ビジネスメールの基本とマナー

スポンサーリンク
dvd-shrink0011

仕事でメールを使用する際に知っておくべき基本 と ビジネスメールのエチケット

マナーが「 社交上の礼儀 」を意味し エチケットは「 人間関係を円滑にする慣習 」を意味するので 日本の ビジネスマナーは 英語では ビジネスエチケット と表される。

社外向けの一般的な書類であれば「 拝啓 時下、益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。~ 」のような 挨拶文から始まるが、電子メールの黎明期には メールに書類と同じような 挨拶文を書いてくる人が少なくなかった。

誰が言い出すのか分からないが 新しいツールが登場すると 古い慣習 を当てはめて 無理やり ルール化 するので、時には ツールのメリットを損なう自己満足的な 悪しき慣習 になってしまうが、ビジネスマナーは「 慣習 」なので 時代とともに変化するものだったりする。

メールの基本

ビジネスエチケットが できていないと 少々 恥をかくだけで事足りるが、メールの場合は 仕様 を 把握していないと メールアドレス を流出させるなど 仕事に支障を来す場合がある。

返信 と スレッド

メール「 返信 」は 受信メールの内容に関連した メッセージを送信する場合に使用するもので「 返信 」を使用すると 件名 に 「 Regarding ( ~について )」を略した「 Re: 」が 付加され、 元のメッセージの上に 自分のメッセージ を入力していく。

business-rmail-basics-005

現在の メールアプリ や ウェブメール では 返信 を使用した メールのやり取り ( 会話 ) を まとめる「 スレッド 」機能があり、1 つの案件 について 互いに「 返信 」を使用して 1つの スレッド にすることで メールが分散せずに 過去のメールへもアクセスしやすくなっている。

異なる案件は タイトルを変更 するか メッセージを新規作成 して 別スレッドにする。
一般的な ルールを無視すると 相手のメール管理にも影響を及ぼすため、使用頻度の高い「 返信 」は特に注意が必要。
インライン返信

受信メールの内容を 引用した 返信 ( インライン返信 ) は「 先方に対して失礼 」という理由で ビジネスシーンでは NG とされることが多い。

gmail029

質問を箇条書きにしている場合などは インライン返信が見やすいため「 返信 は インラインでお願いします。 」と 送信者が 一言 追加すると 返信の際に インラインが使いやすくなる。

To , CC , BCC の 違い と使い分け

メールの送信 には  To / Cc  / Bcc の 3 通りがあり「 To 」は 宛先 , 「 Cc 」は カーボンコピー , 「 Bcc 」は ブラインド カーボンコピーで 用途が異なる。

To – 宛先

「 To 」へ 入力する アドレスは メールの内容が メール受信者宛 であることを示しており、メールを直接やりとりする相手のアドレスを入力する。

business-rmail-basics-002

メール本文には To に入力した 受信者名 を すべて 記載する。

 受信者 は「 To 」に入力された メールアドレス を 確認でき 同じ内容のメールが 誰に送信されたか分かるため、複数のアドレスを入力して する際は 同じ 社内 や サークル など 受信者が お互いを知っている環境での 使用が前提。
クライアント の アドレス を全て「 To 」に入れて 一括送信 すると 取引先 を公開するようなもので メールアドレスの流出にも繋がる。
Cc – 共有

「 Cc 」は カーボン紙 を使用した「 複写 」を意味しており メッセージ 本文の「 写し 」を送信するもので、送信者 と 受信者 との やり取りを 関係者と 共有 する場合に使用する。

business-rmail-basics-003

Cc に入力されたアドレス は受信者 全てが 確認でき  Cc で送信する 相手が 取引先 であれば 入力した 相手の名も メール本文に 記載する。
Cc で受信したメールは 基本的に 返信する必要はない。
Bcc – 一斉送信

「 Bcc 」は ( 目隠しされたカーボンコピー ) の意味で  メール受信者 は 送信先の メールアドレス を確認できないため、一斉送信 など メール受信者に 送信先 を 知らせず 共有したい場合に利用する。

「 To 」が 空欄 になるので メールが Bcc で 一斉送信 されていることは確認できる。

business-rmail-basics-001

メッセージの内容によっても異なってくるが 送信先 が 取引先 であれば メールを Bcc で一斉送信していることを 一言追加する。

Bcc で 多数の送信先へ 一斉送信を繰り返し 受信エラーが多いと スパム判定され IP アドレスが ブラックリスト に登録される可能性もある。
Bcc で一斉送信するつもりが To や Cc で 送信してしまうと メールアドレスが 漏洩してしまうため 一斉送信 の際には 細心の注意が必要。

