。

正しく設定しても過去のメールを受信しない場合は、ゴミ箱や迷惑メールの中に送信元と同じメールが残っていないか確認し、残っている場合は完全に削除してから再設定すると良いかも。

アカウントの切り替え

Gmailはマルチアカウントに対応しているので、複数のGmailアカウントを登録し、切り替えて使用できる。
タブブラウザを使用してる場合は、切り替えたアカウントが新規タブで表示されるため、タブを切り替えるだけで複数のGmailアカウントのメールを確認可能。

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アカウントの切替を利用するには、利用するアカウントを追加する必要があるので、Gmailの右上にある「アカウントのアイコン」をクリックしてアカウント情報を表示し、「アカウントを追加」をクリック。

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追加するアカウントを入力して「次へ」。
「@gmail.com」は省略可能。

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Gmailが該当するアカウントを認識してパスワードの入力を求めてくるので、パスワードを入力。

パスワードが正しければ新規タブが開き、追加したアカウントのGmailが表示される。

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アカウントのアイコンをクリックすると、追加したアカウントが表示される。

次回からはデフォルトのアカウントでログイン後、アカウントアイコンから表示したいアカウントをクリックすると、新規タブで該当アカウントのGmailが表示される。

代理機能

アカウントの切替と似ていて非なるものが代理機能。
アカウントの切替は、自分が所有する複数のGmailアカウントを切り替えて使用するものだが、代理機能は自分以外の相手に権限を与えてGmailそのものを共有する機能。
当然ながらアクセス権限を与える相手もGmailを使用していることが利用条件。

営業マンの場合は事務方の補佐をする営業事務やアシスタントがいたりするが、営業事務やアシスタントに代理機能で編集権限を与えていれば、自分に届いたメールを共有できるので、メールに対する返信などのレスポンスもよくなる。

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新たにアクセス権限を与えるには、設定画面の「アカウントとインポート」を開き、「アカウントへのアクセス許可」の「アカウントを追加」をクリック。

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アクセス権限を与える相手のGoogleアカウントを入力。

GoogleアカウントはGmail以外のアドレスでも取得可能だが、Gmailの代理機能を使用するにはGmailのアカウントが必須。

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アクセス許可のメールを権限を与える相手に送信するため、「メールを送信してアクセスを許可」をクリック。

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アクセス権を与えた相手には「◯◯からGmail アカウントへのアクセス権が付与されました。承認しますか?拒否しますか?」というタイトルのメールが届き、本文に「承諾」と「拒否」のリンクがあるので、「承諾」のリンクをクリックすると、メールアドレスやパスワード入力などの設定なしに、24時間以内にアクセスが可能になり、アカウントに(代理)として追加される。

代理機能は個人利用のGmailだと最大5アカウントまで追加可能。

Gmailアカウントの削除

Googleアカウントにはアカウントのそのものの閉鎖と、各サービスごとの個別削除があり、Gmailも単体でアカウントを削除できる。
ただし、GmailはGoogleアカウントになっている場合は多く、Googleアカウントを残してGmailのみを削除する際は、Gmailの代替メールが必要になる。

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Gmailアカウントを削除するには、右上のアカウントアイコンから「アカウント」をクリック。

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アカウントの管理ページが開くので、「アカウントやサービスの削除」をクリック。

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「アカウントやサービスの削除」のページで「サービスの削除」をクリック。

パスワードの再入力画面が開くので、パスワードを入力して「ログイン」。

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アカウントを削除する前にデータのダウンロードを勧められる。
一時に気の迷いでアカウントを削除すると取り返しがつかないので、取り敢えずデータはダウンロードしていた方が賢明。

削除の準備ができたら「ゴミ箱」アイコンをクリック。

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Googleアカウントとして使用する代替のメールアドレスを入力して「確認メール送信」。

メールを確認するようメッセージが表示されるので、アカウントの代替として入力したメールを開いて「Gmailの削除の確認」というタイトルのメッセージを開く。

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確認メールに記載されているリンクをクリック。

別のGoogleアカウントを使用している場合は、ログイン画面が表示されるので、削除するGmailのGoogleアカウントでログイン。

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最終確認画面が開くので、本当に削除してもよいならチェックボックをにチェックを入れてから「Gmailを削除」でGmailのアカウントが抹消される。

Labs

GmailのLabs(ラボ)はGmailがベータ版だった頃の名残というか、実装するに至っていない機能を試験運用しているもので、実用的な機能から遊び心のある機能までいろいろ。
ベータ版の頃はラボに追加される機能も多かったが、現在は安定版公開時にあった機能から増えていない。
ちなみに現在実装している「送信取り消し」はlabsから格上げされた機能。

わずかにリスクはあるが、使用して問題が生じればラボの機能をオフにすれば良いだけなので、それほど慎重になる必要もなかったりする。

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Gmailがベータ版の頃から愛用しているのがlabsの「マルチ受信トレイ」。
個人的には正式実装を確実視していた機能だが、受信トレイがタブ形式になったために未だlabsにある。

マルチ受信トレイは文字通り複数の受信トレイを表示させる機能で、通常の受信トレイをメインとして、任意のラベルやスター付きのメールを表示可能にする機能。

個人的な使い方としては、「至急」「未処理」「進行中」「保留」というラベルを作り、受信したメールをToDoリストにしている。
ToDoリスト用のラベルとは別に、カテゴリー用のラベルも付けているので、結構使いやすい。

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labsの機能を有効にするには、設定画面から「Labs」を開き、任意の機能のラジオボタンを「有効にする」に変えて、「変更を保存」をクリックするだけ。

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マルチ受信トレイを追加すると、設定画面に「マルチ受信トレイ」のタブが追加され、表示させる受信トレイの設定が可能になる。

デフォルトではスター付きが表示されるようになっており、「is:starred」と入力されている。
任意のラベルを受信トレイに設定するには「「label:(ラベル名)」。

「進行状況」というラベルにネストされた「至急」というラベルの受信トレイを表示させるには「is:進捗状況/至急」となる。

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ラベル名の入力が分からない場合は、受信トレイに戻り、対象のラベルをクリックすると、「メール検索」のテキストボックスにクリックしたラベルが表示されるので、この部分をコピーしてパネルに貼り付ければOK。

マルチ受信トレイのほかにも「未読メッセージアイコン」や「返信定型文」など実用的な機能やユニークな機能があるので、いろいろ試してみると面白いかも。

Labsに限らず、実装している機能でもデフォルトでOFFになっているものは玉石混交で、あまり使えない代物もあったりする。
「デスクトップ通知」などはその最たるもので、ブラウザが起動していない状態で新着メールを通知してくれるのか思いきや、通知の条件は「Chrome、Firefox、Safari のいずれかで Gmail にログインして Gmail を開いている場合」なので、よほどデスクトップが散らかっていて、数多の作業ウインドウにブラウザが埋没しているような状態でもない限り、ほとんど意味をなさない。

以前はタスクトレイに常駐して新着メールを通知するGoogle Notifierというアプリが提供されていたが、現在はサポートされていない。
メールの通知に関してはスマホやタブレットのGmailが優れているので、PCとの併用がベストかも。









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