仕事でメールを使用する際に知っておくべき基本 と ビジネスメールのエチケット
マナーが「 社交上の礼儀 」を意味し エチケットは「 人間関係を円滑にする慣習 」を意味するので 日本の ビジネスマナーは 英語では ビジネスエチケット と表される。
社外向けの一般的な書類であれば「 拝啓 時下、益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。～ 」のような 挨拶文から始まるが、電子メールの黎明期には メールに書類と同じような 挨拶文を書いてくる人が少なくなかった。
誰が言い出すのか分からないが 新しいツールが登場すると 古い慣習 を当てはめて 無理やり ルール化 するので、時には ツールのメリットを損なう自己満足的な 悪しき慣習 になってしまうが、ビジネスマナーは「 慣習 」なので 時代とともに変化するものだったりする。
メールの基本
ビジネスエチケットが できていないと 少々 恥をかくだけで事足りるが、メールの場合は 仕様 を 把握していないと メールアドレス を流出させるなど 仕事に支障を来す場合がある。
返信 と スレッド
メール「 返信 」は 受信メールの内容に関連した メッセージを送信する場合に使用するもので「 返信 」を使用すると 件名 に 「 Regarding ( ～について )」を略した「 Re: 」が 付加され、 元のメッセージの上に 自分のメッセージ を入力していく。
現在の メールアプリ や ウェブメール では 返信 を使用した メールのやり取り ( 会話 ) を まとめる「 スレッド 」機能があり、1 つの案件 について 互いに「 返信 」を使用して 1つの スレッド にすることで メールが分散せずに 過去のメールへもアクセスしやすくなっている。
インライン返信
受信メールの内容を 引用した 返信 ( インライン返信 ) は「 先方に対して失礼 」という理由で ビジネスシーンでは NG とされることが多い。
質問を箇条書きにしている場合などは インライン返信が見やすいため「 返信 は インラインでお願いします。 」と 送信者が 一言 追加すると 返信の際に インラインが使いやすくなる。
To , CC , BCC の 違い と使い分け
メールの送信 には To / Cc / Bcc の 3 通りがあり「 To 」は 宛先 , 「 Cc 」は カーボンコピー , 「 Bcc 」は ブラインド カーボンコピーで 用途が異なる。
To – 宛先
「 To 」へ 入力する アドレスは メールの内容が メール受信者宛 であることを示しており、メールを直接やりとりする相手のアドレスを入力する。
メール本文には To に入力した 受信者名 を すべて 記載する。
Cc – 共有
「 Cc 」は カーボン紙 を使用した「 複写 」を意味しており メッセージ 本文の「 写し 」を送信するもので、送信者 と 受信者 との やり取りを 関係者と 共有 する場合に使用する。
Bcc – 一斉送信
「 Bcc 」は ( 目隠しされたカーボンコピー ) の意味で メール受信者 は 送信先の メールアドレス を確認できないため、一斉送信 など メール受信者に 送信先 を 知らせず 共有したい場合に利用する。
メッセージの内容によっても異なってくるが 送信先 が 取引先 であれば メールを Bcc で一斉送信していることを 一言追加する。
メールの種類
メールには「 HTML 」と「 プレーンテキスト 」のほかに HTML を 簡素化して テキストの装飾が可能な「 リッチテキスト 」があり、メール作成時には 一般的に「 HTML 」と「 プレーンテキスト 」から選択する。
現在は Gmail や ProtonMail など 多くの メールサービス や Mozilla Thunderbird や Windows Mail などの アプリで デフォルト設定 になっているのは「 HTML 」で「 標準 」と表示されているのは「 HTML 」形式。
添付ファイル
Gmail で 受信できるのはメッセージは最大 50 MB , 送信可能な 最大サイズは 25 MBで 一般的な ISP ( インタネット サービス プロバイダ ) では 送信できるメールサイズの上限は 20 MB になっている。
Office ファイル
添付ファイルからの ウイルス感染で 多いのが Microsoft Office の「 マクロ機能 」が利用されている。
Microsoft Office は デフォルトで マクロ機能 が 無効化されているので「 コンテンツの有効化 」をクリックしない限り マクロが実行されることはないが、マクロが設定されている ファイル は 送信しない。
パスワード保護した ZIP ファイル
パスワード保護した ZIP ファイルを送信後に 別途 パスワードを送付 する セキュリティについては、パスワード保護されている ZIP ファイル は パスワードがなくても 7-Zip などで ファイル内を 閲覧できるため ファイルを直接開くことはできなくても ファイル名 が確認でき、パスワード解除アプリもフリーソフトで公開されているため 手間がかかる割には「 何もしないよりはマシ 」程度の セキュリティでしかなく、セキュリティソフトのチェックも通過してしまうため 成り済ましなどによる ウイルス感染 のリスクも高い。
2020 年 11月 に 内閣府と内閣官房 で パスワード付き ZIP の廃止 が発表されたが、機密ファイルの送信については エンドツーエンド ( E2E ) で暗号化される ProtonMail や ファイルを暗号化して保存する オンラインストレージの利用が推奨される。
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