Gmailの設定と使い方(基本操作編)

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GmailはGoogleが提供している大容量ウェブメールで、HotmailやYahoo mail、goo mailなどフリーのウェブメールの中でも操作性と機能性は群を抜いている。
Googleが開発したプラットフォーム Androidでデフォルトのメールアプリとして実装され、スマホの普及と同時にGmailも一気にメジャーになった。

ウイルスや迷惑メールの対策もできており、添付ファイルは受信時だけでなく、メールを開くたびにウイルススキャンが実行され、受信したメールがウイルスに感染している場合は、受信せずに送信者へ自動通知し、既存メールのファイルがウイルスに感染していると、そのファイルをダウンロードできなくなる。
また、迷惑メールのフィルタは秀逸で、受信トレイを埋める鬱陶しいメールと決別できる。

スマホやタブレットなどのAndroid端末は、Googleアカウントでひも付けされているGmailやGoogle Calendarなどがほぼ一体化しており、常に最新のデータへ複数端末からアクセスできるというクラウドアプリケーションの利便性が簡単に実現できるようになっている。

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システム要件

GmailがサポートしているブラウザはGoogle Chrome、Firefox、IE、Safariの最新版と、その1つ前のバージョンになる。
サポート外のブラウザを使用した場合は「簡易HTML形式」で表示され、この形式はほぼすべてのブラウザと互換性がある。

※ブラウザに関しては最新バージョンの使用を推奨。
※CookieとJavaScriptが有効になってることが前提条件。

簡易HTML形式の場合、「チャット」「スペルチェック」「キーボードショートカット」、「連絡先の追加と読み込み」「Fromアドレスのカスタマイズ」「リッチテキスト形式」がサポートされていない。

ソフトの入手先

モバイル版ならGoogle Playなどからアプリをダウンロードできるが、PC版には専用のアプリは存在せず、ブラウザからアクセスして使用する。



GOOGLEアカウント

Gmailを使用するにはGoogleアカウントが必須なので、アカウントを持っていない場合は、事前にGoogleアカウントを取得しておく。

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使用方法

Outlook ExpressやThunderbirdなどのメーラーでは、メールをフォルダ分けすることで整理・管理していくが、Gmailにはフォルダという概念が存在せず、「ラベル」で整理していく。
フォルダ管理では同一メールを複数のフォルダに入れることはできないが、ラベルは同一メールに複数の属性を付与することができるため、柔軟な管理が可能になっている。
また、Google ChromeやGoogle ドライブなど、Googleが提供している他のクラウドサービスとの親和性も高く、使い勝手は非常に良い。

メールの受信 – Gmailへのアクセス

Gmailでのメール受信はGmailへアクセスした時点で行われ、Gmailにログインした状態でブラウザを開いていれば、新着メールは自動受信されるので、「受信」という操作は基本的に必要ない。

PCでGmailを使用する場合、Gmailにログインした状態(受信トレイを開いている状態)でブックマークに追加しておくのが一般的。

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ブラウザ起動時にGmailも同時起動させたいならインターネットオプション(IE)やオプション(Firefox)の設定で、受信トレイのURLを追加すればOK。

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Google Chromeを使用しているなら、ブックマークバーの「アプリ」、Googleのホームページ左上の「Gmail」リンクのほか、Google Mail Checkerなどの機能拡張からもアクセスできる。

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Chromeのアプリページに表示されているGmailのアイコンでコンテキストメニュー(右クリックメニュー)を表示させ、「ショートカットを作成」を選択すると、デスクトップ上にGmailのアイコンをしたショートカットを作ることができ、AndroidのGmailアプリのように、Gmailをスタンドアローン(単独アプリ)として利用できるようになる。

受信トレイのタブ

Gmailはデフォルトで受信トレイのタブ表示が有効になっており、SNS系のメールやセールスメールなどを自動的に仕訳をしてくれる。

gmail037タブはデフォルトで「メイン」「ソーシャル」「プロモーション」の3種類が表示されており、フィルターのように設定を必要とせず、重要度の低いセールスメールなどが仕分けられるので、「メイン」のメールが格段に見やすくなる。
また、プロモーションタブでは上部に広告が表示される。

