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ビジネスメールの基本とマナー

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仕事でメールを使用する際に知っておくべき基本 と ビジネスメールのエチケット

マナーは 社交上の礼儀 、エチケットは 人間関係を円滑にする慣習 を意味するので、日本の ビジネスマナーは 英語で ビジネスエチケット と表される。

社外向けの一般的な書類であれば「 拝啓 時下、益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。~ 」のような 挨拶文から始まるが、電子メールの黎明期には メールに書類と同じような 挨拶文を書いてくる人も少なくなかった。

誰が言い出すのか分からないが 新しいツールが登場すると 古い慣習 を当てはめて 無理やり ルール化 するので、時には ツールのメリットを損なう自己満足的な 悪しき慣習 になってしまうが、ビジネスマナーは 慣習 なので 時代とともに変化する。

メールの基本

ビジネスエチケットが できていないと 少々 恥をかくだけで事足りるが、メールの場合は 仕様 を 把握していないと メールアドレス を流出させるなど 仕事に支障を来す場合がある。

返信 と スレッド

メールの 返信 は 受信メールの内容に関連した メッセージを送信する場合に使用するもので 返信 を使用すると 件名 に  Regarding ( ~について ) を略した Re: が 付加され、一般的に 元のメッセージの上に 自分のメッセージ を入力する。

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現在の メールアプリ や ウェブメール では 返信 を使用した メールのやり取り ( 会話 ) を まとめる スレッド 機能があり、1 つの案件 について 互いに 返信 を使用して 1つの スレッド にすることで メールが分散せずに 過去のメールへもアクセスしやすくなっている。

異なる案件は タイトルを変更 するか メッセージを新規作成 して 別スレッドにする。
一般的な ルールを無視すると 相手のメール管理にも影響を及ぼすため、使用頻度の高い 返信 は特に注意が必要。
インライン返信
受信メールの内容を 引用した 返信 ( インライン返信 ) は「 先方に対して失礼 」という理由で ビジネスシーンでは NG とされることが多い。

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質問を箇条書きにしている場合などは インライン返信が見やすいため「 返信 は インラインでお願いします。 」と 送信者が 一言 追加すると 返信の際に インラインが使いやすくなる。

To , CC , BCC の 違い と使い分け

メールの送信 には  To / Cc  / Bcc の 3 通りがあり To は 宛先 ,  Cc は カーボンコピー ,  Bcc は ブラインド カーボンコピーで 用途が異なる。

To – 宛先

To へ 入力する アドレスは メールの内容が メール受信者宛 であることを示しており、メールを直接やりとりする相手のアドレスを入力する。

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メール本文には To に入力した 受信者名 を すべて 記載する。

 受信者 は To に入力された メールアドレス を 確認でき 同じ内容のメールが 誰に送信されたか分かるため、複数のアドレスを入力して する際は 同じ 社内 や サークル など 受信者が お互いを知っている環境での 使用が前提。
クライアント の アドレス を全て To に入れて 一括送信 すると 取引先 を公開するようなもので メールアドレスの流出にも繋がる。
Cc – 共有

Cc は カーボン紙 を使用した 複写 を意味しており メッセージ 本文の 写し を送信するもので、送信者 と 受信者 との やり取りを 関係者と 共有 する場合に使用する。

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Cc に入力されたアドレス は受信者 全てが 確認でき  Cc で送信する 相手が 取引先 であれば 入力した 相手の名も メール本文に 記載する。
Cc で受信したメールは 基本的に 返信する必要はない。
Bcc – 一斉送信

Bcc は ( 目隠しされたカーボンコピー ) の意味で  メール受信者 は 送信先の メールアドレス を確認できないため、一斉送信 など メール受信者に 送信先 を 知らせず 共有したい場合に利用する。

 To が 空欄 になるので メールが Bcc で 一斉送信 されていることは確認できる。

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メッセージの内容によっても異なってくるが 送信先 が 取引先 であれば メールを Bcc で一斉送信していることを 一言追加する。

Bcc で 多数の送信先へ 一斉送信を繰り返し 受信エラーが多いと スパム判定され IP アドレスが ブラックリスト に登録される可能性もある。
Bcc で一斉送信するつもりが To や Cc で 送信してしまうと メールアドレスが 漏洩してしまうため 一斉送信 の際には 細心の注意が必要。

メールの種類

メールには HTMLプレーンテキスト のほかに HTML を 簡素化して テキストの装飾が可能な リッチテキスト があり、メール作成時には 一般的に HTMLプレーンテキスト から選択する。

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現在は GmailProtonMail など 多くの メールサービス や Mozilla ThunderbirdWindows Mail などの アプリで デフォルト設定 になっているのは HTML で、 標準 と表示されているのは HTML 形式。

リッチテキスト 形式 を含め HTML 形式のメールは 受信者の環境によって正常に表示されない可能性があり マルウェア感染のリスクも高まるため、受信者への配慮として ビジネスシーンでは プレーンテキストを使用するのが ベターとされている。
マルウェアは メールからの感染率が高いが 現在は 「 Emotet 」のように 添付ファイル や リンク が主流 で、 Gmail などの モバイルアプリ では プレーンテキスト形式 が使用できないこともあって ビジネス では プレーンテキストを使用 という ルールは 崩れてきつつあり、海外からのメールも  HTML 形式がスタンダードになっている。

添付ファイル

Gmail で 受信できるのはメッセージは最大 50 MB、 送信可能な 最大サイズは 25 MBで 一般的な ISP ( インタネット サービス プロバイダ ) では 送信できるメールサイズの上限は 20 MB になっている。

ビジネスメールでは 10 MB を超えるファイル や ファイルの大量添付は 避けるのがエチケットで、サイズの大きなファイルは 自社サーバ や オンラインストレージサービス の ファイル共有機能 を使用し、大量のファイルは ZIP でまとめて 添付する。
Office ファイル

添付ファイルからの ウイルス感染では Microsoft Office の マクロ機能 を利用したものが多い。

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Microsoft Office は デフォルトで マクロ機能 が 無効化されているので コンテンツの有効化 をクリックしない限り マクロが実行されることはないが、最低限のマナーとして マクロが設定されている ファイル は 送信しない。

パスワード保護した ZIP ファイル

パスワード保護した ZIP ファイルを送信後に 別途 パスワードを送付 する セキュリティについては、パスワード保護されている ZIP ファイル は パスワードがなくても 7-Zip などで ファイル内を 閲覧できるため ファイルを直接開くことはできなくても ファイル名 が確認でき、パスワード解除アプリもフリーソフトで公開されているため 手間がかかる割には「 何もしないよりはマシ 」程度の セキュリティでしかなく、セキュリティソフトのチェックも通過してしまうため 成り済ましなどによる ウイルス感染 のリスクも高い。

2020 年 11月 に 内閣府と内閣官房 で パスワード付き ZIP の廃止 が発表されたが、機密ファイルの送信については エンドツーエンド ( E2E ) で暗号化される ProtonMail や ファイルを暗号化して保存する オンラインストレージの利用が推奨される。

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