Googleドキュメントの設定と使い方


Googleが提供するクラウドアプリケーションで、ワープロ、表計算、プレゼンテーションが無料で使用できるOfficeソフト。
Googleの無料オンラインストレージGoogle Driveと統合されており、Googleドキュメント単体での提供はされておらず、使用する際にはGoogle Driveを利用することになる。

Officeソフトの代名詞 Microsoft OfficeのWord、Excel、PowerPointと互換性があり、閲覧・編集が可能。ただし、完全互換ではないので、体裁が崩れたり、書式設定が消失することがある。
ExcelファイルをGoogleスプレッドシートで表示した場合、曜日の漢字表示で使用される(aaa)や、縦文字表記などは非対応で、罫線も一部反映しない場合があったりする。また、安全性の面からマクロは無効化され、フォームも表示されない。
また、LibreOfficeやOpenOfficeなどで使用されている(.odt)や(.ods)ファイルについては、辛うじて開ける程度で、互換性があるというレベルではない。

Googleドキュメントのファイル形式はドキュメントファイルが(gdoc)、表計算ファイルが(gsheet)、プレゼンテーションファイルが(gslides)で、作成したファイルはGoogleドライブに保存されるが、これらのファイルはMS OfficeやLibreOfficeとの互換性がないため、汎用性を持たせるためには、ファイル形式を指定してダウンロードする必要がある。

Google DocsやSheetsなどいずれのアプリも操作はブラウザで行い、オンラインであることが前提なので、デスクトップ版のMS OfficeやLibreOfficeなどと比較すると、操作感の悪さは否めない。また、Google Chromeのみオフラインに対応しているものの、デスクトップ版というわけではなく、単にオフラインでもGoogleドライブ内のファイル操作が可能になる程度。

デスクトップ版のMS Officeを軸にすると、Googleドキュメントは簡易的な閲覧・編集が可能なだけのアプリだが、複数で同一ファイルを操作する共同作業ではクラウドアプリケーションの真価を発揮する。
デスクトップ版のOfficeでは不可能な、複数によるリアルタイム編集が可能で、チャット機能もあるので、コミュニケーションを取りながら作業をすすめることが出来る。




システム要件

Googleドライブと同じ。

OS:WindowsXP 以降
対応ブラウザ:Chrome(24以降)、Firefoxe(24以降)、IE(10以降)

※ブラウザに関しては最新バージョンの使用を推奨。
※CookieとJavaScriptは有効になってることが前提条件。

ソフトの入手先

Googleドライブのデスクトップアプリをインストールすると、同時にGoogle Docs/Sheets/Slidersのショートカットが作成される。
※Google Docs/Sheets/Sliders本体のインストールは無く、WEB版のGoogleドライブのみでも利用は可能なので、インストールしなくてもOK。

Googleドライブ公式デスクトップアプリ ダウンロードページlink

GOOGLEアカウント

GoogleDriveを使用するにはGoogleアカウントが必須なので、アカウントを持っていない場合は、事前にGoogleアカウントを取得しておく。

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Googleドライブ

デスクトップ版のGoogleドライブをインストールしておくと、Googleドキュメントのショートカットがデスクトップに生成され、ショートカットをクリックすると編集可能状態でブラウザが起動するので、Googleドキュメントの利用頻度が高ければ、デスクトップ版のGoogleドライブをインストールしておくと便利。

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使用方法

Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライドは、いずれもGoogleドライブに含まれている機能で、ファイルは全てGoogleドライブに保存される。
大雑把に例えると、Googleドライブという別のPCがあり、そのPCを遠隔操作している感じ。
そのためローカルに保存されているOfficeファイルをGoogleドキュメントで開く場合は、Googleドライブにアップロードする必要がある。

Googleドライブからの起動

GoogleドライブからGoogleドキュメントを展開する場合は、ブラウザでウェブ版のGoogleドライブにアクセする必要がある。

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新規のGoogleドキュメントファイルを作成する場合は、「新規」ボタン、上部の「マイドライブ」のドロップダウンメニュー、Googleドライブ内の右クリックメニューから、使用するアプリを選択する。

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新規ファイルは新規タブで表示され、ファイルは全て自動保存。

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ファイル名の変更は「ファイル」→「名前を変更」を選択。
ファイル名を変更せずにタブを閉じると「無題のドキュメント」というファイル名で保存される。