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タブは他に「新着」「フォーラム」があり、既存のタブも含めて設定を行うには、タブの右端にある「+」をクリック。

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表示された設定ウインドウで有効にするタブにチェックを入れて「保存」。
「メイン」以外のタブのチェックを外すとタブのない以前のスタイルになる。

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全てのタブを無効にした後、再び有効にする場合は、右上にあるギアのアイコンをクリックして「受信トレイを設定」でタブの設定画面が呼び出せる。

タブはフィルターと併用できるが、フィルターで受信トレイをスキップすると当然ながらタブには表示されない。
また、タブが有効だと「マルチ受信トレイ」が使用できないので、自分に合った設定の模索が必要かも。

メールの送信 – 新規作成

Gmailでメールを送信する際には、直接メールアドレスを入力する他、「Googleコンタクト」を利用する方法がある。
「Googleコンタクト」はクラウドタイプのアドレス帳で、GmailだけでなくAndroidであれば電話帳としても活用できるため、スマホ本体が破損しても連絡先が消失することがなく、新しいデバイスでもGoogleアカウントでログインするだけでアドレス帳にアクセスが可能。

新規メールを作成するには、Gmailの左上にある「作成」をクリック。

2013年3月末からデフォルトで新規メールの作成画面が、右端にポップアウトして張り付くようになった。
新規作成画面を完全にポップアウトするには、左上にあるコントロールボックスの矢印アイコンを「Shift」キーを押しながらクリックする。
普通に矢印アイコンをクリックすると新規作成画面が全画面表示される。

また、「設定」でショートカットをONすれば、「Shift + C 」で作成ウインドウが完全にポップアウトした状態で開くようになるが、IEなどChrome以外のブラウザを使用している場合は、ポップアップブロックの解除が必要。

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メールを送信する相手のメールアドレスは「To」に入力する。

Googleコンタクトにアドレスを登録している場合は、「To」をクリックするとアドレス帳が表示される。

Gmailはデフォルトで送信アドレスの自動登録と、オートコンプリート機能が有効になっているので、一度メールを送信した相手であれば、アドレスの先頭1文字を入力するだけで、氏名やアドレスの前方一致検索が行われ、候補が表示される。

「To」の右端に「Cc」と「Bcc」があり、それぞれをクリックするとメールアドレスを入力する欄が追加される。

メールの送信には「To」「Cc」「Bcc」の3通りがあり、「To」は宛先、「Cc」はカーボンコピー、「Bcc」はブラインドカーボンコピーで、それぞれ用途が異なってくる。

「To」へ入力するアドレスは、メールの内容がメール受信者宛であることを示しており、AさんにもB君にも同じ内容のメールを確認してほしい場合は、両者のアドレスを「To」に入力する。
その際、注意が必要なのは「To」に入力されたアドレスは、受信者が閲覧可能だということ。
時折、クライアントのアドレスを全て「To」に入れて一括送信してくる取引先があるが、これは完全にNG。
「To」に複数のアドレスを入力して一斉送信する際は、同じ社内やサークルなど受信者がお互いを知っている環境での使用が前提。

「Cc」はカーボンコピーという名の通り、本文の「写し」を送信するもので、お互いのやり取りを関係者に連絡する際に使用する。
そのためCcで届いたメールには基本的に返信する必要はない。
また、Ccに入力されたアドレスも、Toと同様に受信者全てがアドレスを確認することができる。
通常、Ccに入力した相手の名もメール本文に記載するのがマナーとされている。

「Bcc」は目隠しされたカーボンコピーということで、メール受信者には入力されたアドレスが見えない。
Toで送信するのが憚れる一斉送信など、メール受信者に知らせず、第三者と共有したい場合に利用する。

「件名」は本文の内容が把握でき、端的で分かりやすいものにする。
意外と「お世話になっております」などのタイトルで送ってくる人が多いのだが、ビジネスメールとしては非推奨。
また、社名や名前などをタイトルにしているのも多く見かけるが、これもメールアドレスの表示設定を行っていれば、タイトルに入力せずとも相手に表示される。