メールの種類

メールには「 HTML 」と「 プレーンテキスト 」のほかに HTML を 簡素化して テキストの装飾が可能な「 リッチテキスト 」があり、メール作成時には 一般的に「 HTML 」と「 プレーンテキスト 」から選択する。

business-rmail-basics-006

現在は GmailProtonMail など 多くの メールサービス や Mozilla ThunderbirdWindows Mail などの アプリで デフォルト設定 になっているのは「 HTML 」で「 標準 」と表示されているのは「 HTML 」形式。

リッチテキスト 形式 を含め HTML 形式のメールは 受信者の環境によって正常に表示されない可能性があり マルウェア感染のリスクが高まるため、受信者への配慮として ビジネスシーンでは プレーンテキストを使用するのが ベターとされている。
マルウェアは メールからの感染率が高いが 現在は 「 Emotet 」のように 添付ファイル や リンク が主流 で、 Gmail などの モバイルアプリ では プレーンテキスト形式 が使用できないこともあって「 ビジネス では プレーンテキストを使用 」という ルールは 崩れてきつつあり、海外からのメールも 「 HTML 」形式がスタンダードになっている。

添付ファイル

Gmail で 受信できるのはメッセージは最大 50 MB ,  送信可能な 最大サイズは 25 MBで 一般的な ISP ( インタネット サービス プロバイダ ) では 送信できるメールサイズの上限は 20 MB になっている。

ビジネスメールでは 10 MB を超えるファイル や ファイルの大量添付は 避けるのがエチケットで、サイズの大きなファイルは 自社サーバ や オンラインストレージサービス の ファイル共有機能 を使用し、大量のファイルは ZIP でまとめて 添付する。
Office ファイル

添付ファイルからの ウイルス感染で 多いのが Microsoft Office の「 マクロ機能 」が利用されている。

business-rmail-basics-007

Microsoft Office は デフォルトで マクロ機能 が 無効化されているので「 コンテンツの有効化 」をクリックしない限り マクロが実行されることはないが、マクロが設定されている ファイル は 送信しない。

パスワード保護した ZIP ファイル

パスワード保護した ZIP ファイルを送信後に 別途 パスワードを送付 する セキュリティについては、パスワード保護されている ZIP ファイル は パスワードがなくても 7-Zip などで ファイル内を 閲覧できるため ファイルを直接開くことはできなくても ファイル名 が確認でき、パスワード解除アプリもフリーソフトで公開されているため 手間がかかる割には「 何もしないよりはマシ 」程度の セキュリティでしかなく、セキュリティソフトのチェックも通過してしまうため 成り済ましなどによる ウイルス感染 のリスクも高い。

2020 年 11月 に 内閣府と内閣官房 で パスワード付き ZIP の廃止 が発表されたが、機密ファイルの送信については エンドツーエンド ( E2E ) で暗号化される ProtonMail や ファイルを暗号化して保存する オンラインストレージの利用が推奨される。

protonmail-icon

ProtonMail の設定と使い方

エンドツーエンドで暗号化されるオープンソースの匿名 電子メール ProtonMail は スイス の「 Proton Technologies AG 」が提供している エンドツーエンド ( E2E ) でメールを暗号化し […]

totanota-icon

Tutanota の設定と使い方

エンドツーエンドの自動暗号化機能で メールを保護する 無料メールサービス Tutanota ( トゥータノータ ) は ドイツを拠点にした企業で エンドツーエンド ( E2E ) でメールを暗号化するだけでなく、ログの保 […]





関連記事

Infect-icon

マルウェアの種類と概要

悪意のあるソフトウェア「 マルウェア 」の形態と種類について Malware ( マルウェア ) は Malicious softwere ( 悪意のあるソフトウェア ) の 混成語。 一般的に使用されている 広義での「 […]

protonmail-icon

ProtonMail インポートツールの使い方

Gmail や Outlook ほか IMAPプロトコル が利用可能なプロバイダから ProtonMail  へ メールをインポート 「 ProtonMail インポート アシスタント 」 は Gmail / Yhaoo […]

protonmail-icon

ProtonMail custom domain – 独自ドメインの追加

ProtonMail で 独自ドメイン のメールを送受信する  ProtonMail は「 Plus 」以上の 有料プランで 独自ドメインを追加でき 暗号化される ProtonMail のメールサーバ で 独自ドメインの […]

nas-icon

Synology Diskstation での Resillo Sync 利用方法

P2P タイプのファイル同期ツール Resillo Sync を Synology Diskstation で利用  Resilio Sync は BitTorrent Inc の独立企業として設立された Resilio […]

nas-icon

Synology Diskstation の ダイナミックDNS導入

Synology Diskstation の ダイナミックDNS 導入 と HTTPS 接続 Synology の 独自OS「 DSM 」では DDNS や SSL 証明書 の取得 が非常に 簡略化 されており 小難しい […]





タイトルとURLをコピーしました