一般的に同名のファイルは「名称未設定」などのファイル名の後に数字が付加されるが、ウェブ版のGoogleドライブ内ではGoogleドキュメントのファイル名に数字が付加されないため、ファイル名は変更しておいたほうが賢明。
ちなみにローカルにインストールされているGoogleドライブフォルダ内では、同名ファイルには数字が付加される。

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Googleドライブ内にGoogleドキュメントファイルが保存されている場合は、ファイルをダブルクリックすると別タブでファイルが開く。

デスクトップショートカットからの起動

デスクトップ版のGoogleドライブをインストールすると、デスクトップにGoogleドキュメントのショートカットが生成され、Googleドライブを経由せず、各アプリを独立した状態で利用できる。ただし、これらはローカル環境にアプリケーションがインストールされているわけではないため、作成したファイルはGoogleドライブに保存され、Google Chrome以外のブラウザではオフライン環境で利用できない。

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ショートカットをクリック後に起動するブラウザが、Googleアカウントにログインしていない場合は、アカウントへのログインを求められる。

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デスクトップ版の場合は、Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライドの各アプリ専用のウインドウが展開し、Googleドライブ内に保存されているファイルが一覧表示される。

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新規ファイルを作成するには右下にある「+」をクリックする。

Googleドライブ内に保存されているファイルを編集する場合は、任意のファイルをクリックする。

ファイルの共有と共同作業

統合Officeソフトとしては微妙なGoogleドキュメントだが、クラウドアプリケーションの強みを活かした共同作業は、デスクトップ版のOfficeにはない機能なので、複数で同時に1つのファイルを編集したい場合は便利。

ファイル共有と共同作業はデスクトップショートカットからの起動でも、ウェブ版のGoogleドキュメントからでも可能。
ファイルの共有のみなら共有相手がGoogleアカウントを取得していなくても、閲覧のみなら可能だが、共同作業をする場合はGoogleアカウントが必須になる。

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共同作業をする場合は、はじめにファイルを共有化する必要があるので、右上の「共有」をクリック。

ファイルが「無題」の場合はファイル名を付けるよう促されるが、無題のまま保存することも可能で、「スキップ」をクリックした場合も無題のまま保存される。

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ファイルを共有する相手のメールアドレスを入力し、ファイルの権限を指定する。
共同作業を行う場合は「編集者」権限を付与する。

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アドレスを入力するとメモ欄が出現するので、任意で相手へのメッセージを入力して「送信」。

※ファイル共有の詳細についてはGoogle Driveのページを参照

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送信されたメールは上図のような感じで届くので、「ファイル名のリンク」もしくはスプレッドシートで開く」をクリック。

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Googleアカウントを取得している共有相手がファイルを開くと、上部に相手のプロフィール画像が表示され、ファイルが共同作業中になったことが分かる。
また、プロフィールアイコンの横になる吹き出しアイコンをクリックすると右下にチャットウインドウが展開する。

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チャットウインドウは右上の矢印をクリックするとポップアウトが可能。
入力欄のスマイルアイコンからは絵文字の選択もできる。

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スプレッドシートの場合、相手が選択しているセルは、プロフィール画像の背景色と同じ色でセルが選択され、編集中のセルはセル内がグレーになる。

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ドキュメントやスライドの場合は、相手のカーソル位置がプロフィール画像の背景色で表示される。
また、相手のカーソル位置にカーソルを合わせると、共有相手の名前が表示される。

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コメントを追加する場合は、コメントを挿入する位置にカーソルを合わせるか、セルを選択し、右上のプロフィール画像の横にある「コメント」ボタンをクリックし、上図赤枠部分の「コメント」をクリック。

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コメント入力のウインドウが開くのでコメントを入力して「コメント」をクリック。

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共有相手がコメントを追加するとメールでコメント追加のお知らせが届き、コメント欄には返信が可能。
また、「解決」をクリックするとコメントが非表示になり、コメント入力者にメールで解決済みになったことが知らされる。

ファイルのリストア

Googleドキュメントは変更履歴が保存されており、バージョン管理によるリストア(復元)が可能になっている。

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変更履歴を確認する際は、上部メニューに表示されている「最終編集日時」もしくは「変更内容をすべてドライブに保存しました」をクリックするか、「ファイル」→「変更履歴を表示」、もしくは「Ctrl + Alt + Shift + H」で表示される。

表示された変更履歴から復元したいバージョンの日時をクリックすると、「この版を復元」というリンクが表示されるので、クリックするとファイルがリストアされる。









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