「本文」については改行と段落に注意して、相手が読みやすいように体裁を整える。

宛先と本文の入力を終えたらウインドウ下部の「送信」ボタンをクリックするか、「Ctrl + Enter」でメールが送信される。

メールの返信・転送

受信したメールへの返信や転送は、メール本文の下部で直接編集でき、初期設定でスレッド表示が有効になっているので、同一件名での送受信が1つのスレッドとしてまとめられる。

グループ化されたスレッドには送信者の後に送受信したメールの数が表示され、誰とどのような件名で何回メールをやり取りしたか分かるようになっている。

「返信」は受信メールの内容に関連している場合に使用し、内容が異なるなら件名を変更するのがマナー。
メールに限らず、自分がどのような使い方をしているかではなく、どのように伝えたら相手が分かりやすいかがポイント。

受信したメールに返信もしくは転送する場合は、メールの本文下にある「返信」または「転送」をクリックする。

受信メールの下に返信・転送用の本文が入力できるようになる。

「Shift」キーを押しながら「返信」または「転送」をクリックすると、新規作成と同様にポップアウトして右端に張り付く。

アドレス横にあるメニューリストから「返信をポップアウト」を選択すると、完全にポップアウトした形でウインドウが表示される。

返信の場合は件名に「Regarding(~について)」を略した「Re:」が付加され、転送は「Forward(転送する)」を略した「Fwd:」が付加される。

返信・転送いずれも元のメッセージの上に、自分のメッセージを入力していくので、同一件名でメールのやり取りを繰り返すと、メールが積み重なっていくイメージになる。

返信メールでは元のメッセージは隠れており、「…」をクリックするか、「メッセージ全体を表示」をクリックすると全文が表示される。

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受信メールの内容を引用した返信(インライン)は、ビジネスシーンでNGとされることが多いものの、場合によっては相手からインラインで返信するよう指示があったりするので、その時は元のメッセージを表示してから編集する。

インラインでの返信は、主に先方からの質問に回答するケースが多く、上図のような形式をインラインという事も覚えていたほうが良いかも。

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返信を転送に変更したり、件名を編集する際は、矢印アイコンをクリックして任意のメニューを選択する。

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返信メールにCcやBccを追加したり、転送メールで宛先(To)を追加する場合は、宛先の入力部分(上図赤枠部分)をクリック。

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新規作成時と同じフォームに切り替わるので、必要に応じて宛先やCcなどを任意で追加する。

自動保存と削除

新規作成や返信・転送メールは編集開始から数秒後にはメールの内容が自動保存される。
保存されたメールは「下書き」に入っており、「下書き」のメールをクリックするとポップアウトして編集状態になる。
まら、作成途中のメール(下書き)を破棄する場合は、「ゴミ箱」のアイコンをクリックする。

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以前は保存時にゴミ箱の横に「保存しました。」と表示されていたのだが、現バージョンでは文字が潰れて見えなくなっている。

メールの種類

メールには「リッチテキスト(HTML)形式」と「プレーンテキスト(TEXT)形式」の2種類があり、リッチテキスト形式だと文字色を変更したり、背景を入れたり、本文に画像を挿入したりと、ウェブサイトのような表現力のあるメールを作成できる。
一方、プレーンテキストは文字のみのシンプルなメールで、画像なども全て添付ファイルとして送信する必要がある。

ビジネスではプレーンテキストで送信するのが基本。
リッチテキスト形式は受信者の環境によっては正常に表示されない可能性があり、マルウェア感染のリスクが高まるため、受信者への配慮として通常はプレーンテキストを使用するのがベター。

送信メールをプレーンテキスト形式に変更するには、新規作成ウインドウの右下にあるメニューアイコンをクリックし、表示されるメニューから「プレーンテキストモード」を選択する。

ファイルの添付と書式設定

プレーンテキストモードで使用できるのはファイルの添付のみで、本文に画像を挿入したりリンクを挿入するためにはリッチテキスト形式を使用する必要がある。

「送信」ボタンの横から「書式設定」「ファイルを添付」「リンクを挿入」「絵文字」「Google Driveを使用してファイルを添付」「写真を挿入」「情報保護モード」になっており、プレーンテキストモードにしていても「ファイルを添付」以外のメニューを選択すると、自動的にリッチテキスト形式に変わる。
また、書式やリンクを設定してリッチテキスト形式になったものを、再度プレーンテキストに戻すと「ファイルを添付」以外のメニューは無効になる。

