ビジネスメールの基本とマナー

仕事でメールを使用する際に知っておくべき基本とビジネスメールのエチケット

マナーは 社交上の礼儀 、エチケットは 人間関係を円滑にする慣習 を意味するので、日本のビジネスマナーは英語でビジネスエチケットと表される。

電子メールの黎明期には「拝啓　時下、益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。～」のような定型の挨拶文を書いてくる人も少なくなかったが、ビジネスマナーは慣習なので時代とともに変化する。

メールの基本

ビジネスエチケットができていないと少々恥をかくだけで事足りるが、メールの場合は仕様を把握していないと、メールアドレスを流出させるなど仕事に支障を来す場合がある。

返信とスレッド

メールの返信は受信メールの内容に関連したメッセージを送信する場合に使用するもので、返信を使用すると件名に Regarding ( ～について ) を略した Re: が付加され、一般的に元のメッセージの上に自分のメッセージを入力する。

現在のメールアプリやウェブメールでは返信を使用したメールのやり取り ( 会話 ) をまとめる スレッド 機能があり、1 つの案件について互いに返信を使用して 1つのスレッドにすることで、メールが分散せずに過去のメールへもアクセスしやすくなっている。

異なる案件はタイトルを変更するかメッセージを新規作成して別スレッドにする。

一般的なルールを無視すると相手のメール管理にも影響を及ぼすため、使用頻度の高い返信は特に注意が必要。

インライン返信

受信メールの内容を引用した返信 ( インライン返信 ) は 先方に対して失礼 という理由でビジネスシーンでは NG とされることが多い。

質問を箇条書きにしている場合などはインライン返信が見やすいため、「返信はインラインでお願いします。」と送信者が一言追加すると返信の際にインラインが使いやすくなる。

To・CC・BCC の違いと使い分け

メールの送信は用途に応じて To ( 宛先 )・ Cc ( カーボンコピー )・ Bcc ( ブラインドカーボンコピー ) を使い分ける。

To – 宛先

To へ入力するアドレスはメールの内容がメール受信者宛であることを示しており、メールを直接やりとりする相手のアドレスを入力する。

メール本文には To に入力した受信者名をすべて記載する。

受信者は To に入力されたメールアドレスを確認でき同じ内容のメールが誰に送信されたか分かるため、複数のアドレスを入力してする際は同じ社内やサークルなど受信者がお互いを知っている環境での使用が前提。

クライアントのアドレスを全て To に入れて一括送信するのは取引先を公開するようなもので、メールアドレスの流出にも繋がるタブー。

Cc – 共有

Cc はカーボン紙を使用した複写を意味しており、メッセージ本文の写しを送信するもので、送信者と受信者とのやり取りを関係者と共有する場合に使用する。

Cc で送信する相手が取引先であれば、入力した相手の名もメール本文に記載する。

Cc に入力されたアドレスは受信者全てが確認でき、Cc で受信したメールは基本的に返信する必要はない。

Bcc – 一斉送信

Bcc は ( 目隠しされたカーボンコピー ) の意味で、メール受信者は送信先のメールアドレスを確認できないため、一斉送信などメール受信者に送信先を知らせず共有したい場合に利用する。

To が空欄になるのでメールが Bcc で一斉送信されていることは確認できる。

メッセージの内容によっても異なってくるが、送信先が取引先であればメールを Bcc で一斉送信していることを一言追加する。

Bcc で多数の送信先へ一斉送信を繰り返し、受信エラーが多いとスパム判定され IP アドレスがブラックリストに登録される可能性もある。

Bcc で一斉送信するつもりが To や Cc で送信してしまうとメールアドレスが漏洩してしまうため、一斉送信の際には細心の注意が必要。

メールの種類

メールには HTML と プレーンテキスト のほかに HTML を簡素化してテキストの装飾が可能な リッチテキスト があり、メール作成時には一般的に HTML と プレーンテキスト から選択する。

Gmail・Proton Mail など多くのメールサービスや Mozilla Thunderbird・Windows Mail などのアプリでデフォルト設定になっているのは HTML で、標準と表示されているのは HTML 形式。

リッチテキスト形式を含め HTML 形式のメールは受信者の環境によって正常に表示されない可能性があり、マルウェア感染のリスクも高まるため、受信者への配慮として ビジネスシーンではプレーンテキストを使用するのがベターとされているが、現在のマルウェアは Emotet のように添付ファイルやリンクが主流で、Gmail などのモバイルアプリではプレーンテキスト形式が使用できないこともあって、ビジネスではプレーンテキストを使用 というルールは崩れてきつつあり、海外からのメールも HTML 形式がスタンダードになっている。

添付ファイル

Gmail で受信できるのはメッセージは最大 50 MB、送信可能な最大サイズは 25 MBで、一般的な ISP ( インタネットサービスプロバイダ ) では送信できるメールサイズの上限は 20 MB になっている。

ビジネスメールでは 10 MB を超えるファイルやファイルの大量添付は避けるのがエチケットで、サイズの大きなファイルは自社サーバやオンラインストレージサービスのファイル共有機能を使用し、大量のファイルは ZIP でまとめて添付する。

Office ファイル

添付ファイルからのウイルス感染では Microsoft Office の マクロ機能 を利用したものが多い。

Microsoft Office はデフォルトでマクロ機能が無効化されているので コンテンツの有効化 をクリックしない限りマクロが実行されることはないが、最低限のマナーとしてマクロが設定されているファイルは送信しない。

パスワード保護した ZIP ファイル

パスワード保護した ZIP ファイルを送信後に別途パスワードを送付するセキュリティ ( PPAP )については、パスワード保護されている ZIP ファイルはパスワードがなくても 7-Zip などでファイル内を閲覧でき、パスワード解除アプリもあるため、手間がかかる割には「何もしないよりはマシ」程度のセキュリティでしかなく、セキュリティソフトのチェックも通過してしまうため、成り済ましなどによるウイルス感染のリスクも高い。

2020 年 11月に内閣府と内閣官房でパスワード付き ZIP の廃止が発表されたが、機密ファイルの送信についてはエンドツーエンド ( E2E ) で暗号化される Proton Mail や、ファイルを暗号化して保存するオンラインストレージの利用が推奨される。

ビジネスメールの基本とマナー

メールの基本

返信とスレッド

インライン返信

To・CC・BCC の違いと使い分け

To – 宛先

Cc – 共有

Bcc – 一斉送信

メールの種類

添付ファイル

Office ファイル

パスワード保護した ZIP ファイル

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