Evernoteの整理術

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Evernoteは強力な検索機能があり、有料プランであれば画像内の文字やPDFファイル内の文字も検索対象になるので、取り敢えずEvernoteに保存しておくだけでも、非常に有用なデータベースになる。

ただし、無造作に蓄積してしまうと小さなインターネットのような状態になり、検索しても該当ページが多数ヒットするため、その中から更に必要なノートを探す羽目になってしまう。
仕事もパソコンも同じだが、「物を探す」という作業は非効率的で時間と労力の無駄以外の何ものでもない。




ノートのキーワード

Evernoteのキーワード検索は通常検索の他に「ー(マイナス)」や「intitle:(ノートのタイトルのみ検索)」「any:(または)」などのオプションも使用できるので、使いこなせれば目的のノートをかなり絞り込める。
ただ、うろ覚えのノートを検索する場合、検索するキーワードはかなり曖昧になってしまうため、ノートに含めるキーワードはかなり重要になる。

小さくて分りづらいが、ノートブックで普通に「WordPress」を検索すると、ウェブクリップほかWordPressに関するノートが26個抽出されたのだが、WordPressのノートブックには32個のノートが保存されている。
WordPressという単語が使用されていない6個のノートは、CSS関連のノートとHTMLのタグに関するノートで、記憶の中ではWordPressのデザイン修正時に使用していたので、完全にWordPress関連のノートなのだが、「WordPress」というキーワードで引っ張ることが出来ない状態にある。

Evernoteでキーワード検索をメインに使用する場合は、ノートのタイトルや本文にノートの内容を示すキーワードを着実に埋め込まないと、検索で引っかからない迷子のノートを量産することになるので注意が必要。
ただ、キーワードを埋め込んでも、ノートの数が増えてくると、複雑な検索条件で絞り込まないと、抽出されたノートの中から目的のノートを探す事になるので、ノートは分類しておくことを推奨。

Evernoteの分類

Evernoteには基本となる「ノート」、「ノート」を集めた「ノートブック」、「ノートブック」をカテゴリー分けできる「スタック」、「ノート」を分類できる「タグ」、複数の「ノート」を1つにまとめる「マージ」と、様々な切り口からノートを分類することが可能で、これらを利用環境に応じて上手く利用することが、Evernoteを使いこなすポイントになる。

Evernoteを構成する最小単位は「ノート」。
一時的なメモを始め、Webページのクリップ、PDFなどのファイルを取り込んだものなどは、全てノートとして保存される。
一般的に「ノート」というと「ノートブック」を意味していることが多いので少々ややこしいが、Evernoteのノートは本来の意味である覚え書きやメモを意味しており、ノートブックを構成する要素になる。

1冊のノートに、算数、国語、理科、社会と各授業の内容を記入するより、各教科ごとにノート(ブック)を作ったほうが見やすく、分かりやすいのと同じで、まず自分の環境に見合った「大分類」を作成する。

はじめに算数、国語、理科、社会というノートブックを作成し、関連したノートを各ノートブックに保存していく。

ある程度のノートが保存されると、ノートブックの中に複数のカテゴリーが存在してくる。
算数の中に数式・図形・関数といった分類ができると、各カテゴリーのノートブックを作成し、関連したノートを新たに作成したノートブックに振り分ける。

振り分けが完了すると元の「算数」という大分類のノートブック内は空になるか、新たな分類に属さないノートが残ることになるので、「その他の算数」などノートブックの名称を変更した上で、「算数」という大分類を「スタック」という形で作成する。
「算数」スタックの中には「数式・図形・関数・その他の算数」のノートブックがあり、各ノートブックには関連したノートが保存されている。

基本は「大分類」に「スタック」、「中分類」に「ノートブック」の形だが、ノートブック内のノートが増え、更にカテゴリー分けが可能な場合は新たにノートブックを作成するか、「タグ」を使用する。

ノートのカテゴリー分けが出来ていると、検索フォームにキーワードを入力せずとも、ある程度まで絞り込めるため、ノートの数が少ないうちはキーワード検索が不要になる。

ただ、別の見方をすると、ノートが少ないうちはキーワード検索でもヒットするノート数が少なく、必要とするノートが見つかりやすいため、ノートの整理が疎かになりがちだが、ノートが少ない段階でカテゴリー分けの癖付けをしたほうが、後々のためだったりする。

ノートのマージとエクスポート

ノートの使い方は様々だが、1つのプロジェクトに関するノートブックを作成し、そこへ様々なノートを保存した場合、プロジェクトが進行中は生きた情報でも、プロジェクトが終了すると資料的価値しか残らない。
その場合、後日参照することを考慮して、最小限必要なものを残し、一時的な進捗メモなどは取り敢えずまとめてマージしておく。

マージはノートを結合する操作で、「Ctrl」キーを押しながら結合するノートをクリックすると複数のノートが選択でき、「マージ」の操作が可能になる。

整理したノートブックは定期的に確認し、使用頻度が低いようであれば、ノートブック内のノートを精査し、資料として参考になる必要最小限の情報を集めてマージすることで、ノートブックの内容が1つのノートになる。
マージするとノートサイズが膨らむため、データベースそのものの肥大化対策にはならないものの、使い勝手を向上させるためには必須だったりする。
断捨離の本には「整理できない人は物を捨てられない」と書いてあるが、「いつか使うかも」を前提にすると、何も捨てられなくなる。
ただ、性質や内容によっては使用していなくても保存しておくべきノートもあり、データ類は意外と断捨離が難しい。
マージされたノートや、ノートブックやスタックで長期間使用しておらず、削除が難しいデータに関しては、一旦エクスポートしてEvernoteから削除してしまう。

エクスポートは「スタック」をまるごと指定することも可能だが、インポートする際は「インポート済みノート」というタイトルのノートブックになり、スタック内の各ノートブックのタイトルが消失してしまうため、少々面倒でもノートブック単位でエクスポートしておいたほうが賢明。
また、エクスポートファイルはローカルノートブックとしてインポートされるため、アップロード容量を消費することもない。

エクスポートする際は、Evernoteに「エクスポート」というノートを作成し、エクスポートしたノートブックのタイトルと、ノートブックに含まれる内容をキーワードに注意して記入しておくと、Evernote検索時にエクスポートしていることが分かりやすい。

インポートやエクスポートはWeb版Evernoteやモバイル用のEvernoteでは実行できないため、参照するにはパソコン用のEvernoteが実行可能な環境が必要になるが、いつでも参照できるようエクスポートファイルはDropboxやGoogleドライブなどのオンラインストレージに保存しておくのがベター。

Evernoteの使い始めはノートが蓄積されていくのが楽しいのだが、ノートブック内がカオスになると途端に使い勝手が悪くなる。
個人的には「一時保管」というノートブックを既定にし、ウェブクリップなど都度のカテゴリー分けが面倒なノートは、取り敢えず「一時保管」に入れて、時間のある時に振り分け作業を行っている。
ノートの断捨離やエクスポートなどは随時行うような作業でもないので、四半期や半期に1回程度の見直しを実施するだけでも、随分とデータベースが軽くなる。

「第二の脳」というのはEvernoteのキャッチフレーズだが、「忘却」が脳を最適化する重要機能だと言われている通り、Evernoteの記憶にも忘却による最適化が必要だったりする。

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