書式設定

フォントの種類やサイズ、装飾の他、インデントなどが設定できる。

書式設定は左から「フォントの変更」「文字サイズ」「太文字」「斜体」「アンダーライン」「文字色」「文字揃え」「番号付きリスト」「箇条書き」「インデントを減らす」「インデントを増やす」「引用」「取り消し線」で、最後が書式のクリア。

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書式を設定することで見やすく、表現力のあるメールは作成できるが、前述のようにビジネスではプレーンテキストが基本なので、リストや箇条書き、インデント、引用などは、通常入力で体裁を整えるのがベター。

ファイルを添付

メールの本文と同時に別のファイルを送信する機能。
ただし、実行ファイル(.exe)や実行ファイルを含んだzipなどの圧縮ファイル、マルウエアに感染しているファイルは添付できない。

Gmailに添付できるファイルの最大サイズは25MBで、単一ファイルで25MB以下、もしくは複数ファイルの合計が25MB以下なら送信できるが、一般的なプロバイダでは送受信できるメールサイズの上限は20MBで、実質的には14MB以下のため、10MBを超えるファイルはメールで送信しないのがマナーというか常識。

こちらが送信できるからといって、相手が受信できるわけではないことを知らず、「送った」「届いてない」のやり取りを繰り返し、果てに「メールの調子がおかしい」と言い出す人は案外多かったりする。

ビジネスでは添付ファイルのサイズは2MB程度が目安で、5MBが上限だと思って差し支えない。
それ以上のサイズは自項目の「Googleドライブ」か、「宅ふぁいる便」や「firestorage」などのファイル転送サービスを使用を推奨。

リンクの挿入

プレーンテキストではリンクは直接貼り付けることになるが、リッチテキスト形式ではウェブサイトと同様、文字列にURLをを埋め込むことができる。

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「表示するテキスト」にリンクを埋め込む文字列を入力し、リンク先にウェブページのURLを入力するなら「ウェブアドレス」にチェック、メールアドレスなら「メールアドレス」にチェックを入れて「OK」をクリック。

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リンクが埋め込まれた文字列が本文に挿入される。

絵文字

プレーンテキストでは使用できない絵文字も使用可能。

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Androidでもお馴染みの絵文字。

Googleドライブからファイルを挿入

Googleドライブに保存されているファイルを共有して送信する機能。
ファイルサイズが25MB以下であればファイルがメールに添付された形で送信されるが、25MBを超えるファイルはリンクのみが送信される。

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Googleドライブのアイコンをクリックすると、Googleドライブのマイドライブが開くので、添付するファイルを選択。

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ファイルが共有されていない場合はメッセージが出るので、権限を指定して「共有して送信」をクリック。

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「共有せずに送信」した場合、受信者がファイルを開くと権限を要求され、ファイルにアクセスすることができない。

「添付」と異なりGoogleドライブからのファイル挿入は実行ファイル(.exe)を含んだzipファイルも送信可能。ただし、Googleのプライバシーポリシーに反するファイルが送信できない。

写真の挿入

画像ファイルに関しては、「添付」ではなく「写真の挿入」を使用することで、インライン(本文への埋め込み)でメールを作成できる。

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Google+を利用していると、Google+で公開された画像の一部が「写真」というタブで表示される。
現在GoogleのウェブアルバムはPicasaからGoogleフォトに移行しており、Google+にアップした画像はGoogleフォトに格納されているが、移行前にアップしている画像は、Bloggerで使用している画像も含めPicasaに保存されており、閲覧・ダウンロード・削除が可能になっている。

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メールの本文に画像を表示させるには「インライン」、通常の添付ファイルとして送信するには「添付」を選択し、任意の画像を選んで「挿入」をクリック。
画像は複数選択が可能。

「アルバム」タブにはGoogleフォトに保存されている画像が表示され、「アップロード」はローカルに保存されている画像を選択すると、「インライン」もしくは「添付」の選択した状態で画像がメールに挿入される。

gmail021「ウェブアドレス」はすでにウェブ上にある画像のURLを指定して画像を挿入するもので、画像が表示されているページのURLではなく、画像のアドレスなので要注意。

