Gmail の 委任設定「代理機能」

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Gmail へのアクセス権限を付与する代理機能

Gmail には 自身のメールアカウント への アクセス許可を付与する「 代理機能 」が実装されており、アクセス権限を付与された 代理人は  メールの 閲覧 / 送信 / 削除 ほか ラベルやフィルターなど Gmail の設定 が可能になる。

代理人は Gmail への ログイン情報は与えられていないため Google アカウント の設定変更はできない。



代理機能

自身のメールへのアクセス許可は特殊なケースだが、仕事で Gmail を使用している場合 アシスタント や 事務方 に 代理機能で 編集権限を与えていれば 自分に届いた メールを共有できるため、メールの見落とし防止になり 案件に対するレスポンスも良くなる。

「 代理機能 」を利用する場合は 委任者 と 受任者 双方が Gmail を利用していることが使用条件。
代理人 は メールの 閲覧 / 送信 / 削除 だけでなく ラベル や フィルター の編集など Gmail の設定全般 の変更が可能になる。

Google ヘルプ – メールの委任の設定

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代理機能 を有効にする場合は Gmail の「 設定 」から「 すべての設定を表示 」を選択。

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「 アカウントとインポート 」の「 アカウントへのアクセス許可 」から「 別のアカウントを追加 」をクリック。

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アクセス権限を与える 相手 の Gmail アドレスを入力。

利用できるのは @gmail.com のドメインのみ。

 

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「 メールを送信してアクセスを許可 」をクリックして 代理人に アクセス許可のメールを送信。

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メールを送信したら 代理人 が 承認するまで 設定は「 保留 」になる。

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代理機能 が設定されたことへの注意喚起のため 7日間 Gmail の上部に メッセージが表示される。

代理機能 は 個人利用 の Gmail で 最大 5アカウントまで追加可能。

代理人 ( 受任者 ) の解除 と 設定

委任設定は 即時 解除可能で 代理人が操作したメールの表示設定もできる。

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「 設定 」の「 アカウントとインポート 」から「 アカウントへのアクセス許可 」に追加されている 代理人 の メールアドレス 右の「 削除 」をクリック。

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委任は 即座に解除される。

委任の解除を実行すると 代理人の Gmail に追加された 代理アカウントが削除されて アクセスができなくなるが 代理人へ 委任解除の 通知 は行われない。

代理人 ( 受任者 ) の操作

委任者 から Gmail へのアクセス権限を付与された 代理人 は 受信した メールで「 承認 / 拒否 」の 設定を行う。

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「 ◯◯ からGmail アカウントへのアクセス権が付与されました。承認しますか? 拒否しますか? 」という タイトル の メールを受信したら 本文にある「 承諾 」または「 拒否 」のリンクをクリック。

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アクセス権限の付与を 承認 する場合は「 確認 」をクリック。

「 確認 」をクリックすると メールアドレス や パスワード入力 などの設定なしに 30分 以内 に 委任者の Gmail へ アクセスが可能になる。

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代理機能 が有効になると 委任者の Gmail アカウントが追加され Gmail の右上にある アカウントアイコンから 切替が可能になる。

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代理アカウント に切り替えると 新規タブ で表示される。

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