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インラインで画像を挿入した状態。

挿入した画像を削除するには、本文に挿入された画像を選択し、表示されるメニューから「削除」。
また、画像選択時のメニューでは画像の表示サイズも変更できる。

情報保護モード

2018年4月のアップデートで実装された新機能で、メール本文の転送・コピー・ダウンロード・印刷の禁止と、メール本文の閲覧にパスコードを設定することができる。
保護する条件は個別指定することはできず、情報保護モードを使用すると「転送・コピー・ダウンロード・印刷」のすべてが制限され、指定した有効期限後はメールの本文や添付ファイルへのアクセスができなくなる。
また、情報保護モードで送信されたメールに返信すると、返信メールも情報保護モードが適用される。

Gmail同士であれば「SMSパスコードを使用しない」で送信すると、ダウレクトにメールを閲覧できるが、Gmail以外のアドレスではメールを開く際、パスコードをメールで受信する必要がある。

情報保護モードを使用する場合は、メールを送信する前に「情報保護モード」のアイコンをクリック。

有効期限:

有効期限はメール本文や添付ファイルにアクセスできる期間

期間は最短1日、最長5年になっており、任意の日時を指定することはできない。

有効期限が過ぎたメールは閲覧できなくなる。

パスコード:

パスコードは「SMSパスコードを使用しない」「SMSパスコード」の2択。

有効期限を設定した後、「SMSパスコードを使用しない」「SMSパスコード」のいずれかを選択して「保存」。

「SMSパスコード」を選択すると、メール受信者の携帯電話番号の入力画面になる。
当然ながら相手の電話番号が分からなければ使用できず、メール受信者がSMSを確認できる環境にあることが大前提。

電話番号を入力語、「送信」をクリックするとメールが送信される。

メール受信者が海外に在住している場合は、国旗のアイコンをクリックしてメール受信者が在住している国を選択。
一覧に表示されていない国は「情報保護モード」未サポートなので使用できない。

「SMSパスコードを使用しない」で「保存」すると、メール作成画面に戻るので「送信」をクリック。

「編集」をクリックすると再度「情報保護モード」の設定画面が開き、設定を編集できる。

「情報保護モード」で送信したメールには設定した有効期限が表示のほかに「アクセス権を取り消す」というリンクがあり、このリンクをクリックすることで設定した有効期限に関わらず、即座にメールへのアクセスを禁止することができる。

「SMSパスコード」が有効になっているメール受信すると「本人確認を行ってください」を表示されるので、「パスコードを送信」をクリック。

メール送信者が設定した電話番号宛にパスコードを記したSMSが送信される。

メールに戻り受信したパスコードを入力して「送信」するとメールにアクセスできる。

ちなみにパスコードで有効になるのはメールへのアクセスだけで、「情報保護モード」を使用していると「転送・コピー・ダウンロード・印刷」は使用できない。

Gmail以外のメールアドレス宛に送信する場合、「SMSパスコードを使用しない」に設定しても、メールへ直接アクセスすることはできず、「メールを表示」ボタンが表示される。

「メール表示」ボタンをクリックするとパスコードの送信画面になり、「パスコードを送信」すると、情報保護モードメールの受信アドレス宛にパスコードが送信され、パスコードを入力してメールへのアクセスが可能になる。

そのためGmail以外のアドレス宛に情報保護モードを使用する場合は、「SMSパスコード」を有効にしているのと、閲覧する手順に大差はない。
また、「SMSパスコードを使用しない」で本文へ直接アクセスできるのは、ドメインが「@gmail.com」のアドレスのみで、その他のドメインのアドレスをGmailで利用していても、パスコードの入力は必要になる。

サイドパネル

「情報保護モード」と同じく2018年4月のアップデート実装された機能で、デフォルトで「Google カレンダー」「Keep」「ToDoリスト」へのアクセスが分かりやすくなった。

これまでもGmailにGoogleカレンダーの表示や、ToDoリストへアクセスは可能だったが、サイドパネルに集約することでより分かりやすくなった。

「サイドパネル」の表示・非表示の切り替えは、サイドパネルの下部に表示されている「>」で可能。

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Googleコンタクトの利用

Googleコンタクトに予めアドレスや氏名を登録しておくと、メールの作成が格段に効率的になる。
Gmailでは初期設定で、メールを送信したアドレスがGoogleコンタクトの「その他の連絡先」へ追加され、追加されたアドレスはオートコンプリート機能が使用できるようになる。

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受信メールの送信先をGoogleコンタクトに追加するには、メールの右上にあるメニューアイコンをクリックしてドロップダウンリストを表示し、「連絡先リストに◯◯さんを追加」を選択。
ただし、メニューから追加しても「Myコンタクト」と「その他の連絡先」にアドレスが追加されるだけで、追加時に編集はできない。
相手先の名前などを編集は「連絡先」に切り替え、該当のメールを再編集する必要がある。

ラベルでの管理

Gmailではメールの整理にラベルを使用する。

フォルダ管理の場合、「取引先」というフォルダを作成してメールをフォルダに移動すると、そのメールへのアクセスは「取引先」フォルダに格納されてしまうが、ラベルを使用すると「取引先」のほかに「保留中」や「未処理」「至急」などの情報も追加できるため、膨大なメールを処理する上で非常に便利。

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ラベルを作成するには、受信トレイがある左のナビゲーションメニューの最下段にある「開く」をクリックし、隠れているメニューを表示させて「新しいラベルを作成」を選択。

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「新しいラベル名」を入力して「作成」。
ラベルは五十音順に表示されるので、任意の表示順にしたい場合は先頭の文字を数字にすればOK。

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ラベルはネスト(入れ子)することが可能で、先に作成したラベルの下位に新しいラベルを作成したい時は、新しいラベル名を入力後、「次のラベルの下位にネスト」にチェックを入れ、上位になるラベルを選択する。

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ネストされたラベルには「▶」が付き、クリックすると下位のラベルが表示される。

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作成したラベルの右端にカーソルを合わせて表示される▼をクリックすると、ラベルの色付けや文字の編集、ラベルの削除、選択しているラベルの下位にラベルを作成するなどのメニューが表示される。

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作成したラベルを付けるには、任意のメールにチェックを入れ、上部メニューの「ラベル」をクリックしてドロップダウンリストから選択。
「ラベル」の横にある「フォルダ」アイコンは「移動」で、選択したラベルや受信トレイ、ゴミ箱へメールを移動させる。
「ラベル」はメールにラベルを付けるだけで、「移動」はラベルを付けてアーカイブ(下記参照)する感じ。

メッセージリスト内の表示は、メールの一覧表示の際に、件名の先頭にラベルが表示されるもので、ラベルの色分けと次項目のフィルターをセットで使用するのがオススメ。

 検索とフィルターの利用 – メールの自動振り分け

Gmailの検索機能にはオプションが用意されており、From(送信元)・To(送信先)・件名のほか、任意の文字を「含む」「含まない」、添付ファイルありなど、細かな条件設定が可能。
また、この検索オプションはフィルター作成時の設定条件でもあり、受信メールのタイトルや送信者のアドレスなどで、ラベル分けや処理を自動化できる。

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フィルターの設定画面は検索用のテキストボックスにある▼をクリックして「検索オプションを表示」するか、フィルターを設定するメールを開き、右上の「矢印」アイコンをクリックしてドロップダウンリストを表示し、「メールの自動振り分け設定」を選択。

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検索テキストボックスが拡張し、フィルターの設定画面が開く。
フィルターの設定は「検索」と同じなので、「どの項目に」「どのような文字列」で検索するのか指定する。

From

フィルタの条件として最も多いのが送信元のメールアドレス。
メールアドレスは「アカウント@ドメイン」の構成になっており、「From」にはアカウントのみ、またはドメインのみを指定することが可能。

OOOO@XXXXXX.comという取引先からのメール全てに同じラベルを付ける場合は、「From」にXXXXXX.comを指定する。

ほとんどないケースだが、OOOOというアカウントで複数のドメインがあり、アカウントがOOOOという全てのドメインに同じラベルを付ける場合は、OOOO@と入力すれば、指定したアカウントに同じラベルを付けることができる。

To

Fromがメールの送信元を条件にしたことに対し、To はメールの送信先に対しての条件設定。

From と To で同じドメインを指定し、同じラベルをつけることでメールのやり取りが掴みやすくなる。

件名

日報など同じ件名で複数のメールが来る場合は、「件名」を指定してラベルを付ける。
検索は部分一致で抽出するため、指定した文字列が件名に含まれていればOK。

また、メールの件名または本文に一定の語句を「含む」もしくは「含まない」といった条件設定や添付ファイルの有り無しという条件設定も可能になっている。

その他の条件

「添付ファイルあり」にチェックを入れると、添付ファイルがあるメールのみが抽出される。

ハングアウトを使用してチャットをしている場合は、チャットの内容も検索対象に含まれるので、不要であれば「チャットを除外する」にチェックを入れる。

「サイズ」はメールのサイズによる条件設定で添付ファイルを含めたサイズ。

条件入力を終えたら、単にメールを検索するだけなら「虫眼鏡のアイコン」をクリックし、フィルターを作成する場合は「この検索条件でフィルターを作成」をクリック。

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検索条件に一致したメールを受信した際の設定画面が開くので、ラベルを付けたり、受信トレイをスキップしたり、好みの設定を行う。

すでに検索条件と一致しているメールが存在している場合は、「◯件の一致するレッドにもフィルタを適用する」という表示がでるので、過去のメールもフィルタの対象にする場合はチェックを入れて「フィルタを作成」をクリックして完了。

作成したフィルタの編集や削除はGmailの「設定」画面から行うことになる。

迷惑メール

Gmailの非常に優れた機能が強力な迷惑メールフィルター。
ほとんどのスパムメールはGmailが勝手に遮断するのだが、判断が微妙なセールスメールなどは、単に削除するのではなく「迷惑メール報告」をクリックすることで、Gmailが学習して同様のメールを迷惑メールとして処理するようになる。

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迷惑メール報告は任意のメールにチェックを入れ、上部メニューから「!」アイコンをクリックするだけ。

これだけの操作で次回から同様のメールを受信した場合、「迷惑メール」としてマークされ受信トレイをスキップする。

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迷惑メールはデフォルトでリンクが折りたたまれているので、表示するには左のナビゲーションメニューの最下段にある「開く」をクリックし、隠れているメニューを表示させる。

Gmailの迷惑メールは以前に比べると精度が格段に向上しているが、それでも稀に必要なメールが迷惑メールとして認識されることがあるため、定期的な迷惑メールのチェックを推奨。

gmail052必要なメールが迷惑メールとして認識されていた場合、迷惑メールから外すメールにチェックを入れ、上部メニューの「迷惑メールではない」をクリック。

アーカイブ

アーカイブとは複数のファイルを一つにまとめて記録保存するという意味があり、Gmailではチェックされたメールがそれぞれのラベルにまとめられ、受信トレイから消える。
仮にラベルを付けずにメールをアーカイブしたら、無印状態のため「すべてのメール」の中から探し出すことになる。

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メールのアーカイブは任意のメールにチェックを入れ、上部メニューから上図赤枠部分のアイコンをクリックするか、右クリックメニューから「アーカイブ」を選択。

メールの削除

Gmailはメールを削除した場合、従来のメーラーと同様でゴミ箱にメールが移動され、30日後に自動的に削除されるので要注意。

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メールの削除は任意のメールにチェックを入れ、上部メニューの「ゴミ箱」アイコンをクリックするか、右クリックメニューから削除を選択。

「その他」のメニュー

チェックしたメールを一括で「未読」「既読」にしたり、スレッドを非表示にするなどの操作はメニューリストで行う。

「その他」のメニューには、未読メールの場合は「既読にする」、既読メールの場合は「未読にする」操作のほか、重要マークやスターなどの任意の目印や、フィルターの設定画面呼び出し項目もある。

「ToDoリストに追加」はメールそのものをタスクとして表示させる機能で、ToDoリストに追加すると、サイドパネルのToDoリストが表示される。

ミュートについてはスレッドを非表示にするもので、単純に受信トレイからミュートにしたスレッドがアーカイブされるだけ。
ラベルが付いていればラベルからミュートにしたスレッドにアクセスでき、ラベルがついていなければ「すべてのメール」から探し出すことになる。
ミュートにしたスレッドには「ミュート」というラベルが表示され、受信トレイに移動することでミュートが解除される。





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